Soluciones tecnológicas para la gestión de ocupación de tu oficina.

Existen soluciones tecnológicas que te ayudan con la gestión de la ocupación de tu oficina (Imagen base original de Free-Photos)

Por múltiples motivos, puedes necesitar que el espacio de oficina tenga un nivel parcial de ocupación, o simplemente es que la oficina está directamente diseñada para que no todos los usuarios puedan estar en el mismo espacio al mismo tiempo.

Existen soluciones tecnológicas que te pueden ayudar a gestionarlo.

Vamos a ver en qué consisten.

Soluciones específicas o grandes programas.

Vamos a hacer esta distinción, ya que en este artículo nos vamos a referir a las soluciones específicas para este cometido.

Si utilizas alguno de los grandes programas de software de gestión de espacios, tendrás directamente la posibilidad de gestionar la ocupación con alguno de los módulos que incluya el programa, o de compatibilizarlo con algún sistema externo.

Pero si no tienes la posibilidad de utilizar ninguno de esos grandes programas, existen soluciones tecnológicas en el mercado que se han creado específicamente para ayudarte con la gestión de la ocupación de la oficina, y es el concepto que vamos a comentar aquí para que lo conozcas (si es que no lo conoces ya, claro está).

Medir y gestionar la ocupación de la oficina con ayuda de la tecnología.

Estos sistemas te ayudan a gestionar la ocupación de la oficina mediante 2 conceptos básicos:

  • Medición
  • Reserva de espacio o de puesto

La parte de medición es la que está más directamente relacionada con hardware, ya que se busca que sea una medición automática y objetiva, sin la necesidad de interacción por parte del usuario.

Efectivamente, existen contadores de personas similares a los que se instalan en las tiendas y en los centros comerciales para medir el aforo y la cantidad de personas que han entrado en la tienda en un día, etc.

Pero en el caso de la oficina, la complejidad es algo mayor porque no solo te interesa saber cuántas personas hay en la oficina, sino dónde están.

Son varios los sistemas comerciales que existen, y no vamos a detallarlos aquí, pero el concepto que se suele usar es el de valerse de sensores que detectan la presencia de las personas en un cierto rango de proximidad del sensor activo.

¿Para qué sirve esto?

Te lo explicamos en breve, pero vamos a comentar antes el otro concepto de «reserva de espacios o de puestos».

Y es que gestionar la ocupación de una oficina debe contemplar la realidad de que un puesto de trabajo ocupado por una persona no lo está por otra.

Hasta ahora, este concepto se ha usado sobre todo en oficinas ideadas para que no todos los empleados estén en la oficina al mismo tiempo, y también para organizar el uso de las salas de reuniones.

Es decir, que si tu oficina tiene 25 puestos de trabajo y sois 45 posibles usuarios, siempre habrá un mínimo de 20 personas que no podrá estar en la oficina. Quién está y quién no se gestiona mediante sistemas de reserva de puestos.

En la Realidad actual, por motivos sanitarios es muy probable que oficinas con un aforo teórico determinado se vean en la necesidad de reducirlo, y para ello es común la táctica de dejar puestos físicos vacíos entre puestos ocupados para intentar asegurar que entre las personas haya una distancia que dificulte los contagios.

Para ello, se van habilitando puestos reservables y no reservables intercalados para dejar puestos existentes vacíos a modo de distanciadores.

Al hablar de reserva de puestos, podemos entenderlo tanto desde el lado del usuario que pueda reservar un puesto habilitado para ir a la oficina, como también desde el lado de la empresa o del/a Facility Manager o de responsables de Recursos Humanos que van organizando los turnos de trabajo e indicando a cada persona qué día tiene que ir a la oficina y dónde ha de sentarse (y dónde no).

Hacerlo claro visiblemente.

Muchos de estos sistemas incluyen una App que el usuario de la oficina consulta en su smartphone, o paneles visuales que se sitúan a la entrada de la oficina con planos indicativos de puestos inhábiles o codificación de puestos, etc.

Dependiendo de la complejidad de la oficina, esto puede ser suficiente o puede ser que los usuarios se confundan demasiado o les cueste encontrar el puesto en que se puedan sentar.

Para ayudar a la claridad de uso, es recomendable que físicamente se marque de alguna manera clara o incluso limitante qué tipo de puesto estás viendo.

Desde marcar físicamente la mesa con algún tipo de señal que indique que ese puesto no se pueda ocupar, hasta retirar la silla o dejar sin electricidad o comunicaciones esos puestos específicos (si la instalación lo permite) o retirar los ordenadores de esos puestos (si se trata de ordenadores fijos en la oficina)…

Es decir, la idea es que, más allá de que la persona tenga un plano codificado que indique la cualidad de cada puesto, suele ayudar que a la vista sea fácil identificar en qué puestos no se puede sentar, para evitar errores.

La combinación de la medición y la reserva de puestos.

¿Recuerdas que hace unos párrafos nos preguntábamos para qué servía eso de que unos sensores detectasen la presencia de personas en un rango de alcance relativamente corto?

Se trata de que la medición sea automática y no dependa de la interacción activa del usuario.

Si cada mesa tiene un sensor, y se activan los sensores específicos de cada puesto habilitable, al sentarse la persona en su sitio, el sensor la detecta y lo refleja en el sistema.

Si el alcance del sensor es muy grande, puede darse la circunstancia de que la persona se siente en otro sitio y el sensor la detectase por error.

Si el sensor tiene algún tipo de indicador luminoso, también puede servir para ayudar al usuario a saber dónde sentarse y dónde no.

¿Es necesario tener sensores y tecnología?

La tecnología no va a funcionar sola, es una ayuda para las personas que gestionan la oficina.

Si no tienes sensores, simplemente dependerás de la acción de cada usuario que notifique en qué puesto se ha sentado y verifique que se corresponde con el que tenía asignado o reservado.

Del mismo modo, todos estos sistemas son más útiles cuanto más complejo es el modelo de ocupación.

Por ejemplo, si cada persona tiene su puesto asignado, y lo que se hace es decir que cada día vaya un tercio de los usuarios de tal manera que siempre queden puestos vacíos que garanticen la distancia sanitaria entre personas, lo único que hay que hacer es configurar las listas de asistencia de manera que se cumplan con los requisitos, y ya está.

Pero según se va haciendo la situación más compleja, la tecnología te ayuda a la organización.

No es imprescindible, pero puede ayudar muchísimo, hasta el punto de haber tanta diferencia en la dificultad de gestión que la puedas considerar imprescindible, dependiendo de cada caso.

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