¿Tienes autoridad en tu empresa como Facility Manager?

¿Qué grado de autoridad tienes en tu empresa para ejercer tus trabajo como Facility Manager? (Imagen base original de Megan Markham)

¿Te hacen caso?

¿De qué sirve que elabores tantos planes de acción si luego se ríen de ti?

¿Está bien entendida tu labor en la empresa?

¿Cuál es tu función en la empresa como Facility Manager y cuál no?

En un mundo lleno de anglicismos que se usan tantas veces sin comprensión, simplemente porque se han oído decir y queda «cool», el Facility Management es una de las actividades más incomprendidas dentro de las empresas.

Y se nota en la autoridad y en el trato, no ya por parte de «la empresa» sino por parte de los propios trabajadores que han recibido el mensaje de que la persona que trabaja de FM es algo que no es.

Ya hablamos en su día acerca de la confusión entre servilismo y servicio en FM, pero merece la pena comentarlo ahora, tiempo después.

Y es que una cosa es que el departamento de Facility Management esté para dar servicio a la organización y permitirle realizar su «core business» (actividad principal) de la mejor manera posible, y otra cosa es que los/as Facility Managers sean criados de los empleados de la empresa.

No es lo mismo.

Desde las ofertas de empleo se ve la falta de enfoque.

Las ofertas de empleo que buscan Facility Managers son un mundo en sí mismas, y darían para escribir un libro entero de casos de estudio.

No vamos a extendernos tanto aquí.

Pero vamos a señalar en que hay un altísimo porcentaje de ofertas laborales de FM en las que, a pesar de tener larguísimos textos de requisitos y funciones, no se define el puesto.

De hecho, es fácil encontrar ofertas con expresiones como «atender las necesidades de los empleados», «dar servicio a las peticiones de los empleados», etc.

Más que palabras concretas, el tono de las ofertas se denota cada vez más claramente cuando, entre las funciones del puesto ofertado te hablan de que se necesita que se encargue del mantenimiento del aire acondicionado y también de las reservas de hoteles y restaurantes para los empleados de la empresa…

¿En serio está entre tus funciones de Facility Manager reservar los hoteles y restaurantes para los empleados de la empresa?

¿Recuerdas en qué parte del temario del Master de FM que cursaste estaba eso (sí, porque es probable que te exijan un Master en FM para contratarte y que puedas hacer las reservas de hoteles y restaurantes)?

¿No hay otros puestos más cualificados para ese trabajo, no hay personas cuyo expertise en esas áreas es real y mucho mayor que el que pueda tener un/a Facility Manager?

Pero bueno, esas empresas piensan que como el FM está para dar servicio, pues que dé servicio en todo, y eso es un error.

Es como si un equipo de fútbol pone una oferta de empleo en la que pida un/a futbolista que meta muchos goles y que pare muy bien los penalties. No tiene mucho sentido: o contratas un delantero/a para marcar goles, o contratas un portero/a para que pare los penalties (entre otras cosas, claro).

Hay personas que tienen una alta valía profesional reservando viajes, vuelos, hoteles, restaurantes, etc.

La formación en Facility Management no da esa valía, porque sus funciones profesionales son otras.

Pero, ojo, que esas ofertas al menos entienden que la labor de FM es organizativa, no entramos en las que confunden FM con técnicos manuales, y piden FM que sepan arreglar máquinas de aire, instalar circuitos eléctricos, etc.

La falta de autoridad dificulta mucho el trabajo.

A ver si te suena.

Todo el mundo quiere que la instalación eléctrica de su oficina funcione perfectamente.

Todo el mundo sabe que para que una instalación eléctrica en una oficina funcione perfectamente requiere de mantenimiento.

Todo el mundo entiende que la responsabilidad de que la instalación eléctrica funcione perfectamente es tuya.

No todo el mundo entiende que a veces el mantenimiento de la instalación eléctrica requiere de apagar la instalación para realizar los trabajos.

Nadie valida el momento correcto de hacer ese corte eléctrico.

Es decir, todos quieren el resultado pero no quieren el proceso para obtenerlo.

¿Te suena?

