El aforo: un gran olvidado de las oficinas.

Las oficinas tienen un aforo máximo permitido (imagen base original de Matthew Henry).

Todavía hoy hay muchas personas que piensan que en una oficina pueden trabajar tantas personas como quepan, ignorando que existe un aforo máximo permitido para los espacios de trabajo.

El aforo máximo permitido para las oficinas existe.

Aunque te parezca extraño, sí que es procedente empezar haciendo notar que el concepto de aforo máximo permitido existe, y qua has de cumplirlo.

La Normativa, la Ley, te limita la cantidad de personas que puede haber en una oficina.

No puedes meter en una oficina a todas las personas que quieras.

Es decir, que si estás pensando en cambiar las mesas que tienes actualmente por otras de dimensiones más reducidas para que te quepan más puestos, puede ser que no te sirva de nada.

Para cualquier Facility Manager, Office Manager, Corporate Real Estate Manager, o cualquiera que se dedique no solo al diseño sino a la gestión de la oficina, es un tema de gran importancia.

De gran importancia.

Cómo se calcula el aforo máximo permitido de una oficina.

Calcular el aforo máximo permitido de una oficina puede ser tan complejo que no quepa la explicación en un solo artículo, pero sí que vamos a darte unas indicaciones para que puedas manejarte, una vez tienes claro que existe un aforo máximo permitido y que puede ser que no sea tan alto como pensabas.

Básicamente, el aforo máximo permitido será el resultado de la combinación de todas las Normativas que hayas de cumplir aplicables a tu espacio de trabajo.

Has de cumplirlas todas, y a veces la limitación final puede provenir de donde no esperabas.

Es decir, lo habitual en la mayoría de los países no es que se dé una cifra que limite, así de fácil, cuántas personas pueda haber en una oficina, sino que tú has de justificar que tu oficina no incumple ninguna de las Normas aplicables y, por tanto, estás cumpliendo con el aforo.

Vamos a ir viendo algunos de los factores que intervienen en estas limitaciones.

Las limitaciones pueden estar en el local, en el diseño interior, o en el exterior del local (en el edificio).

En algunos lugares se establece, por ejemplo, que debe haber un ratio mínimo de m3 de aire por cada persona dentro de la oficina.

Esto implica que oficinas con más altura libre pueden albergar a más personas comparadas con otras oficinas con la misma superficie en planta pero con menos altura libre.

Es un ejemplo de limitación dentro del local.

Otro ejemplo es el de los recorridos de evacuación, que siempre han de cumplirse, y que suponen una limitación en la práctica, ya que no se pueden disponer mesas de cualquier manera, sino de manera que se cumpla con la Normativa.

Lo que ocurre fuera del local de la oficina importa, y mucho.

Es sorprendente la cantidad de profesionales del mundo del diseño y de la gestión de las oficinas que solo consideran el interior de la oficina para todo.

De hecho, es difícil encontrar proyectos de oficinas en los que haya planos de algo que no esté en el interior del local que ocupe la oficina.

Es un gran error.

Un ejemplo claro es el de los medios de evacuación de personas de un edificio, y el dimensionado de las escaleras.

Si tu oficina ocupa un local en la planta 4 (por ejemplo) de un edificio y las escaleras están dimensionadas (y limitadas legalmente) para la evacuación de 100 personas (por ejemplo), da igual que seas capaz de diseñar un espacio interior de tu oficina en el que quepan 150 puestos.

La Normativa te va a indicar que, evidentemente, todas las personas del edificio han de poder salir en caso de emergencia dentro de los parámetros exigibles, y si la escalera es para 100 personas, el límite está en 100 personas, no puedes tener una ocupación de 150 personas en tu oficina porque exceden el dimensionado de los medios de evacuación del edificio.

Es un ejemplo claro de una limitación por algo que ocurre fuera de la puerta de tu oficina.

Y es un ejemplo muy habitual de algo que no se tiene en cuenta y que da al traste, por ejemplo, con las licencias de actividad.

