El trabajo híbrido y sus implicaciones para Facility Managers.

El modelo de trabajo híbrido tiene muchas implicaciones en la gestión de la oficina (Imagen base original de Karsten Winegeart).

El teletrabajo no va a ser la tendencia general, o al menos eso parece.

A pesar de que se reconocen las bondades del sistema, el miedo a implantarlo es excesivo tanto por parte de las empresas como de los empleados.

Esto ha desembocado en un punto intermedio, el trabajo híbrido, que tiene tanto presencialismo como teletrabajo.

¿Qué pasa entonces con las oficinas?

¿Sigue todo igual o no?

El trabajo híbrido (Hybrid work) es una solución temerosa.

Ya sabes que en Easaedro hablamos de la Realidad y del Mundo Real en Facility Management.

Y la Realidad es que el trabajo híbrido no viene de buscar un equilibrio o de buscar aunar lo mejor del teletrabajo y del presencialismo.

No.

El trabajo híbrido es simple y llanamente una solución de compromiso derivada del miedo al teletrabajo.

Como ya explicamos en otros artículos, como el de la Pausa del Teletrabajo, tanto a las empresas les disgusta no tener a sus empleados a la vista como a los empleados les intranquiliza no estar a la vista de sus jefes y jefas en la oficina.

Las empresas no se fían de que sus empleados trabajen si no les está viendo, y los empleados no se fían de dar la sensación a la empresa de estar trabajando mucho si no les ven cómo se esfuerzan.

Como la mayoría de las soluciones temerosas, lo que se genera con el trabajo híbrido es una mezcla que, a efectos de Facility Management, lo que hace es duplicar muchas cosas.

Si bien el teletrabajo requiere de una serie de esfuerzos y atenciones por parte de la organización, y el trabajo presencial requiere de otras, el trabajo híbrido requiere de las dos.

No es una combinación sino una adición, una suma, una superposición.

La gestión de la oficina sigue existiendo igual o más compleja.

La diferencia entre unas empresas y otras que implanten el Hybrid Work es el porcentaje de importancia en tiempo que le van a conceder al presencialismo frente al teletrabajo.

Habrá empresas que obliguen a trabajar desde la oficina uno o dos días por semana, y habrá empresas que obliguen a trabajar desde la oficina tres o cuatro días por semana; y el resto, teletrabajo.

También hay empresas que plantean el trabajo híbrido por partes del día.

Es decir, que se va a la oficina todos los días, pero no la jornada completa, sino que una parte de la jornada se teletrabaja.

Sí, efectivamente, si ya has tenido que desplazarte a la oficina para trabajar, no parece ser muy ventajoso tener que desplazarte otra vez a tu casa o a otro sitio para seguir trabajando: si ya has hecho el trayecto, lo más fácil es quedarte en la oficina y terminar tu jornada allí, pero entonces no sería «Hybrid Work» y no suena tan vanguardista.

Pero, en lo que a ti, como Facility Manager, se refiere, has de gestionar la oficina de manera completa, ya que será la base del trabajo como siempre lo ha sido, de manera tradicional.

Lo que sí que te va a afectar es que haya una gestión adicional para poder, además, teletrabajar una parte del tiempo.

Si bien será el departamento de IT quien tenga la labor de las comunicaciones y su seguridad, en general a ti lo que te va a afectar más es el control de la ocupación de la oficina a través de los sistemas de reservas.

¿Habrá disminución de puestos fijos en la oficina?

Empecemos por lo más sencillo.

Es posible que la empresa decida que la oficina mantenga un puesto fijo para cada empleado, de manera que no haya nada especial que gestionar: cuando el empleado va a la oficina se sienta en su puesto, y cuando teletrabaja ese puesto se queda vacío ese día.

Pero dado el coste de la superficie de oficinas es muy probable que se busque optimizar el dinero, y que se razone de otra manera.

Es decir, que la oficina reduzca el número de puestos, que estos dejen de ser fijos, y que estén siempre ocupados.

Entonces, cuando la persona no teletrabaje tendrá que reservar un puesto en la oficina en el que sentarse, y no podrá ser siempre el mismo.

Ahí entra el departamento de FM, para gestionar esas reservas.

Evidentemente, la tecnología te puede ayudar muchísimo en este aspecto, y según el volumen a gestionar, puede ser necesaria e imprescindible.

Está claro que el departamento de RRHH puede hacer una planificación de asistencia a la oficina calendarizada que estandarice el procedimiento y facilite el uso de la oficina, pero aun así, habrá que gestionar reservas.

La monitorización de la ocupación para disminuir los puestos.

Lo que se va a buscar es tener la mínima superficie de oficina que sea posible (reducción de costes).

Esto significa que ha de ser suficiente para que se desarrolle la actividad.

Es decir, que si se recorta demasiado puede afectar a la productividad tanto que no sea rentable.

El indicador más claro de que se esté cerca del punto óptimo será que la oficina esté funcionando y que esté siempre llena.

Es decir, es lo suficientemente grande como para que la operativa sea posible, y al mismo tiempo es lo suficientemente reducida como para que no haya asientos libres.

¿Y cómo se llega a ese punto?

Monitorizando.

¿Cuándo?

Tanto antes como después.

Antes de hacer la reducción de puestos hay que monitorizar cuál es el nivel de ocupación habitual de la oficina para ver cuántos puestos están habitualmente vacíos.

Y una vez se hayan reducido los puestos, hay que monitorizar si aún quedan algunos habitualmente vacíos, si el número está ajustado a la actividad de la empresa, o si se ha recortado demasiado.

¿Cómo sabes si se ha recortado demasiado?

Si el número de puestos es óptimo, la oficina estará siempre llena.

Pero si el número de puestos se ha reducido demasiado, no solo la oficina estará siempre llena, sino que el sistema de reservas detectará más reservas de las que puede conceder: faltan puestos en la oficina.

Por tanto, la monitorización es básica para el trabajo híbrido, especialmente si se reduce el número de puestos en la oficina.

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