¿Cuánto mide una oficina?

Cuánto mide una oficinaEs muy habitual encontrarse con personas que comentan toda suerte de sorpresas en un proceso de cambio de oficina, o de reacondicionamiento del espacio que ocupe en ese momento, en relación a la superficie del local en el que está, o que va a alquilar, o que va a comprar.

Y es tan habitual porque decir que una oficina tiene Xm2 no es una información demasiado precisa, puesto que los contratos hacen referencia a multitud de “tipos” de superficie, como pueda ser “construida”, “alquilable”, “útil”, “neta”…. etc.

A la hora de revisar los contratos de alquiler, sobre todo, este asunto tiene una importancia alta, ya que los m2 y el dinero a pagar están, generalmente, en ligazón muy directa, de tal manera que hay conceptos relacionados directamente con la superficie del local y que se pagan según los m2 del mismo, pero también hay otros conceptos, relativos a servicios que da el inmueble y que suponen unos gastos que muchas veces no son directamente relacionables a la superficie del local, pero que se suelen repercutir entre los inquilinos según el área que alquilen.

Y más allá de eso, y derivado de quién o quiénes participen en el proceso de selección de la oficina a alquilar, puede tener peores consecuencias, tales como, por decir algo, que no quepa todo el programa de necesidades que se quiere encajar en el local, o derivaciones normativas al considerar un tipo de área u otra…

Por supuesto, el diseño del espacio tiene mucho que decir en relación a si la oficina funciona espacialmente para la empresa, si se puede organizar como se quiere, si cabe todo el programa de necesidades, si el aspecto es el deseado, etc…

Pero no son pocas las veces en que el “dibujo” y la “letra” no van coordinados, y cuanto más avanzado esté el proceso de alquiler, más dramático es el problema cuando se revela, pues se puede haber firmado un precontrato con penalizaciones que ahora sea costoso romper, se puede haber rechazado otro local más adecuado que ya no esté disponible, etc.

Cuando los encargados internos del proyecto de traslado responden al Director correspondiente cuánto espacio van a buscar, generalmente se compara con el espacio que actualmente ocupan, y se ve si va a ser necesario más o menos. Puede haber un motivo de ahorro de costes detrás, pero también puede ser que una empresa decida estar en un edificio “más caro” con menos metros cuadrados, con lo cual pagará más o menos lo mismo que actualmente… Las hipótesis son muchas y variadas.

A partir de aquí empiezan (a veces) las sorpresas. Alguien coge un metro, echa un par de medidas y hace una cuenta rápida: “tenemos (por ejemplo) 800m2 de oficina”. El responsable financiero coge el contrato y dice “no puede ser, en el contrato dice que son 1000m2. Estamos pagando por 1000m2”.

¿A alguien le suena haber tenido una conversación similar en su empresa? Seguro que sí.

Se debe a que el contrato hace referencia a algún tipo de área que incluye elementos que la persona que ha cogido el metro y ha medido no ha considerado, porque puede que incluso se encuentren fuera del local de oficina, es una cuestión de lenguaje.

El lenguaje es importante: por ejemplo, seguro que hay quien al leer que hablamos de “locales”, piensa en un espacio en planta baja, con entrada desde la propia calle, a modo de tienda, sucursal bancaria o similar… Realmente, hablamos de local como el espacio que se va a ocupar. Por ejemplo, una oficina en la planta 25 de una torre también es un local.

Dependiendo del hábito y la relación que las personas involucradas en el proceso tengan con este tipo de cosas, el lenguaje les despistará menos. Aun así, hay que ser cauteloso.

Además de esto, volvemos a incidir en la importancia de la morfología del local, ya que puede ser que un local con una determinada forma y disposición de pilares, y con 800m2, entre completo un programa de necesidades que en otro local no quepa, aunque tenga (por ejemplo) 950m2, debido a que tenga una determinada forma, o muchos pilares en su interior…

Pero sí, es cierto, de algo hay que partir, así que nos preguntamos cuántos m2 necesitamos. Empezamos por ahí.

A la hora de catalogar los m2 de un local, cabe destacar que las diferentes Normas que definen todos esos modificadores (“construidos”, “alquilables”, “netos”…) no coinciden exactamente, con lo cual no es tan sencillo establecer una terminología contractual a la que ceñirse en caso de discusión, si en contrato no se señala, por ejemplo, que la terminología a respetar es la de Tal o Cual Norma.