Es decir, algo que invalida tu proyecto y tu oficina en sí, por no tenerlo en cuenta, por pensar que solo importa lo que ocurra en el interior de tu oficina.

Si estás aquí es porque quieres ser mejor profesional de lo habitual, y este tema has de tenerlo en cuenta, ya que muchas veces el ignorarlo genera problemas grandes para la gestión de los espacios de trabajo, hasta el punto de suponer su cierre.

El dimensionado en vacío del edificio: la gran confusión.

Cuando alquilas un local en un edificio de oficinas para convertirlo en tu sede, el edificio está ya construido, y cuando se construyó nadie sabía cómo iba a ser tu oficina.

Nadie sabía, por ejemplo, si ibas a ser capaz de hacer un proyecto en el que cupieran 100 puestos o 150.

Pero tuvieron que dimensionar los medios de evacuación y las dotaciones del edificio, y para ello la Normativa les obliga a unos ratios de cumplimiento obligatorio.

Es decir, han de suponer una cierta ocupación del edificio y, con ese aforo, dotar al edificio de lo que sea necesario para su uso.

En algunos lugares, la Normativa establece ese ratio directamente como una limitación, pudiéndose entonces hallar el aforo máximo mediante una simple fórmula, siempre y cuando la superficie a la que se refiera la fórmula esté clara.

Puedes echar un ojo al artículo de cuánto mide una oficina para entender de qué estamos hablando, pero de momento imagina un caso en que te dicen que el aforo máximo del edificio es el basado en un ratio de ocupación de, por ejemplo, 12m2/persona.

Por simple que sea la fórmula (directamente multiplicarías por 12 los m2 del edificio, y ya está), lo complicado es establecer qué superficie se considere.

Hay muchas, con muchos nombres según la Norma que se aplique (superficie construida, neta, útil, interior, bruta…) y varían según por dónde se trace la línea que marca el perímetro delimitante de la superficie a medir.

Por ejemplo, si la superficie a considerar es la construida (que incluye los espesores de las paredes), el aforo será más alto que si la superficie a considerar es la útil (que descuenta elementos), ya que los edificios tienen menos m2 útiles que m2 construidos, pero la complejidad puede ser mucho, mucho, mucho mayor (que si se incluyen los tabiques pero no las zonas cumunes, que si las zonas comunes sí pero los ascensores y escaleras no, o la mitad, o se incluyen los aseos pero solo si tienen acceso desde el local y no si se accede desde zonas comunes, que si se repercute la recepción de la planta baja, que si se repercute el sótano, o el garaje, o los cuartos de instalaciones…).

Todo esto da lugar a un buen número de «superficies» distintas en un mismo edificio, y es necesario saber a cuál hay que aplicar la fórmula, por mucho que la fórmula sea una simple multiplicación.

Cuando el número normativo no es una limitación directa sí que puede serlo indirectamente.

Todo esto se vuelve más complejo cuando la limitación del aforo no proviene de un número normativo directo como el ejemplo anterior.

En estos casos puede parecer que ese ratio supuesto de ocupación tuviera poca importancia, pero sí que la tiene, y mucha.

Imagina que el edificio tuvo que dimensionar las escaleras para una ocupación de 20m2/persona, y que tu planta tiene 1000m2 (ojo, todo esto es mucho más complejo porque una escalera da servicio a varias plantas, y el caudal total contempla coeficientes de simultaneidad aplicables, pero estamos en un ejemplo para entender el concepto).

Entonces, la escalera estará dimensionada para 1000m2/(20m2/persona) =50 personas.

Pues eso es un límite.

La Norma no te está diciendo directamente que en tu oficina haya un ratio que cumplir, pero como ese ratio ha sido usado para dimensionar la dotación obligatoria del edificio y esto sí que supone una limitación para tu aforo, el ratio inicial acaba siendo muy relevante.

Ahora bien, todo esto se puede complicar mucho, mucho.

