Qué hacer cuando varias normas en Facility Management no coinciden.

En ocasiones hay Normativas que se contradicen entre sí ¿Qué hacer entonces?

En ocasiones, te puedes encontrar con que un mismo elemento de tu oficina que esté afectado por varias normas y reglamentos sea requerido de maneras diferentes por cada una de ellas.

Vamos a explicarlo un poco más.

Piensa en el ejemplo de un pasillo en tu oficina.

El pasillo es el pasillo, y mide lo que mide.

Pero según qué Normativa consultes, puedes encontrarte con restricciones diferentes acerca de su longitud máxima o de su anchura mínima, etc.

Al final, el pasillo tendrá una medida que es la que sea, pero que deberá cumplir con las Normativas.

Cuando son compatibles, la más restrictiva.

En tu oficina hay un pasillo principal, y tiene un determinado ancho.

Consultas la Normativa de Protección Contra Incendios, y te dice, por ejemplo, que el ancho mínimo del pasillo es de 1m para servir como vía de evacuación (es un ejemplo inventado, no tomes las cifras como reales).

Así que estableces que el pasillo tenga 1m de ancho.

Pero luego consultas la Normativa de Accesibilidad y te dice que si el pasillo tiene la consideración de accesible ha de tener un ancho mínimo, por ejemplo, de 1’20m.

Vaya, pues le diste un ancho de 1m para cumplir con la norma de incendios, pero no estabas cumpliendo con la de accesibilidad.

Es muy probable que el pasillo principal de tu oficina sea tanto vía de evacuación como recorrido accesible, por lo que habrá de cumplir con ambas.

Entonces te quedas con la más restrictiva, ya que son compatibles entre sí, y si estableces un ancho de 1’20m para el pasillo estarás cumpliendo con ambas.

¿Y si la empresa tiene una norma interna que se contradice con la Normativa del lugar?

Aunque ya tenemos un artículo en el que hablamos acerca de las situaciones en que la Normativa y las directrices internas se contradicen, merece la pena mencionarlo aquí, aunque sea de pasada.

Realmente, en este caso hay poco que pensar: tiene prioridad la Normativa del lugar.

Esta situación se suele dar cuando se trata de empresas multinacionales que tienen un diseño base para sus oficinas, con directrices establecidas en un libro interno de normas corporativas basadas generalmente en la Normativa de oficinas del país en que está la sede central.

Cuando abren oficinas en otros países, pueden utilizar sus «blueprints» generados para cumplir con la Normativa del lugar en que está su sede central, y que puede no coincidir en algunos puntos con la del lugar de la nueva oficina.

Como decíamos antes, hay poco que pensar, has de aplicar la Normativa del lugar.

Hay situaciones de conflicto habituales: dotación de aseos, aforo máximo permitido, normas de accesibilidad, dimensionado de vías de evacuación, apertura de puertas, etc.

Para que una oficina pueda funcionar, ha de tener una licencia de actividad que otorga la autoridad competente de cada lugar, y que se basa en la Normativa de ese lugar.

Si no cumples con la Normativa, la autoridad competente no te permitirá abrir la oficina.

Es así de sencillo de explicar.

Pero ¿qué ocurre si varias normas aplicables se contradicen o no son compatibles?

Aquí hay que distinguir 2 posibilidades:

  1. Que sea una cuestión de criterio.
  2. Que sea imposible.

Cuando sea una cuestión de criterio.

A veces, no solo entre varias normativas sino dentro de una sola puedes encontrarte con problemas de criterio de aplicación.

Un caso típico es el de decidir hacia dónde tienen que abrir algunas puertas de la oficina.

Esto suele estar regido por la Normativa de Evacuación, que suele estar englobada en la Normativa de Protección Contra Incendios.

Así, se suele establecer que los despachos abran su puerta hacia el interior del despacho porque si abriesen hacia afuera invadirían la circulación y entorpecerían una posible vía de evacuación (sí, lo de las películas de risa que van corriendo por un pasillo y de repente se abre una puerta y se dan con ella).

Del mismo modo, se suele establecer que las puertas de acceso de la oficina y, en especial, las de las salidas de emergencia, abran hacia el exterior, ya que en caso de evacuación no sería deseable que quien llegase primero tuviera que parar en la puerta y abrirla hacia atrás, provocando un peligroso tapón de personas intentando salir y empujando a los primeros de la fila.

Pero hay situaciones en que hay conflicto, y si abres las puertas de la oficina hacia afuera puedes invadir una vía que se considere de evacuación, como un rellano de una escalera que tenga esa consideración, por ejemplo.

Puede ocurrir, y ocurre, por diferentes motivos, especialmente en edificios que se proyectaron antes de la redacción de algunas Normativas, que te encuentres ante esto sin que pareciera posible.

Entonces, te encuentras con que si abres hacia adentro, mal por que generas un tapón de personas y entorpeces la salida; pero si abres hacia afuera, también mal porque interrumpes la circulación general de la evacuación del edificio.

