Desde el proyecto. El mantenimiento al diseñar una oficina.

El mantenimiento ha de estar en la mente de Facilities Managers desde el diseño.

En el mundo del Facilities Management hay que tener la visión del uso de las oficinas como parte básica de su estética a lo largo de su vida útil.

¿Depende todo de los servicios de mantenimiento o el diseño tiene importancia?

Diseñar una oficina es algo más que dibujar planos de distribución o decorar.

Sí, también es dibujar planos de distribución, también es decorar, y también es mucho más que eso.

Del mismo modo que la distribución requiere de profesionales que conozcan la normativa y sepan aplicarla para que la oficina pueda obtener su licencia de actividad y funcionar legalmente, también desde el punto de vista del mantenimiento se ha de pensar de manera profesional.

Es en este punto donde los(as) Facilities Managers tienen mucho que decir, y por tanto, han de saber qué decir.

Y no es poco.

Demasiadas son las ocasiones en las que, tras quejarse de lo difícil que es mantener una oficina, se consulta al departamento de Facilities Management para un nuevo diseño y no sabe qué decir.

Si las personas de FM tienen la formación adecuada, deberían estar en disposición de participar en el diseño de la oficina aportando la visión del uso y el mantenimiento de la misma.

Vamos a centrarnos es este punto de vista.

Diseñar oficinas que sean fáciles de mantener.

El mantenimiento de las oficinas hace que permanezcan «como nuevas» durante el mayor tiempo posible.

Como hemos repetido hasta la saciedad en Easaedro, esto será posible apoyándose en 3 pilares básicos:

  • El comportamiento de los usuarios de la oficina.
  • El diseño de la oficina.
  • Los servicios de mantenimiento de la oficina.

Realmente, habría que empezar por aclarar qué significa realmente diseñar, ya que para muchas personas diseñar consiste en hacer formas raras o complicar todo hasta el punto de hacer cosas inútiles, contraponiendo el concepto de diseño al de funcionalidad.

Sin entrar en profundidad a definir todo esto, lo que sí es necesario entender es que diseño y funcionalidad no son conceptos excluyentes: todo lo contrario.

Es una excusa muy aburrida ya la de tantos malos pseudodiseñadores que hacen malos diseños amparándose en una falsa «estética», en «no funciona, pero es que es de diseño«.

No, no es «de diseño». Si estuviera bien diseñado funcionaría.

Por tanto, al diseñar una oficina, el tener en cuenta el mantenimiento no es una zancadilla a la creatividad de los artistas, sino una dificultad real que los diseñadores tienen (tenemos) que resolver.

Hay muchísima diferencia entre diseños realizados por profesionales de verdad del mundo workplace y «artistas» que condicionan el uso de la oficina a cualquier ocurrencia aparente.

Facilities Management para aportar visión a largo plazo.

Muchas oficinas lucen espectaculares el día de su inauguración, y al cabo de poco tiempo parece que tengan siglos de antigüedad.

Si el diseño de la oficina se lleva a cabo por «artistas» puntuales, su objetivo suele ser, precisamente, que el día de la inauguración todo esté muy bonito.

Después, su trabajo ha terminado, desaparecen y son los(as) Facilities Managers quienes se quedan con la tarea de mantener esa oficina en funcionamiento.

Sea por formación académica, por experiencia, o por ambas, los departamentos de FM han de tener una visión a largo plazo de la oficina y han de incorporarla a la fase de diseño para evitar problemas posteriores de mantenimiento.

¿Cómo se mantiene esta oficina diseñada así?

Hemos hablado de esto en innumerables ocasiones, formaciones, cursos, conferencias, artículos…

Pero, para terminar este artículo, baste mencionar este razonamiento como guía primaria a la hora de evaluar la idoneidad de un proyecto de oficina.

Y es preguntarse cómo se puede mantener esa oficina, así diseñada, a largo plazo.

Se ha de prestar atención, sobre todo, a:

  • Formas
  • Materiales

¿No te viene a la mente ninguna zona de tu oficina o de tu casa que sea particularmente difícil de limpiar?

Sea porque tenga una forma en ángulo en el que no entran bien los útiles de limpieza, bien porque haya una superposición de capas de tal manera que la capa más baja no es alcanzable…

O esa cúpula de vidrio a 15m de altura que es tan espectacular, pero que está siempre sucia porque limpiarla implica montar andamiajes…

O ese aseo cuyo suelo está lleno de salpicaduras de agua porque el lavabo es «de diseño» y no recoge el agua del grifo sino que la salpica fuera…

O ese mueble de cocina con patas bajas y sin zócalo que deja entrar toda la suciedad pero no entran los útiles de limpieza…

O ese falso techo sin registros que no permite arreglar una luminaria averiada o cambiar los filtros de las máquinas de aire…

Todo ello es algo que debería cuestionarse al diseñar la oficina y preguntarse cómo de fácil, difícil o imposible será de mantener.

Todo ello tiene que ver con la forma.

Pero también hay que prestar mucha atención a los materiales.

No se trata necesariamente de ser convencionales con el uso y elección de materiales porque sí, sino de evaluar su idoneidad para el uso que se les vaya a dar.

¿Te parece lógico usar en el diseño de un aseo materiales que no resistan el uso de lejía o de otros productos desinfectantes?

¿Te parece más lógico usar un pavimento en rollo o en losetas?

Si se mancha o se deteriora una loseta de manera que no se pueda limpiar, se cambia por otra de manera fácil, mientras que si se trata de pavimento en rollo, por un deterioro puntual ha de levantarse todo el rollo que se haya instalado, y en su caso, sustituirlo.

¿Qué te parece más lógico de cara al mantenimiento?

Una encimera rústica porosa en la cocina ¿se podrá desinfectar sin deteriorarla?

Si la respuesta es que sí, puede tener sentido, pero si la respuesta es que no, mejor busca otro material que sí se pueda desinfectar.

¿Son los tejidos de esa moqueta o de esas cortinas resistentes a los rayos solares?

¿Sabes la sensación que da entrar en una oficina y ver zonas decoloradas por la acción del Sol?

Parece que tenga mucha más antigüedad de la que tal vez tenga.

¿Se pueden limpiar las manchas de ese pavimento o cada vez que manche de café hay que cambiarlo, y mientras tanto lucirá sucio?

Etc.

Etc.

Etc.

Son solo algunos ejemplos de situaciones cotidianas que, si no se consideran al diseñar la oficina, pueden dificultar su mantenimiento y su uso, y además reducir su vida útil a la par que aumentar los costes operativos.

Diseñar una oficina de manera profesional implica tener en cuenta todo esto, y mucho más.

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