Tecnología para monitorización de la ocupación de la oficina con trabajo híbrido

Easaedro. Tecnología para monitorización de ocupación en oficinas.

Vale, trabajo híbrido.

Pero ¿cuánto se utiliza tu oficina en realidad, mucho o poco?

La mejor manera de controlar la ocupación de la oficina es mediante tecnología.

Pues sí, ya has recibido la notificación de que la empresa va a implantar el modelo de trabajo híbrido, de manera que se va a combinar trabajo presencial tradicional de oficina con algo de teletrabajo.

Entonces, ¿qué pasa con la oficina?

¿Hay que cambiarla?

¿Va a ser más reducida?

¿Es suficiente?

¿Hay que crear nuevas áreas?

En algún momento vas a tener que arriesgar y plantear un punto de arranque, y el caso es que no vas a tener muchos datos, ya que todo esto es, así generalizado, bastante nuevo en muchos sectores.

De modo que para dimensionar tu oficina y sus áreas vas a tener que generar algunas hipótesis, echar a andar, y rápidamente empezar a monitorizar cómo va.

¿Y qué vas a monitorizar?

Mucha cosas, pero hoy vamos a hablar de la ocupación.

Es decir, vas a tener que averiguar si te sobra oficina, si te falta oficina o si está estupendamente como está.

¿Y cómo vas a poder saberlo?

Monitorizando.

Desde el principio.

Cuanto antes, mejor.

Tomar decisiones, mejor con datos propios.

Para tu hipótesis inicial es probable que no tengas más soporte de datos que los antecedentes que encuentres de otras empresas que hayan hecho algo parecido a lo que tengas que hacer tú.

Sin embargo, la realidad de cada cual puede ser muy diferente, y lo que ha funcionado para unos puede no funcionar para otros.

De ahí la importancia de contar con datos propios.

Está claro que al principio no vas a tener datos propios, pero has de empezar a perseguirlos desde el principio, cuanto antes.

Cuanto antes empieces a monitorizar, antes empezarás a reconocer patrones y a poder tomar decisiones basadas en lo que a ti te funciona y lo que no te funciona.

Empieza, pero piensa que es probable que debas modificar mucho.

Puedes hacer mil elucubraciones acerca de lo que crees que te va a funcionar y lo que no, pero no será hasta que empieces que veas la realidad de tu caso.

Esto significa que ese arranque con pocos datos puede ser necesario, pero rápidamente vas a empezar a analizar si hay aspectos que no están funcionando para modificarlos cuanto antes.

Serán tus propios datos los que te ayuden a decidir.

La tecnología te ayuda a monitorizar.

Con la llegada del trabajo híbrido son muchas las empresas de tecnología que se han dado a la tarea de crear herramientas con diferentes grados de sofisticación que te permiten recopilar datos del uso de tu oficina.

Siempre puede hacerlo manualmente, pero es probable que se te escapen demasiadas cosas y que tus decisiones no estén lo suficientemente respaldadas por los datos.

Y en este sentido, hay que pensar en 2 vías básicas de monitorización:

  • Confiando en los usuarios
  • Sin necesitar confiar en los usuarios

¿A qué nos referimos con estos conceptos?

Te lo exponemos a continuación:

Con aplicaciones de software estás confiando en los usuarios.

Cuando se piensa en tecnología, es fácil que a la mente venga la imagen de un teléfono móvil o una tablet con alguna App que solucione el problema que sea.

Es una manera de abordar la monitorización.

Sin necesidad de más que software, las personas van incorporando en la App los datos que se les pide que incorporen (a qué hora han llegado, qué mesa han ocupado, a qué hora se han ido, si han estado de continuo en ese puesto o han hecho paradas, etc.).

Claro, también existe la posibilidad de que sea una persona diferente a los usuarios quien controle la ocupación de los puestos y vaya anotando lo que ocurre.

Esto, que en la mente de muchos directivos es perfectamente posible, en la práctica solo es aplicable en oficinas con muy pocos usuarios.

Por esto, cuando se monitoriza a través de exclusivamente software se depende de la honestidad y la disciplina de los usuarios a la hora de incorporar los datos a la App.

Podría ocurrir que alguien no indique correctamente en qué mesa ha estado, o que diga que ha estado de continuo en ese puesto durante 3 horas y que en realidad haya estado 15 minutos al llegar, se haya ido 2 horas y haya vuelto otros 45 minutos, pero no haya notificado que se iba (para mantener su mesa reservada, por ejemplo).

Imagina un sistema de booking para un edificio de 9 plantas.

Una persona usa la App desde su casa y reserva un puesto o una sala de reuniones para el miércoles entre las 9:00h y las 10:30h.

No va.

Pero desde su App, dice que ha ido, para evitar que le reprendan.

Esa sala ha quedado bloqueada una hora y media de manera inútil y falsa.

¿Dispones de medios humanos de control suficientes para estas situaciones en la empresa, o directamente confías en los usuarios?

No es malo confiar en los usuarios, no nos malinterpretes.

Es una opción.

Ahora, piensa en cuánto tiempo empezarán todos a reservar puestos para días enteros «por si acaso» van a la oficina, si ven que no pasa nada y que nadie controla su veracidad de reservas y utilización real.

Qué ocurrirá cuando los usuarios «honestos» vean que se quedan sin mesas porque sus compañeros «deshonestos» ocupan falsamente las mesas de la oficina…

…pues que harán lo mismo que ellos para poder trabajar ¿No crees?

El hardware te ayuda a la objetividad.

Para evitar estos problemas y que todo sea más automático tienes la opción de los sistemas que combinan el software con elementos físicos de hardware, en general, de tipo sensores.

Los sensores toman datos de manera más o menso continua, y pueden servir de interfaz interactiva entre el usuario y el software.

Por ejemplo, puede haber un detector de presencia que detecte cuándo está una persona en una mesa y cuándo se va, pero también puede usarse un elemento físico para que la persona confirme su llegada al puesto, tal como un botón o un lector de códigos.

Si una persona reserva una sala de reuniones para el miércoles entre las 9:00h y las 10:30h pero pasan las 9:15h y no ha pasado su tarjeta o su móvil por el lector para confirmar que ha llegado y que está en la sala (identificándose, claro), la sala queda libre y además consta que esa persona ha hecho una reserva «falsa».

Incluso si este hecho no tiene consecuencias para esa persona, el simple hecho de que sepa que se sabe que ha hecho una reserva falsa ya va a ser un incentivo suficiente para que tienda a no hacerlo.

Y si en una oficina hay mucha superficie, muchas salas y muchos usuarios, tendrá que haber más sensores, o más lectores de tarjetas, y todo ello se comunicará con el software que recoge la información para que tú puedas ver los datos y monitorizar dónde están los puntos que debes mejorar.

¿Qué opinas tú, cuál es tu experiencia?

Si ya has probado algún sistema, será estupendo conocer tu experiencia, cuáles crees que son los puntos a favor y en contra de cada sistema, o del que hayas usado tú.

Te escuchamos.

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