Bien, no coinciden del todo, pero se puede uno hacer una idea bastante aproximada, sobre todo de cuáles de las áreas son mayores que otras. Es decir, se entiende que una “superficie construida” va a ser mayor que una “superficie neta”, por ejemplo, más allá de si en la superficie neta se descuenta el área ocupada por los pilares o no, y matices de esta clase.

Desde luego, de la misma manera que conviene contar en el equipo con alguien (interno o externo) que tenga práctica en la revisión de contratos, también es relevante el tener en el equipo al alguien (interno o externo) que tenga práctica en el manejo de superficies, y que ambos tengan una comunicación clara, ya que al final, el resultado se divide en:

  1. ¿Cuánto vamos a pagar?

  1. ¿Cabemos todos como queríamos?

Imaginemos un edificio que consta de una sola planta, en la que hay una recepción de 50m2 y dos locales alquilables: uno de 600m2 y otro de 150m2 (sin entrar en si son “m2 construidos” o “m2 útiles”…). Bien, es muy habitual que el ocupante del local de 600m2 pague el cuádruple de alquiler que el ocupante del local de 150m2.

¿Por qué pasa esto? Antes lo mencionábamos: porque el arrendador hace una REPERCUSIÓN de todo a los metros cuadrados.

Habitualmente, un contrato de alquiler se divide en dos grandes bloques de coste:

  1. Alquiler/m2

  2. Gastos

Es directamente entendible que el inquilino que ocupa 600m2 pague el cuádruple que el que ocupa 150m2, pues es coste proporcional a la superficie.

Lo que no es tan directo son los gastos. Por ejemplo, si el coste de la limpieza de la recepción es de 200€/mes, el beneficio de esa limpieza es idéntico para el inquilino de los 600m2 y para el de los 150m2. Parecería que lo razonable sería que el contrato propusiera, suponiendo un coste redondo de alquiler de 10€/m2, por simplificar cuentas, y que los gastos solo fueran la limpieza de la recepción (es un ejemplo teórico):

Inquilino 600m2:

    • Coste de alquiler: 10€/(m2 x mes) x 600m2 = 6.000€/(m2 x mes)

    • Gastos: 200€ / 2 = 100€/mes

    • Coste total de alquiler: 6.000 + 100 = 6.100€/mes

    • Coste total /m2: 6.100€/(m2 x mes)/600m2 = 10,17€/(m2 x mes)

Inquilino 150m2:

  • Coste de alquiler: 10€/(m2xmes) x 150m2 = 1.500€/(m2 x mes)

  • Gastos: 200€/2 = 100€/mes

  • Coste total de alquiler: 1.500 + 100 = 1.600€/(m2xmes)

  • Coste total /m2: 1.600€/(m2 x mes)/150m2 = 10,67€/(m2 x mes)

En total, el arrendador percibirá cada mes (6.100€ + 1.600€) = 7.700€

Lo que pasa es que el inquilino que ocupa menos superficie paga su m2 a un precio distinto, y más caro, que el inquilino que ocupa más superficie, y es algo que comercialmente puede ser difícil de aceptar. Por eso, lo que muchas veces se hace (no siempre, a veces se separan cifras) es repercutir los gastos sobre el total de superficie de locales, de tal manera que los números de nuestro ejemplo inventado serían:

Ingresos totales / (superficie local grande + superficie local pequeño) = €/m2

Por tanto, sería:

7.700€/mes /(600m2 + 150m2) = 7.700/750 = 10,26€/(m2 x mes)

De esta manera, los dos inquilinos tendrán el mismo precio de alquiler total por cada metro cuadrado (incluidos gastos).

No es un problema, es bastante frecuente encontrarlo así, y como vemos, los números tampoco sufren variaciones muy grandes, y sí que simplifica las cuentas a: (Precio/m2) x m2

Vemos que al final todo se suele llevar a repercutir costes a la superficie.

Pero, claro, ¿a qué superficie? ¿Cómo la medimos, con muros o sin muros, con pilares o sin pilares, con baños o sin baños, con zonas comunes o sin zonas comunes, con escaleras o sin escaleras…?

Es aquí donde hay que tener cuidado de saber en qué nos fijamos, puesto que suelen surgir muchas dudas. ¿Es lo mismo el “área bruta interior” que el “área neta”, o que el “área útil”…? ¿Qué estamos incluyendo en contrato?

