¿Los procedimientos en Facility Management agilizan o ralentizan?

Los procedimientos en Facility Management pueden agilizar o entorpecer (Imagen base original de Beatriz Pérez Moya)

Nos hemos encontrado con situaciones muy diversas, y la respuesta a la pregunta es, como tantas otras veces, «depende».

Vamos a comentar de qué depende.

Ni tanto ni tan poco.

Por una parte, están quienes aborrecen los procedimientos y no tienen ninguno, van sobre la marcha, trabajando de memoria, ya, ya, ya mismo, ya….

Por otra parte, están quienes siguen unos procedimientos trabajosos que pueden exceder por sí mismos la entidad del propio trabajo al que se le aplica el procedimiento.

Son estos últimos quienes han generado un cierto rechazo por parte de algunos sectores de la profesión que acaban haciendo la broma de que cuando un Facility Manager hace algo, se convierte en «Difficulty Manager» porque complica cualquier cosa sencilla con un montón de tareas y tablas.

En sentido contrario, hay quienes consideran que aquellos que no rellenan montones de tablas y documentos para realizar cualquier tarea no son profesionales, y dicen aquello de que «no hacen Facility Management».

Cuestión de escala, de proyecto y de estructura.

La clave de todo esto se encuentra en la escala.

Y al decir esto, es fácil que muchas personas interpreten que se se trata de la escala del proyecto, y es así, pero solo en parte.

Parece fácil de entender que si el proyecto consiste en algo de poca entidad, hacerlo directamente es más ágil que empezar con procedimientos farragosos, mientras que si el proyecto es complejo, la falta de procedimientos puede llevar al fracaso.

Aquellos que trabajan «ya», «directamente», «de memoria», «sin perder el tiempo»… suelen tener muuuuuuchas dificultades para gestionar proyectos grandes y complejos, ya que su forma de trabajar se basa en actuar y «a otra cosa», dando por zanjado el asunto y olvidado lo antes posible.

Sin embargo, en proyectos más grandes ya no vale esa manera de trabajar.

Para empezar, existe la coordinación con más profesionales, clientes, etc, y no se puede ir de cabeza porque no funciona.

Y por otro lado, trabajar de memoria y sin documentar las cosas acaba generando un descontrol imposible de reconducir si no se acaba por parar y empezar de nuevo, esta vez procedimentando.

Pero no se trata solo de la escala del proyecto que se esté acometiendo, sino de la estructura de quien intervenga.

No es lo mismo que una empresa (o una persona) tenga 3 proyectos que acometer de escasa escala y que pueda tenerlo todo en la cabeza, que una empresa grande que tenga decenas de proyectos de escasa escala.

Si tu trabajo este mes ha sido ir a cambiar una luminaria que parpadeaba, puedes procedimentarlo como quieras.

Pero si tu trabajo este mes ha sido ir a cambiar una luminaria que parpadeaba, pero para una empresa con cientos de avisos de mantenimiento, aunque la complejidad de tu actuación sea baja, es necesario que documentes todo lo suficiente como para que la empresa pueda encuadrarlo dentro de su actividad general, más compleja.

A muchas personas que trabajan en multinacionales les pasa que han de pedir permiso para muchas cosas a la sede central, y han de esperar la respuesta para poder hacer algo que muchas veces requiere de más rapidez de la que este sistema les otorga.

Es frustrante, pero ocurre que en la sede central se están recibiendo peticiones similares desde muchos países, y se han de estudiar todas para contestarlas.

Por este motivo, además, la respuesta de la sede central es tan a menudo que «necesitan más información» para poder decidir, y cuando esperabas una respuesta «sí» o «no», lo que ocurre es que has de ponerte a definir más documentos para añadirlos a tu solicitud, y el tiempo sigue pasando…

Y tal vez aquello para lo que pides permiso sea algo tan leve que te hierva la sangre por esperar, pero imagina que no hubiera procedimientos para la solicitud, e imagina lo que tardaría la empresa en tener problemas y hasta cerrar.

Evidentemente, las multinacionales tienen cada una su propio carácter, y las hay que centralizan cualquier decisión que haya que tomar por insignificante que sea, y las hay que generan delegaciones con una mayor capacidad de decisión y así logran una agilidad mucho más alta, pero aún así, existen procedimientos organizativos necesarios.

¿Qué opinas tú, cuál es tu experiencia?

Será muy interesante que nos dejes tu comentario acerca de este asunto, ya que suele haber muchas opiniones y cada cual tiene sus motivos.

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