Obras durante el verano en tu lugar de trabajo (oficina, centro educativo, clínica, fábrica…).

Realizar obras de acondicionamiento o de reforma en el lugar de trabajo durante las vacaciones tiene la ventaja de que interfiere menos en el funcionamiento habitual de la empresa.

De hecho, en algunos sectores es práctica habitual el restringir los trabajos de obra a fechas en las que el espacio de trabajo está cerrado.

Hay que planificarlo antes: fechas, suministros y disponibilidad.

La principal dificultad para realizar los trabajos de obra cuando la oficina, o el centro educativo, o la fábrica, o el espacio que sea, está cerrado es que hay que planificarlo todo antes, y además, con una cierta antelación si se quiere hacer bien.

Y no son tantos los profesionales que tienen la capacidad de planificar sino que se mueven de manera completamente reactiva, y se piensan que simplemente con «meter prisa» a sus proveedores van a seguir parcheando su falta de gestión.

¿Por qué es tan necesario planificarlo?

En general, las fechas en que el lugar de trabajo está cerrado por vacaciones coincide con las vacaciones de la gran mayoría de empresas y personas, especialmente en algunos países en los que todas las vacaciones se concentran entre los meses de julio y agosto.

Pero en los meses de julio y agosto también cierran las fábricas, se van de vacaciones los proveedores…

Esto hace que si se quieren hacer obras en vacaciones, sea en verano o en invierno, los materiales han de llegar antes de los cierres de fábricas y tus proveedores tienen que reservarse espacio en sus calendarios para poder atenderte.

Y esto implica, a su vez, que los contratos y los pedidos de materiales han de realizarse con la suficiente antelación contemplando los plazos de entrega.

Esto significa que si, por ejemplo, vas a hacer alguna obra que requiera de un material que tenga un plazo de entrega (desde el pedido) de 7 semanas, por ejemplo, tendrás que hacer ese pedido en firme al menos 7 semanas antes de que necesites ese material.

Esto es así tanto en vacaciones como en cualquier momento.

Pero en vacaciones puede ser que se tenga que añadir más tiempo de suministro por cierres de fábricas, que a su vez pueden cerrar su admisión de pedidos antes del cierre.

Menos posibilidad de reacción.

Una de las características propias de las obras en fechas vacacionales es que tienes menos capacidad de reacción para casi todo.

Si, por ejemplo, llega algo del material defectuoso lo puedes reclamar al fabricante pero, como está la producción interrumpida, la subsanación del problema deberá esperar a que vuelva a abrir, se tramite la petición, etc.

Es un amplificador más de la necesidad de planificarlo todo con atención, ya que los imponderables siempre pueden existir, pero se trata de minimizarlos en la medida en que sea posible.

¿Y si a alguien le afecta a sus vacaciones?

El mayor inconveniente que tienen las obras en época de vacaciones es que a alguien de la empresa le pueda afectar a sus vacaciones, si por ejemplo le piden que se quede al cargo del proyecto.

En las empresas, es muy habitual que ya semanas antes de que lleguen los meses de vacaciones los Facility Managers, si son realmente FM internos de las empresas, no quieran ni oír hablar de hacer una obra en los meses de vacaciones en la oficina o en el centro que sea.

¿Por qué?

Porque quiere eliminar el riesgo de que su empresa le diga que tiene que quedarse al cargo de ese proyecto, en la medida que sea.

Puede ser que le pidan que se pase cada varios días a ver cómo va la cosa, o que tenga una presencia más continuada para asegurarse de que los trabajos se van desarrollando según las previsiones.

Y el FM no quiere estar ahí mientras sus compañeros están publicando en las redes sociales y en los grupos de WhatsApp las fotos de las playas paradisiacas en las que están pasando el verano, o lo que están esquiando en invierno: el FM quiere estar también, como sus compañeros, de vacaciones.

Y teme que si se plantea algún proyecto en los meses antes de las vacaciones pueda irse retrasando y acabe «pringando» días de su descanso por tener que hacer algo, sea poco o mucho, relativo a la obra.

En general, los Facility Managers o los responsables por parte de la empresa no cobran por quedarse.

Además de las dificultades, de tener que quedarse en la oficina o en la fábrica mientras sus compañeros están en los destinos paradisiacos correspondientes, ocurren 2 cosas:

1. Tienen que tomar decisiones por sí mismos.
   • La Dirección, sus jefes, sus responsables en la empresa, están de vacaciones y no pueden estar interrumpiéndolas a cada rato, incluso puede que no haya ni cobertura del teléfono donde estén: tienen que decidir sin consultar todo.
     • Si está todo planificado, las dudas se habrán planteado con anticipación y no serán tantas, pero si no está bien planificado todo serán dudas y no tendrán el respaldo de haberlo consultado todo, teniendo que decidir según su propio criterio.
2. No cobran más, ni tienen un plus por quedarse durante el periodo vacacional para estar al cuidado de la obra.
   • A todo el mundo le fastidia quedarse a trabajar mientras los compis están de vacaciones inundando las redes sociales de fotos con manjares y paisajes envidiables, pero las penas no serían tantas si la empresa les ofreciera un plus monetario por su gestión en esas fechas.
     • Ahí habría pros y contras, y tal vez se tomara con otro ánimo. Pero si solo hay contras…

En este ámbito se plantea un problema real, porque si las obras se realizan durante el período de actividad de la empresa los inconvenientes para la producción y el core business son evidentemente más presentes, pero quien se tenga que hacer responsable de la obra, generalmente el FM o la FM, está en su actividad laboral, por la cual cobra: por lo que no cobra es por fastidiarse sus vacaciones para que luego los demás trabajen mejor…

Es, como se aprecia fácilmente, un problema de planteamiento general.

¿Cuál es tu experiencia?

Como siempre, lo más interesante es lo que tengas que contar.

Anímate a comentar.