Archivo de la categoría: Estrategia Workplace

El trabajo flexible no es ni un espacio ni es teletrabajo.

No confundas términos. El trabajo flexible no es ni un tipo de espacio ni es teletrabajo. Es otra cosa mucho más profunda.

Se ha llegado a un punto en que la confusión de términos está siendo muy perjudicial para algunos conceptos tan importantes para avanzar como el trabajo flexible.

El empleo erróneo tan repetidamente de palabras que no significan lo que se dice por desconocimiento está dificultando el progreso, y empieza a ser ya algo a comentar para aclarar conceptos.

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¿Se puede compatibilizar la gestión de la oficina con otras actividades?

A veces se plantea que la persona que gestiona la oficina tiene otras tareas dentro de la empresa.

No todas las empresas pueden permitirse tener personal en plantilla dedicado exclusivamente a la gestión de sus espacios de trabajo.

Es frecuente que se considere la gestión de la oficina como una parte más de la actividad de algún puesto dentro de la empresa.

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¿Es imprescindible BIM para hacer Facility Management?

¿Es imprescindible BIM para hacer Facility Management?

No hablamos ahora de si a favor o en contra de BIM.

No discutimos eso.

Se trata de separar conceptos, y de entender que BIM y Facility Manangement no son lo mismo, y que de igual modo que se pude «hacer BIM» sin tener nada que ver con el FM también se puede hacer FM sin BIM.

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La renovación de aire en la oficina hay que cuantificarla.

La renovación de aire en la oficina hay que dimensionarla para que sea suficiente (Imagen base original de Mila del Monte).

La renovación del aire en los espacios de trabajo ha sido una de las asignaturas pendientes tanto en los proyectos y diseños como en la fase de operación, uso y mantenimiento de los edificios.

Debido a la situación sanitaria de estos últimos meses, la atención hacia la ventilación de los espacios interiores ha crecido mucho, pero se ha caído en el error de pensar que solo haya de existir, cuando es necesario dimensionarla suficientemente para que sea útil.

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Cuándo puedes considerar que tu oficina tiene varias salidas, y cuándo no.

No es lo mismo el número de puertas que el número de salidas de una oficina.

El hecho de que tu oficina tenga varias salidas afecta a diversos aspectos referentes a la Normativa que ha de cumplir.

Sin embargo, no siempre está claro cuándo se puede considerar REALMENTE que hay varias salidas en tu oficina.

No es lo mismo el número de puertas que el número de salidas.

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Qué hacer cuando varias normas en Facility Management no coinciden.

En ocasiones hay Normativas que se contradicen entre sí ¿Qué hacer entonces?

En ocasiones, te puedes encontrar con que un mismo elemento de tu oficina que esté afectado por varias normas y reglamentos sea requerido de maneras diferentes por cada una de ellas.

Vamos a explicarlo un poco más.

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¿Siguen existiendo los Servicios Generales en las oficinas y en las empresas?

Los Servicios Generales siguen existiendo, y puede tener mucho sentido que así sea.

Aunque te pueda dar la sensación de que ya todo el mundo emplea los términos de Facilities Management para referirse a la gestión de los espacios de trabajo, eso no significa que sea cierto.

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¿Para qué un SAI en tu Home Office?

¿Qué utilidad tiene un SAI para tu Home Office?
¿Tiene utilidad un SAI en tu Home Office? (Imagen base original de Alizee Baudez)

Los sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI) son algo habitual en las oficinas.

En la web de Easaedro puedes encontrar varios artículos hablando de este elemento, y ver cuál es la diferencia entre SAI On-line y SAI Off-line, o nociones básicas acerca de qué es un SAI o UPS si prefieres las siglas en inglés (Uninterrumtable Power Supply).

En la mente de muchas personas está clara su utilidad en una oficina pero ¿y cuando trabajas en tu casa con un ordenador portátil o laptop que ya tiene batería?

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El lío de los cambios de sitio en la oficina.

A veces una pequeña actuación provoca una cascada de otras adicionales.

Para cualquier Facility Manager u Office Manager, cuando se producen cambios de sitio en la oficina hay una labor de encaje que puede ser muy compleja.

Los cambios de sitio en la oficina son parte de la labor de la gestión del espacio de trabajo.

Algunas empresas los llaman «proyectos», otras no.

Pero es parte de tu trabajo como Facility Manager.

