Tener la oficina permanentemente de manera provisional.

La oficina provisional no puede estar siempre provisional (Facility Managment)
Tener la oficina en permanente estado de «provisional» no es solución. (IMG. Base: Piviso).

Desde el año 2008, aproximadamente, la duración de los contratos de alquiler de las empresas para sus oficinas se ha recortado de manera considerable.

Tanto es así, que cualquier retorno de inversión se convierte en discutible.

Entonces ¿qué se puede hacer?

¿Es necesario asumir pérdidas en Facility Management?

Es probable que esperases leer inmediatamente algo así como «claro que no», pero realmente la respuesta a esta pregunta no es tan rotunda.

El retorno de Facilities Management no se ha de considerar de manera aislada.

Tal como indicamos en el artículo en que hablábamos del retorno de inversión en FM, hay que revisar para qué se tiene un departamento de Facility Management.

Se tiene para que los espacios de trabajo funcionen, de manera que los empleados de una empresa puedan realizar su trabajo y, por tanto, generar ingresos para dicha empresa.

Por tanto, la rentabilidad de un departamento de FM ha de medirse en relación a la rentabilidad que genera, y aquí hablamos ya del «core business» de la compañía.

La dificultad de los retornos de inversión es una cosa, el trabajar en modo precario es otra.

Como decíamos antes, la corta duración de los contratos de alquiler llega a convertir en discutibles (o incluso en inviables) a muchas actuaciones que podrían considerarse lógicas en otras circunstancias.

Tanto es así que, en los últimos años se ha convertido en tendencia algo que hasta no hace mucho era difícil de ver: buscar oficinas remodeladas para ocuparlas directamente.

Si echas un ojo al artículo en el que te animamos a preguntarte qué dice tu contrato de alquiler para cuando dejes el local en el que estás de alquiler ahora, verás que es muy habitual que los «caseros» o «landlords» obliguen a aquellos inquilinos que se marchan de uno de sus locales, a dejarlos en el mismo estado en que los encontraron, lo que suele significar, al menos, que deben quedar diáfanos, sin pavimento y sin instalación eléctrica para puestos de trabajo.

Esto es porque, tradicionalmente, las empresas que alquilan un local prefieren recibirlo diáfano para poder adecuarlo, desde cero, a sus necesidades.

En otros casos, se consideraba siempre una partida inicial en los presupuestos de implantación dedicada a demoler y desmontar aquello que pudiera haber dejado un anterior inquilino en el local.

Pues bien, ahora ya no está tan claro el sentido de estas cláusulas contractuales.

En nuestra experiencia, son ya varios los clientes que buscaban oficinas sin desmontar, para directamente ocuparlas.

Costes de implantación cercanos a cero.

El sentido de todo esto es reducir los costes de implantación todo lo posible, llegando a «coste cero» si existe la posibilidad.

Para ello, las empresas han de estar dispuestas a adaptarse a lo que encuentren, a lo que hayan dejado otras empresas que usaron ese espacio anteriormente, y que lo adecuaron a sus necesidades.

Se ha pasado de la «tolerancia cero» respecto al programa de necesidades, a un «me vale casi cualquier cosa que pueda encontrar si no me cuesta dinero».

Así, vemos ahora oficinas en las que hay diferentes tipos de espacios, diferentes tipos de mobiliario, de acabados, simplemente porque una parte ya estaba hecha y otra parte se ha completado, siguiendo los mismos criterios de austeridad de gasto que llevaron a elegir el local.

Sí, sí, sabemos que en redes sociales como LinkedIn, y en los congresos profesionales se repite hasta la saciedad que las empresas valoran muchísimo el espacio de trabajo, el bienestar de sus empleados, etc.

Pero cualquiera que esté en el mundillo profesional habrá oído aquello de «aquí se viene a currar (expresión en España de «aquí se viene a trabajar»)», seguida de una serie de argumentos que dejan bastante claro que el espacio de trabajo no les importa tanto, ni tampoco el bienestar de sus empleados.

El error está en separar conceptualmente la oficina de la actividad.

Volvemos hacia atrás en el artículo y repetimos que la oficina no es un ente aislado dentro de lo que es una empresa.

Es un espacio que sirve para que los empleados desarrollen un trabajo para la organización.

Si se entiende la oficina como un gasto, como algo que no aporta valor a la empresa, el «coste cero» es su objetivo a cumplir.

Si se comprende que la oficina es un medio productivo, que sirve de soporte para que las personas (que son el medio productivo más importante) puedan realizar el trabajo para la empresa, entonces todo cambia.

Todo cambia, porque emplear dinero y recursos en que el espacio de trabajo sea mejor revertirá en mayores beneficios para la empresa, entendiendo el término «mejor» de manera diferente en cada caso.

Si para tu actividad necesitas un cierto número de salas, o un nivel de aislamiento acústico, o una cantina de determinadas características, pues es tu programa de necesidades, pensado para que la empresa funcione lo mejor posible.

Ese debe ser el objetivo, y eso pasa por las personas y su bienestar.

Aunque no llegue el retorno de inversión, estar siempre de manera «provisional» no es la solución.

Dado que la duración de los contratos de alquiler es tan corta, y que las inversiones no tienen tiempo de dar su retorno, hay empresas cuya actitud es la de permanecer siempre en estado «provisional».

Es decir, que su «estrategia» es que, para el tiempo que van a estar en el local, se apañan como sea, sin hacer ninguna mejora para su propia productividad.

Como al cabo de poco tiempo se cambia a otro local, y luego a otro… lo que se establece es una «provisionalidad» permanente, de manera que el espacio de trabajo nunca es el adecuado para la actividad.

La preocupación de estas empresas no es la idoneidad del espacio ni el bienestar de los empleados.

Al contrario, están siempre preguntándose si podrán pagar menos de alquiler en otro sitio, o si podrían hacer lo mismo con menos empleados, con menos sueldos o con salarios más bajos…

En este sentido, sí que se integra el espacio de trabajo dentro de los principios de la empresa, como puede verse.

Pero el caso es que, con esta actitud, lo que consiguen es bastante poco, y negativo, ya que su medio productivo más importante (las personas) no disponen de las herramientas más adecuadas en el espacio más adecuado, y por tanto su rendimiento baja tanto que deja en ridículas las cifras de los espacios de trabajo que tanto preocupan a la empresa.

La permanente precariedad, aduciendo que es «provisional», lleva a que los medios productivos no producen lo suficiente, y la misma teoría de elongar el aguante de los empleados mediante condiciones laborales cada vez más deplorables acaba en unos resultados numéricos negativos, aunque se maquillen de manera temporal para hacer ver que la «estrategia» da resultados.

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