Saber comprar vs entender de producto en Facility Management

No es lo mismo entender de producto que saber comprarlo correctamente en Facility Management.

Es evidente que para realizar una buena compra en Facility Management hay que tener conocimientos técnicos acerca del producto o servicio, pero eso, por sí solo, no implica que se vaya a realizar una compra bien hecha.

Y no estamos hablando de regatear los precios.

La contratación en sí tiene su propia técnica en Facility Management.

Una cosa es saber que tienes que contratar un cierto servicio y otra diferente es saber contratarlo.

Por un lado, está el conocimiento técnico que dicta las líneas generales de lo que se haya de contratar, pero luego hay que formalizar un contrato con todas las cláusulas necesarias.

Tú puedes saber que has de contratar un mantenimiento para las máquinas de refrigeración de tu oficina.

Por una parte, tendrás el conocimiento técnico para saber qué ha de incluirse en ese mantenimiento, frecuencias, tiempos de diagnóstico y de solución, stock de piezas clave, etc.

Pero luego tendrás que saber formalizar todo eso en un contrato de manera que ambas partes (contratista y contrata) acuerden el servicio de manera completa, incluyendo los baremos de control de calidad, posibles variaciones de remuneración, etc.

Comprar productos en Facility Management también tiene su propia dificultad, no solo los servicios.

Vamos a verlo a través de un ejemplo ilustrativo.

La empresa a la que das servicio se plantea que quisiera tener un SAI (no tiene SAI actualmente) para proteger una parte de su instalación ante un posible corte de suministro eléctrico.

Está en una planta 8 de un precioso edificio del centro histórico de una gran ciudad.

Comienza la parte de conocimiento técnico:

  • Para cuántos puestos.
  • A qué potencia debe dar respuesta.
  • Durante cuánto tiempo ha de dar respuesta.
  • Calidad de los componentes.
  • Seguridad de la instalación.
  • Etc.

¿Quién se encarga de toda esa especificación?

Alguien que sepa de amperios y voltios ¿no?

Podrás ser tú como Facility Manager, podrá ser alguien de ingeniería eléctrica, podrá ser algún electricista… Alguien de perfil técnico.

Gracias a esos conocimientos técnicos se llega a definir todo lo necesario para saber cuáles son las opciones posibles en el mercado para que el SAI sea válido.

Pides presupuesto a una empresa generalista y te dice un cierto precio, que te parece altísimo.

Por comparar, pides precio directamente a empresas fabricantes de SAI, con las especificaciones técnicas que tan afanosamente has logrado definir.

El precio que te pasan por el SAI es mucho más bajo que el de la contrata.

Así que decides que lo compras directamente al fabricante, ya que tienes conocimientos de SAI y de electricidad más que sobrados para coordinarlo y definirlo todo.

Como no se te escapa nada, entiendes que el fabricante del SAI te lo suministra, pero que para que el SAI funcione tienes que contratar a una empresa de instalaciones eléctricas todo lo referente a la instalación de cableado, incluso queda perfectamente definido el esquema y los cuadros eléctricos necesarios.

Y aún así, te sale más barato que haber contratado todo en un mismo paquete de contratación.

Por tanto, realizas los pedidos.

Organizas el calendario, y te encargas de que, para el día que llegue el SAI ya esté toda la instalación eléctrica preparada para que se pueda conectar rápidamente, para lo cual has tenido que apremiar al electricista cada día, cumpliendo con tu trabajo.

Llega el día clave.

Aparece un camión con el SAI.

Para frente a la puerta del precioso edificio del centro histórico en cuya planta 8 está tu oficina.

Abre las puertas de la caja del remolque del camión, incluso tiene una plataforma que permite que el SAI se pueda bajar mecánicamente al suelo.

Entonces, el transportista te da un albarán de entrega para que se lo firmes.

Y se va.

Ahí tienes tu SAI, en la acera, con sus 500kg, delante de la preciosa escalinata de piedra que sube hasta el portal de entrada al edificio.

¿Y quién lo sube hasta ahí?

Y después, está el atravesar el precioso vestíbulo con ese suelo de mármol que no podrá arañarse por el peso del SAI sobre una plataforma con ruedas…

Y después, hay que usar algún ascensor que permita la carga de los 500kg que pesa el SAI.

Y después, hay que llevarlo desde la salida del ascensor en la planta 8 hasta el interior de tu oficina, por pasillos con un precioso pavimento que no debe arañarse por el paso del SAI.

¿Pero quién hace todo eso, con qué medios, a qué coste, y cuándo puede hacerse?

Resulta que hay que construir una rampa provisional para poder subir el SAI hasta la parte alta de la escalinata, proteger el pavimento del vestíbulo para no arañarlo con las ruedecitas de la plataforma que transporta el SAI, proteger el ascensor y también los pasillos de la planta 8.

O tal vez ni siquiera con una rampa provisional se puede subir el SAI hasta el vestíbulo porque pesa demasiado y no se puede empujar/tirar de él con la suficiente fuerza, así que necesitas que venga una grúa para subirlo hasta el vestíbulo.

Pero no tienes ni grúa, ni rampa provisional, ni protección para el vestíbulo, ni para el ascensor, ni para los pasillos de la planta 8.

Te das cuenta, demasiado tarde, de que NO has hecho bien la compra.

Ya no te cuadra ni el calendario, ni el horario ni los costes, porque todo esto que te falta ni siquiera lo habías contemplado.

Y cada una de esas cosas tarda tiempo y cuesta dinero.

Saber comprar bien no es solo entender técnicamente el producto.

Claro, como había que comprar un SAI, pensaste que quién mejor que alguien especialista en electricidad para la compra, pues pensaste que comprar bien el SAI versaba solamente acerca de la definición del aparato correcto.

Efectivamente, el SAI que tienes en la acera frente a las escaleras de acceso al edificio tiene la potencia necesaria, con la duración necesaria, y la instalación eléctrica en la planta 8 es la que tiene que ser para que todo funcione como quieres.

Pero el SAI está en la acera, y no habías contemplado que solo será útil cuando esté en tu oficina, en la planta 8, y que tenías que resolver la contratación necesaria para cubrir el trayecto desde la acera hasta tu oficina.

Entendías técnicamente del producto, pero no compraste bien.

Y como ves, puedes afirmar que no compraste bien sin estar hablando de regatear en los precios.

Es algo distinto y mucho más importante que el regateo de precios.

Se trata de que tu compra no vale.

Vale una parte de tu compra (el SAI y la instalación eléctrica de la planta 8) pero no vale (porque ni siquiera existe) la subida del SAI a la oficina.

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