Directrices internas vs Normativa local en espacios de trabajo. Qué hacer.

La Normativa local aplicable de espacios de trabajo hay que cumplirla.

La Normativa local aplicable de espacios de trabajo hay que cumplirla.

Cuando te enfrentas a un proyecto de un espacio de trabajo, como puede ser una oficina, para una compañía multinacional de gran tamaño, es muy probable que tengas que respetar una serie de normas internas que la empresa tiene establecidas para cualquiera de sus sedes en el mundo.

A veces, puede ocurrir que esas directrices choquen con la Normativa local del sitio en el que se quiere hacer la oficina.

Veamos qué ocurre.

 

Qué son las directrices internas o normativa interna corporativa.

Cuando una empresa se expande y va teniendo cada vez más oficinas, en muchas ocasiones elabora una serie de normas o directrices que rigen el diseño de sus espacios de trabajo.

Esto lo hace para conservar una identidad de marca, con independencia del lugar en el que se establezca.

De este modo, será reconocible saber que estás en una oficina de esa empresa, a simple vista.

Esta parte está más bien enfocada a la Imagen Corporativa, y habla de gamas cromáticas, mensajes corporativos, cómo y dónde se puede usar el logotipo, etc.

Pero también se hace para homogeneizar los modos de trabajar, y es aquí donde suelen surgir los conflictos con las normativas locales aplicables a espacios de trabajo.

 

Las directrices internas se basan en el lugar de la sede central de la empresa.

Por lo general, las empresas elaboran sus normas internas de diseño de sus espacios de trabajo basándose en su sede central, que es la imagen bandera de la compañía, y cuyo ADN quieren transmitir al resto de las sedes de todo el mundo.

Esto no quiere decir que se tengan que hacer copias de esa sede central, sino que se marcan unas líneas generales que se entienden como integradas en la propia empresa.

Por ejemplo, si una empresa hace gala de que cuida de que el catering de sus oficinas es saludable, aplicará esa idea a cualquier oficina que abra en cualquier lugar del mundo (aunque no sea éste un ejemplo específico del diseño de espacios).

 

La Normativa local aplicable a los espacios de trabajo no es la misma en todos los países.

El conflicto puede presentarse fundamentalmente cuando se diseña una oficina para un país diferente del que se encuentra la sede central de la compañía.

Pero no solo hay diferencias de Normativa entre países, sino que también puede haberlas entre regiones y ciudades.

Como las empresas toman como base su sede central, arrastran en sus directrices internas la Normativa aplicable en el lugar en que se encuentra su sede central, que puede no ser la misma que haya en el lugar en el que vaya a abrir una nueva oficina.

¿Qué pasa entonces?

La primera cosa a tener clara es muy sencilla: hay que cumplir la Normativa del lugar en el que abres tu centro de trabajo.

 

Las directrices internas corporativas no pueden contradecir la Normativa local aplicable a tu espacio de trabajo.

La Normativa local aplicable a tu espacio de trabajo te está indicando aquello que se necesita para que tu oficina esté dentro de la legalidad.

Por tanto, para que una empresa pueda tener una oficina localizada en un sitio, debe cumplir con la Normativa local de ese sitio.

Aunque la empresa en cuestión sea muy grande, debe cumplir con las leyes del lugar.

 

Las directrices internas de una empresa no tienen entidad legal.

Esto hay que tenerlo claro.

No se puede equiparar la Normativa local aplicable a espacios de trabajo con una serie de directrices que una empresa crea para sus oficinas.

La Normativa tiene entidad legal, y pueden ser de obligado cumplimiento.

Las directrices internas de la empresa, no.

 

Aplicar la Norma más restrictiva solo sirve si se interpreta correctamente.

Habrás oído muchas veces que cuando 2 normas entran en conflicto, se aplica la más restrictiva.

Si bien en este caso no estamos hablando de conflicto entre 2 normas que tengan el mismo rango, ya que, como hemos dicho, la Normativa tiene entidad legal y las directrices internas de una empresa no la tienen, podemos buscar cumplir ambas, siempre que sea posible y se esté dentro de la legalidad.

Para esto, hay que saber interpretar correctamente las Normas (te recomendamos que te rodees de profesionales como Easaedro para estas cosas, claro está).

Veamos algunos ejemplos inventados, para que entiendas mejor de qué hablamos.

 

Ejemplo 01: altura del local.

  • Normativa local aplicable: los espacios de trabajo tendrán una altura libre mínima de 3m.
  • Directriz corporativa: todas nuestras oficinas tendrán una altura libre mínima de 3’50m.