Si eres FM en una empresa, es probable que programes el corte eléctrico fuera de los horarios laborales (de los empleados y también tuyo, por cierto) para molestar lo menos posible.

Pero, si tienes algo de experiencia, es muy probable que hayas vivido situaciones en las que, hagas cuando hagas el corte, siempre haya gente que proteste e incluso intente impedirlo, aunque estés en horas de madrugada en fines de semana o festivos.

Eres una persona organizada, y cuando planificaste el corte de luz enviaste un email a todos los implicados para que sepan en qué momento se va a hacer y lo tengan en cuenta para sus previsiones.

Pero nadie lo ha tomado demasiado en serio y cuando llegas con los electricistas para cortar la electricidad te montan una bronca enorme porque a todo el mundo le pilla en mal momento, ya que nadie hizo caso de tu email.

Dos situaciones, dependiendo de la autoridad que tengas.

Ante esta situación, hay dos posibles situaciones.

Una de ellas es que, ante la bronca que te encuentras, decidas no hacer el corte de electricidad, por lo que el mantenimiento de la instalación se queda sin hacer.

Lo vas a posponer para otro momento, pero sabes que en ese otro momento te va a pasar lo mismo que ahora, que también vendrá mal a todo el mundo, ya que a nadie le viene bien un corte de electricidad nunca.

Si el mantenimiento se va retrasando va aumentando la probabilidad de que la instalación dé problemas.

Y ¿quién es el/la responsable de que la instalación eléctrica funcione perfectamente?

TÚ.

Si la instalación falla, esas mismas personas que no te dejaron realizar el mantenimiento te van a señalar ante la Dirección acusándote de incompetencia y de no dejarles realizar su trabajo.

Pero hay otra posible situación:

Y es que tú puedas decir «esto está programado, está avisado, y procedemos», y cortes la electricidad tal cual estaba previsto.

Entonces, esas personas pueden ir a Dirección y acusarte igualmente de no dejarles hacer su trabajo.

Y ahí es cuando la Dirección te da la autoridad y les responde algo así como «El corte estaba programado y avisado. Si has organizado tu trabajo omitiendo este hecho es que no te sabes organizar bien y no tienes en cuenta los condicionantes, por lo que no eres buen/a profesional».

La autoridad te la da la Dirección de la empresa.

Si la Dirección deja claro (con palabras y también con hechos) que tienes autoridad para trabajar, entonces puedes realizar tu trabajo con tu propia planificación.

Si la Dirección se une a quienes dificultan tu labor y no te apoya, entonces tu trabajo pende de un hilo y dependes de la suerte mientras te dure.

Claro, si la Dirección contrató a alguien a quien llama «Facility Manager» para que reserve los restaurantes y los hoteles, es difícil que respalde cortes eléctricos para el mantenimiento.

La autoridad marca el tono. La herramienta de la responsabilidad.

Hablaremos de ello en otro artículo, pero baste mencionar que si la Dirección te apoya, el tono que te rodeará cada día será muy diferente al que tendrías si no te apoya.

He visto situaciones en las que una persona ha perdido la llave de su armario, y llama al FM para que le dé una copia.

El FM se acerca al puesto para comprobar qué armario es y poder identificar la llave a buscar, y en ese momento los empleados (incluida la empleada que había perdido la llave) montarle una bronca absurda al FM diciéndole que «si tardas tanto es que no puede trabajar» con unos malos modales que no se han de permitir.

Si el FM hubiera tenido respaldo público por parte de la Dirección en situaciones similares, el tono hubiera sido otro, seguro.

¿No se puede hacer nada?

Sí, y hablaremos de ello en otro artículo.

Pero, por ahora, piensa en el concepto de «responsabilidad».

Si en vez de encontrarte con la situación en que esa empleada llama con tan malos modos al FM «¡Eh, que he perdido la llave de mi armario, tráeme una copia de la llave YA, que si no no puedo trabajar!», imagina que el FM llega con un impreso y le dice «Ok, firma aquí con tu nombre afirmando que solicitas una copia de la llave porque has perdido la que la empresa te dio, y lo registro en el sistema. Cuando lo notifique a Dirección, te traigo tu copia, y ten más cuidado esta vez».

¿Notas la diferencia?

Hablaremos de ello.

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