Las oficinas y los espacios de trabajo son algo cambiante, y no solo conceptualmente sino también debidos a las ocasiones y las actividades temporales.

Es el caso habitual de un traslado puntual de un equipo de otra oficina a tu sede porque se esté realizando un trabajo que requiera de su presencia, por ejemplo para colaborar con un equipo local.

Te puedes encontrar con que, repentinamente, tienes en un oficina unas cuantas personas más de las habituales que van a permanecer un cierto tiempo y luego se van a marchar de vuelta a su oficina de origen.

Sin embargo, durante el tiempo que vayan a estar en esta sede has de conseguir que tengan un espacio lo más funcional y adecuado que sea posible.

Y también es tu labor encontrar ese punto lógico en el que la reversibilidad de lo que hagas sea todo lo sencilla que se pueda, controlando también el gasto económico.

A veces los cambios que se realizan por un ajuste temporal se quedan definitivamente porque mejoran el funcionamiento de la oficina de manera permanente, pero lo más habitual es tener que deshacer los cambios.

Por último, puede haber acumulación de modificaciones temporales, es decir, que un proyecto de cambios se vea afectado por otro (también temporal) antes de haber terminado, produciéndose una cadena de modificaciones en serie.

La Normativa la has de cumplir siempre, en todo momento.

Nos parece pertinente empezar con este comentario, y es que la Normativa hay que cumplirla siempre, en todo momento.

Es decir, que el hecho de que una modificación del espacio se realice con carácter temporal no es justificación para incurrir en un incumplimiento normativo.

Tanto es así que resulta tu obligación notificarlo a tus superiores en la empresa si, por concepto, el proyecto no puede realizarse sin incurrir en incumplimientos normativos.

Un ejemplo claro es el del aforo.

Si tu oficina tiene un determinado aforo para la ocupación de personas, y está ya completo, traer un equipo de apoyo de otra oficina implicaría sobrepasar el aforo permitido, y eso no puede ser.

Del mismo modo, tampoco puedes, ni siquiera de manera temporal, estrechar circulaciones o tamponar salidas aunque sean de emergencia y pienses que no se usan habitualmente, porque han de estar disponibles, precisamente, en caso de emergencia, y la emergencia no la planificas, surge cuando surge.

Es posible que no superes el aforo numéricamente pero tengas forma de instalar al nuevo equipo sin generar problemas con los recorridos de evacuación o cualquier otro aspecto.

Si es así, no puedes realizar el proyecto.

Esto también quiere decir que, a la hora de valorar el proyecto, es probable que debas incluir un traslado contrario de algún otro equipo de tu sede a otra oficina para compensar el incremento de ocupación por el equipo que te viene, y eso conllevará recursos que hay que contemplar desde el principio.

Un cambio mínimo puede desencadenar un torrente de movimientos muy grande.

No te confíes.

Quienes trabajan activamente de Facility Managers te podrán corroborar que a veces mover un solo puesto de trabajo a otro sitio puede ir provocando movimientos sucesivos de otros puestos y acabar siendo una intervención importante.

Es aquello de «pongo este puesto aquí, y entonces éste otro me lo tengo que llevar allá, y entonces los que están allá los tengo que trasladar a otra planta, y para que quepan todos tengo que mover esos otros puestos a otro sitio pero hay uno que no cabe y tengo que buscarle lugar en…«.

Lo que parecía algo mínimo, acaba resultando en una cascada de movimientos que afecta a todo el espacio de oficina.

Claro, otras veces no es así.

En función de cómo esté planteado el espacio de trabajo, puede ocurrir o no.

Tu labor como FM o como Office Manager es saberlo, o darte cuenta llegado el caso.

La labor del día a día en Facility Management puede ser muy parecida a esto.

Somos conscientes de que en muchas formaciones para Facilities Managers se plantea la profesión como algo relativo a grandes proyectos con innovación tecnológica y avances científicos que parecen más propios del cine de ciencia ficción que de la realidad de la profesión.

Y es que es muy habitual que tu trabajo como FM tenga mucho que ver con estos proyectos temporales, recolocaciones de oficina, etc.

A veces son cambios permanentes que también generan otros muchos movimientos.

Un caso claro es el de nuevas contrataciones o redimensionado de departamentos.

Puede ser que tengas perfectamente acoplados varios departamentos en una planta, y entonces la empresa decida que alguno de esos departamentos haya de crecer y contrate más personal.