En este caso, cuando estés seleccionando un local en este sitio para abrir una oficina para esta empresa, te puedes encontrar con locales que cumplen con la Normativa local, pero que no son aceptados por la compañía.

Por ejemplo, un local que tenga una altura libre de 3’20m estaría dentro de la legalidad, pero para la empresa esa altura sería insuficiente.

En este caso, aplicar la directriz corporativa de la altura mínima de 3’50m sería la más restrictiva, y cumplirías tanto con la directriz corporativa como con la Norma local.

Ahora imaginemos otros datos:

  • Normativa local aplicable: los espacios de trabajo tendrán una altura libre mínima de 3m.
  • Directriz corporativa: todas nuestras oficinas tendrán una altura de 2’50m.

En este caso, lo que dice la directriz corporativa no es un mínimo, sino que marca la altura de 2’50m.

Pues en este caso, no tendrás más remedio que cumplir con los 3m que te indica la Normativa, independientemente de lo que diga el libreto de la empresa.

Si no lo haces, no estarías dentro de la legalidad, y no tendrás una Licencia de Actividad (suscríbete para saber claramente qué tipos de licencias debes tener).

Es decir, no podrás operar desde ese centro de trabajo, no podrás abrirlo.

Tal vez en la sede central de la compañía las oficina puedan tener 2’50m de altura, porque la Normativa allí sí lo permita, pero eso no significa que en todas partes pueda ser igual.

 

Ejemplo 02: Protección contra incendios.

La Normativa de PCI es muy compleja, y abarca temas tales como la evacuación de personas, señalización, instalaciones de detección de fuego, instalaciones de extinción de fuego, propagación interior y exterior de un incendio, estabilidad ante el fuego de elementos estructurales, sectorización, etc.

A lo largo del tiempo, nos hemos encontrado con situaciones en las que las reglas de diseño de algunas multinacionales entran en conflicto con alguno de estos aspectos de la Normativa de Protección Contra Incendios.

Lo remarcamos tanto porque las personas que no son profesionales del diseño de espacios de trabajo suelen pensar, cuando se habla de Protección Contra Incendios, casi exclusivamente en extintores (y tal vez en detectores de incendios), pero no saben que hay mucho más dentro de este ámbito de Norma.

Por ejemplo, puede ser que la empresa tenga en su libreto un tipo de acabado en suelos o paredes que no cumpla con las exigencias ante el fuego que marque la Norma local, y no hay más que pensar: hay que cumplir con la Norma, independientemente de lo que diga la empresa.

Pero puede ser que la normativa de la empresa sea más restrictiva que la Norma, y en ese caso no habrá problema en cumplirla.

Vamos a imaginar un caso relativo a la detección de fuego, inventado:

  • Norma local aplicable: debe haber un detector de incendio en cada estancia de riesgo de fuego alto dentro de la oficina.
  • Libreto de la compañía: debe haber un detector de incendio en cada estancia de la oficina.

Como ves, si éste fuese el caso, no tendrías problemas con cumplir el libreto de la empresa porque estarías del lado de la seguridad.

No solo estarías poniendo detectores de incendios en los locales de riesgo alto de fuego, sino también en el resto.

Pero veamos otro caso más controvertido:

  • Norma local aplicable: los locales han de estar sectorizados a incendio 180 minutos, incluso las puertas.
  • Libreto de la compañía: las puertas de acceso a nuestras oficinas son de madera maciza de pino.

Aquí encontramos un probable punto de conflicto entre ambas directrices.

La compañía, por Imagen Corporativa, dice que la entrada a sus oficinas siempre es una puerta de madera de pino, en todo el mundo.

Pero va a abrir una oficina en un lugar en que la Normativa aplicable a espacios de trabajo dice que las puertas tienen que tener una estabilidad a incendio de 180 minutos.

Esto, directamente, no es que esté prohibiendo explícitamente las puertas de madera de pino en esta circunstancia, pero sí que te dice que, instales la puerta que instales, debes certificar que tiene una estabilidad a incendio de 180 minutos: una puerta de madera de pino no la tiene.

Por tanto, por mucho que la empresa diga que quiere madera de pino, en este caso es probable que debas ir a instalar una puerta de otro tipo, el que sea, pero que esté certificada como estable a incendio para 180 minutos.

 

Conclusiones:

Por mucho que haya empresas que tengan muy definido su libreto corporativo de diseño de espacios de trabajo, si éste entra en conflicto con la Normativa local aplicable, siempre manda la Normativa local aplicable.

Si esto te permite, además, cumplir con las directrices corporativas internas de esa compañía, podrás hacerlo: si no, has de cumplir la Normativa local aplicable.

 

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