Aquí, nuevamente, podemos dividir el asunto en 2 posibilidades:

  • Que la norma prevea la situación y establezca un orden de prioridades en caso de conflicto:
    • En estos casos, el asunto se reduce a leer la Normativa, ver qué dice, y aplicarla.
  • Que la norma no prevea estos casos:
    • Entonces se habrá de buscar la solución «menos mala», y justificarla con la mayor de las lógicas que sea posible. Habrá mecanismos que ayuden a ello:
      • Consultar la situación con la autoridad competente que tendrá la última palabra para la otorgación de la licencia de actividad.
      • Consultar la situación con la autoridad sectorial (en el caso del ejemplo, tal vez con los Bomberos…).
      • Consensuar con la Propiedad del Edificio.
      • Consultar antecedentes de situaciones similares y actuar en consecuencia.

Cuando es imposible.

A veces es imposible cumplir con 2 normativas que, directamente, se contradicen.

Y puede ser que ambas sean de obligatorio cumplimiento.

¿Te parece que no puede ser?

Pues sí, a veces ocurre.

Lo hemos vivido, por ejemplo, con el conflicto entre la Normativa de Salubridad y la de Eficiencia Energética.

Resumiendo mucho, la Normativa de Salubridad obligaba a tener ventilación natural en algunas estancias, por ejemplo con rejillas en los cerramientos que aseguraran que siempre hubiera entrada de aire exterior en esos espacios.

Al mismo tiempo, la Normativa de Eficiencia Energética obligaba a sellar los espacios para no tener contacto con aire exterior porque la diferencia de temperaturas suponía un sobrecoste energético.

Es decir, que ti tienes puesta la calefacción en invierno para calentar el salón de tu casa pero tienes una rejilla en la fachada por la que está entrando el aire frío de la calle vas a necesitar generar mucho calor porque constantemente está entrando aire frío.

Por lo tanto, la presencia de esa rejilla iría en contra de la Normativa de Eficiencia Energética que busca sellarlo todo para evitar puentes térmicos.

Pero si quitas la rejilla y sellas tu salón para que no tengas pérdidas de temperatura, entonces estás perdiendo la renovación de aire necesaria para la salubridad de tu espacio.

Entonces, quitar la rejilla iría en contra de la Normativa de Salubridad que busca que el aire circule y se renueve lo máximo posible.

Como apunte, la Normativa tiende siempre a evitar que se dependa exclusivamente de instalaciones mecánicas.

Muchos estaréis pensando que el problema se pudiera solventar con una instalación que renovase el aire mediante ventiladores que pre-tratasen la temperatura antes de que entrase en tu salón, pero esto tenía 2 inconvenientes básicos:

  1. Dependes de una instalación mecánica exclusivamente, que se puede averiar o se puede apagar, y la Normativa intenta evitar esta situación y garantizar que haya renovación de aire siempre, sin depender de máquinas.
  2. Pre-tratar el aire exterior también consume energía, pues has de estar renovando y pre-tratando de manera constante, lo cual no va en la línea de la Normativa de Eficiencia Energética que quiere minimizar pérdidas.

Por tanto, no había manera de cumplir con las 2 Normativas al mismo tiempo, y ambas tenían carácter obligatorio.

Si ponías la rejilla incumplías con la Normativa de Eficiencia Energética, y si no la ponías entonces incumplías con la Normativa de Salubridad.

Entonces ¿ponías rejilla o no?

¿Cómo se decidía si te concedían la licencia de actividad o no?

Bueno, pues en estos casos lo que depende de ti es utilizar el sentido común.

Por ejemplo, en tiempos de Covid-19 la recomendación y el consenso han sido de abrir las ventanas y ventilar los espacios todo lo posible por mucho que no fuera energéticamente eficiente, por mucho que se estuviera con las ventanas abiertas y con el abrigo puesto en el interior de las salas, ya que la prioridad es evitar el virus que provoca la Covid-19.

En otros casos de conflicto entre otras Normativas, lo que depende de ti es aplicar la lógica y el sentido común.

Pero no todo depende de ti.

Y como no eres la única persona que se encuentra con situaciones así, los juzgados se llenan de reclamaciones y consultas durante un tiempo, hasta que, finalmente, la autoridad competente toma una resolución.

A veces la autoridad cambia la Normativa para evitar las incompatibilidades que se detecten, a veces los jueces pueden establecer jurisprudencia que sirva legalmente aunque no se cambie la Normativa, a veces se opta directamente por la derogación de los artículos conflictivos o de una norma entera, estableciendo así cuál es la prioritaria y cuál no, a veces se cambia el carácter obligatorio de una de las normas y se pasa a la categoría de «recomendación» y no de «obligación», etc.

Mientras se resuelve todo esto, lo único que puedes hacer es aplicar la lógica, el sentido común, y confiar en que la resolución oficial vaya en la misma línea de tu razonamiento.

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