Por ejemplo, si en tu planta estáis 2 oficinas de 500m2 cada una, pero la otra tiene una ocupación de 20 personas, como la escalera está dimensionada para 50 personas ¿significa eso que tú puedes llegar en tu oficina a 30 personas, aprovechando la baja densidad de la oficina de al lado?

Estas situaciones se dan, y la solución puede ser muy compleja, y muy variada dependiendo de la especificidad de cada caso.

Puede que pienses directamente que la respuesta es «no», pero ahora piensa que los 2 locales los ocupe la misma empresa: entonces ya puede parecerte que sí, porque al fin y al cabo es 1 sola oficina, pero administrativamente son 2 locales, y pudiera ser que en el futuro la empresa se quedara solo con 1 de ellos y dejara el otro…

…¿Tendría entonces que adecuar la ocupación del local que se queda para que el otro local sea comercializable con el mismo aforo?

Puede que sí, puede que no.

Puede ser muy complejo de decidir y de dictaminar.

Las dotaciones y los aseos como limitación de aforo.

Si la Normativa establece en tu localidad que ha de haber una dotación de 1 inodoro cada 8 personas, y en los aseos hay 10 inodoros, tu aforo queda limitado a 10×8=80 personas, da igual la superficie que tengas.

Pero, ¿y si haces una obra y añades otros 10 inodoros?

Entonces tu aforo se duplicaría en lo relativo a la dotación de aseos, pero puede que se limite por las escaleras de evacuación, por las salidas de emergencia, por los m3 mínimos por persona, etc.

Lo que debes tener claro es que las dotaciones del edificio se refieren a algo, a un espacio.

¿Es un inodoro cada 10 personas en cada oficina, o en el total del edificio?

¿O es un inodoro cada 100m2 (¿m2 construidos, netos…?)?

Cada caso es cada caso, pero los edificios tienen unas dotaciones mínimas obligatorias que se basan en esa premisa de ocupación que marca la Normativa para su construcción, y que puede acabar suponiendo una limitación no tan indirecta como parecía.

Las Normativas hay que cumplirlas todas, y a veces la dotación de aseos es más relevante de lo que pensabas a la hora de saber cuántas personas pueden trabajar en tu oficina.

La Normativa marca mínimos dotacionales que se pueden superar.

Imaginemos que la Normativa obligó a los promotores del edificio en el que te vas a instalar a que las escaleras sirvieran para 100 personas.

Lo que la Norma les dijo es que las escaleras debían servir, como mínimo, para 100 personas.

Si construyeron unas escaleras preparadas para 200 personas, siguen cumpliendo con la Norma.

Y si tienes unas escaleras que valgan para 200 personas, puede ser que el aforo de tu oficina pueda ser más alto si es que no se incumple alguna otra Norma.

Cuando se habla de que la ocupación de un edificio según Normativa es de Nm2/persona, se trata de un mínimo para dimensionar las dotaciones del edificio.

Si el edificio no se queda en los mínimos, y tiene escaleras más preparadas, más vías de evacuación, más aseos, etc., probablemente el aforo de tu oficina pueda ser más alto.

Eso sí, como las escaleras ocupan espacio, y los aseos, y las salidas de planta… tal vez no quede entonces mucho sitio para el local de oficina… Las cosas no son tan directas ni tan fáciles.

Conclusiones.

Las oficinas tienen el aforo limitado.

No puedes proyectar una oficina para más personas del aforo máximo permitido.

El cálculo del aforo puede ser muy complejo, y a veces puede estar marcado directamente por una Norma que indique el aforo, mientras que otras veces el aforo se limita por el cumplimiento del conjunto total de Normas.

La limitación del aforo te puede provenir de tu propia oficina o de lo que ocurra fuera del local (dotaciones del edificio, vías de evacuación, accesibilidad, dotación de aseos), por lo que has de considerarlo todo.

Ya que has de cumplir con todas las Normativas, a veces la limitación de aforo te puede venir la Normativa de Incendios, otras veces por Accesibilidad, otras veces por Salubridad… Has de comprobarlas todas.

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