Esto puede provocar otra cascada de movimientos, siendo tal vez necesarios muchos más movimientos en la oficina para llegar a una nueva situación de encaje.

A veces, esa modificación que puede ser de pocas contrataciones acaba suponiendo una remodelación completa de la situación de los puestos de trabajo en toda la oficina.

Otras veces es muy sencillo, depende de cada caso.

El nerviosismo de la empresa suele proceder de la falta de dimensionado de la actuación.

Es decir, cuando la empresa piensa que lo que hay que hacer es mucho menos de lo que realmente hay que hacer.

Sería el caso de mover un solo puesto de trabajo, algo que la empresa puede pensar que va a ser muy poco costoso y que se pueda hacer en unos minutos.

Pero puede ser que ese movimiento solo sea posible (cumpliendo la Normativa) si antes se realizan otros muchos que posibiliten éste, y pueden ser muchos.

Si son muchos o están muy imbricados, puede complicarse mucho el presupuesto y los plazos de realización.

Por tanto, es muy importante que transmitas a la empresa la realidad de la magnitud y la complejidad del trabajo a realizar, y no dejes que supongan que es siempre fácil y rápido, porque no siempre lo es.

Tu capacidad de comunicación interna es, una vez más, de gran importancia para evitar sorpresas y nerviosismo ante una actuación que la empresa suponía sencilla si es que no lo es.

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¿Es mejor una inversión inicial en mejorar tu oficina o gasto repartido en el tiempo?

¿Es tu inversión inicial en mejorar tu oficina realmente de una vez o no? (Imagen base original de MHouge)

Es fácil escuchar el razonamiento de que la inversión inicial «solo se realiza una vez» y a partir de ahí parece que todo sean ventajas.

A veces sí, a veces no.

Debes analizar un poco más.

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Mejora tu productividad con unos buenos auriculares «in-ear» a buen precio.

Los auriculares y sets de manos libres son una estupenda herramienta de productividad (Imagen base original de Alex Blajan).

Los auriculares inalámbricos son una excelente herramienta.

Sin duda, contribuyen de manera muy significativa a mejorar tu productividad.

De diferentes maneras, y tienes diferentes gamas de precios para poder optar al que mejor te parezca.

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Office Manager: No olvides la fontanería de tu oficina.

No olvides la fontanería de la oficina (Imagen base original de Jason Gillman)

Cuando se piensa en las instalaciones de una oficina, es fácil que vengan a la mente la electricidad, el aire acondicionado, las telecomunicaciones, y tal vez, en un segundo momento, se acuerden de la protección contra incendios o de algo tan importante también como la ventilación, tantas veces confundida con la climatización.

Sin embargo, la fontanería no está tan presente en los pensamientos de Office Managers ni de gestores de oficinas, cuando es una instalación que, no solo existe, sino que tiene importancia.

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Ni magos ni apagafuegos: hacia la profesionalización de Office y Facility Managers.

La profesionalización del Office Management y el Facility Management pasa por hacer cambios (Imagen base original de Theodor Moise).

Seguir con el discurso de que Office Managers y Facility Managers con como magos, bomberos y comparaciones similares no ayuda al desarrollo de ninguna de las dos profesiones.

Y, mucho menos, en el ámbito laboral.

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Para qué un medidor de CO2. Calidad del aire.

Para qué se usa un medidor de CO2 y su utilidad para saber la calidad del aire.
Los medidores de CO2 son útiles para evaluar la calidad del aire (Imagen base original de Gerd Altmann).

Por qué el aire interior tiende a tener más concentración de CO2.

Es algo natural.

Las personas, al respirar, utilizan el oxígeno del aire para transferirlo al organismo en sus procesos metabólicos y fisiológicos.

Como resultado de esos procesos, se genera dióxido de carbono (CO2), que ya no es aprovechable por el organismo, sino que le resulta nocivo.

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El registro obligatorio de las horas de los empleados por las empresas en España

El registro de las horas de los empleados por parte de las empresas en España es obligatorio

En España las empresas tienen la obligación de registrar las horas de sus empleados

El Boletín Oficial del Estado publicó el pasado 12 de marzo de 2019 el Real Decreto 8/2019, de Medidas Urgentes de Protección Social y de Lucha contra la Precariedad Laboral en la Jornada de Trabajo.

Este Real Decreto, entre otras medidas, incorpora unas modificaciones en el texto del Estatuto de los Trabajadores. Sigue leyendo El registro obligatorio de las horas de los empleados por las empresas en España

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