¿Es relevante económicamente para la empresa la gestión de la oficina?

La relevancia económica del Facility Management para la empresa requiere de análisis.

Es común decir que el Facility Management es muy importante porque trata el «segundo centro de coste» de las empresas.

Pero vamos a analizar un poco más qué es eso y qué es lo que no se suele decir.

¿Qué es eso del «segundo centro de coste»?

Es algo estadístico, y a veces es cierto, a veces no lo es.

Un «centro de coste» es una manera de referirse a un conjunto de costes asociados a un concepto general.

Lo más habitual es que el primer centro de coste de una empresa sea el de los costes asociados a empleados, como puedan ser los salarios y todo lo que conllevan.

Y en segundo lugar se suele hablar de la parte inmobiliaria de la empresa.

A veces se separa el coste energético, otras veces no tiene mucho sentido.

En resumen, lo que se quiere señalar con esas expresiones es que habitualmente las empresas en lo que más gastan es en personal, después en inmobiliaria, y después en energía.

Segundo centro, muy lejos del primero.

Volvemos a hablar estadísticamente, ya que no siempre es así, pero también lo habitual es que, si bien el Facility Management se refiere al segundo centro de coste, la diferencia con el primero suele ser abismal.

Es frecuente que no pase del 8% de los costes de la empresa, mientras el primer centro suele rondar el 90%, aunque, repetimos, a veces no se cumple nada de esto.

El asunto es que, aun siendo el segundo centro de coste, su lejanía con el primero es tanta que tiene sentido plantearse si se trata de algo realmente relevante para las empresas prestar atención a la gestión de su oficina.

¿Se trata solo de hablar de costes?

El Facility Management NO es una commodity.

No es lo mismo una buena gestión que una mala gestión del espacio de trabajo.

Y es que, además del concepto «coste» hay otro: «retorno«.

La gestión de la oficina es un ejemplo claro, y para entenderlo hay que pensar en el core business de la empresa.

No es el core business pero sí que influye en él.

Aquí tenemos el punto clave de todo esto.

La Dirección de una empresa ha de contemplar todos los aspectos que a ella se refieren, y no solo puntos parciales.

Por tanto, ha de analizar cómo el funcionamiento de unas partes de la empresa afectan a las otras.

Y la calidad de la gestión de la oficina puede afectar (a veces mucho) a la propia productividad y facturación de la empresa.

Vuelve el concepto de «retorno», pero de manera algo indirecta.

Si piensas en la calidad del espacio de trabajo, entiendes que influye en la productividad de las personas, y esa productividad está directamente relacionada con la de la empresa, con su core business o negocio principal.

Por ejemplo, la ergonomía del mobiliario tiene una incidencia clara en el número de bajas laborales, del mismo modo que la iluminación la tiene en el nivel de cansancio y de sueño, o la acústica en el nivel de estrés, o la limpieza en el nivel de salubridad, al igual que la ventilación.

La elección de materiales, el diseño, el mantenimiento, el nivel de servicios… Todo ello sirve para que las personas que trabajan en la empresa puedan realizar su labor de la mejor manera posible, con las herramientas (en lo que se refiere al espacio de trabajo) lo más adecuadas posible, para que lleguen lo más lejos posible y pasen su tiempo en la oficina de la mejor manera posible.

De modo que no se trata de ver el Facility Management solo como un centro de coste, sino de analizar su impacto en la productividad de la empresa.

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