Al final, es cuestión de ponerse de acuerdo contractualmente, y en realidad la superficie acaba siendo algo teórico, que acaba llamándose “superficie alquilable” o algún término similar, y se acuerda si se incluye el espesor de muros, de fachadas, zonas comunes, etc…

Las Normas buscan que, en cualquier caso, no se sobrepase la superficie construida total del edificio al sumar todas las superficies alquilables, pero no sería la primera vez que nos encontramos con que la suma de todos los contratos de un edificio llevan a una superficie mayor a la construida del edificio, al ser m2 teóricos. Pero se intenta que eso no pase.

Hay diversas Normas, y se puede ver que los términos no coinciden.

Puedes echar un ojo a, por ejemplo, estos 3 estándares (algunos no son de acceso gratuito):

  • UNE-EN: 15221-6: 2012: Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Parte 6: Medición de superficies y espacios en la gestión de inmuebles y servicios de soporte.
  • Estándar AEO 2014 para la medición de espacios de oficinas.
  • ANSI/BOMA z65.1-2017:  BOMA 2017 for Office Buildings: Standard Methods of Measurement.

Bien ¿Qué hacemos entonces?

Centrarnos en lo que importa.

El edificio está ahí, y se puede medir. Lo normal es que la Propiedad pueda proporcionar planos, en algún tipo de formato CAD (a veces, incluso BIM, a veces, en papel…) y ahí no hay otra que medir. Si no hay planos, la única solución para ese local es hacer medirlo y hacer un levantamiento de los planos.

Con esto, con la parte que llamábamos “dibujo” antes, es con lo que estudiaremos si nos encaja el programa de necesidades que tenemos o no; pero también podremos analizar qué áreas se están incluyendo en contrato, pues al final debe coincidir con la suma de varias superficies parciales (áreas de trabajo, baños, zonas de circulación, espesor de elementos constructivos, zonas exteriores, garajes, etc.).

Desde luego, si partimos de una situación en la que, como decíamos, nos fijamos en lo que tenemos actualmente para comparar con la oficina futura, debemos comparar áreas que se refieran a lo mismo en ambos casos.

Es decir, si tenemos (por ejemplo) 8 puestos de trabajo en oficina abierta, 2 despachos, 1 sala de reuniones de 4 personas, 1 sala de reuniones de 12 personas, un office y una sala para el rack; todo eso está en un área que a veces se llama “área de trabajo”.

Para comparar con la oficina futura, deberemos comparar el “área de trabajo” de la actual con el “área de trabajo” de la nueva, y ver si necesitamos más, menos, o lo mismo.

El mayor error consiste en comparar áreas que no son para lo mismo, de manera que podamos pensar que, si actualmente estamos en 190m2, y no especificamos que son 190m2 de “área de trabajo” (y queremos el mismo espacio), se puede transmitir al equipo de búsqueda de oficina que busque una oficina de 190m2 y éste equipo seleccionar una oficina que tenga 190m2 de “área interior bruta”, que pueda incluir (por decir algo) casetones de ascensores o zonas no válidas para el trabajo, con lo cual el “área de trabajo” sería inferior a 190m2 y el programa de necesidades puede no caber en ese espacio.

Una cuestión habitualmente “polémica” es dónde computar los baños. A veces, a los baños se accede desde dentro del propio local, y su superficie, por tanto, computa como superficie del mismo. Otras veces, a los baños se accede desde una zona común, y su superficie se computa para el local de manera proporcional a otro tipo de área. Vemos que, siendo el área de trabajo tal vez idéntica, la superficie del local no es la misma.

Nuestra recomendación es empezar por fijarse en el área de trabajo, que es donde se ha de encajar el programa de necesidades. A partir de ahí, si el edificio tiene espacios en zonas comunes para almacén, para alojar racks con seguridad de acceso, o una cantina común para el edificio, etc., podemos restar esas áreas a las necesidades de espacio internas del local, pero esto no es tan habitual, y debemos empezar por nuestro espacio de trabajo propiamente dicho, y ver si nos resulta suficiente para alojar el programa de necesidades. Para eso, se necesita que el tamaño del local sea suficiente, pero también que la morfología del mismo lo permita, tanto por espacio real como por asuntos de legalidad como longitudes de recorridos de evacuación, y cuestiones similares.

Cierto es que todo esto conlleva una cantidad de trabajo importante y que, si el equipo que lo realiza (para cada edificio estudiado, y suelen ser unos cuantos) está formado por personal exclusivamente interno de la compañía, se debe liberar a esas personas de su carga laboral habitual, retocar sus objetivos anuales, etc, porque van a necesitar su tiempo para realizar acciones importantes para la empresa como es la selección y estudio de locales para la nueva oficina.

Por este motivo, a veces se contrata personal externo especialista para estos estudios.

 

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