Cómo medir la rentabilidad de un departamento de Facility Management.

Cómo medir la rentabilidad de un departamento de Facility Managemet

La rentabilidad de un departamento de FM no está en su propia cuenta de resulados (IMG. base: Tero Vesalainen)

Si entiendes el departamento de Facility Management como un ente aislado que ha de ser rentable por sí mismo, puedes estar incurriendo en un error de cara a la empresa a la que da servicio.

Las cuentas del departamento de Facilities Management no suelen ser positivas.

Cuando acaba un cierto ejercicio, pongamos por ejemplo un año, se puede analizar el balance entre los gastos y los ingresos de una organización, o de cada una de sus partes.

Si analizas las cuentas de un departamento de FM, es muy difícil que puedas cuantificar ingresos directos.

No es extraño, ya que lo mismo sucede con otros departamentos de las empresas. Piensa, por ejemplo, en cuáles son los ingresos de un departamento de Contabilidad, o cómo mides la rentabilidad de un departamento de Compras.

El extracto de un departamento de FM suele ser un listado de gastos en el que se refleja en qué se ha empleado el dinero que la empresa ha concedido a este área.

Por tanto, la rentabilidad directa de un departamento de Facility Management en una empresa es muy difícil y altamente infrecuente.

La rentabilidad del Facility Management medida en ahorros no está realmente enfocada.

Ya que en un departamento de FM (nota que nos estamos refiriendo siempre a los departamentos internos de Facilities Managers, no a las empresas de servicios de FM) no suele haber ingresos como tal, es frecuente que se mida la «rentabilidad» mediante la evolución de sus cuentas a lo largo del tiempo.

Esto significaría que, si el año pasado el departamento tuvo unos gastos de 100 y este año los ha tenido de 80, ha habido un «ahorro» de 20 de un año a otro.

¿Es adecuado establecer este criterio de medición?

Pues no del todo.

¿Y eso, por qué?

Volvamos a preguntarnos cuál es la razón de ser de un departamento de Facility Management para establecer un criterio de rentabilidad.

¿Qué hace el departamento de FM de tu empresa?

¿Para qué fue implantado en la compañía?

¿Para ahorrar?

Si la respuesta es algo así como «para gastar menos en la factura de la electricidad» o «para gastar menos en limpieza», piensa entonces durante cuánto tiempo tiene sentido mantener el departamento.

Es decir, una vez renegociados los contratos de electricidad o de limpieza, ya está hecho el trabajo.

Como ves, hablar en términos comparativos (como «gastar menos») solo tiene sentido en el corto plazo, porque hay un límite al que se llega más o menos rápido dependiendo de la fiereza de la negociación.

Si tu empresa estaba gastando 100 en limpieza, creas el departamento de FM, éste renegocia el contrato y lo deja en 80, ya ha ahorrado 20.

Si sigues pensando que la razón de tener Facility Managers en tu empresa es reducir gastos en limpieza (por ejemplo), ¿qué van a hacer al año siguiente, renegociar otra vez para bajar de 80 a 70?

Piénsalo.

Puedes pensar que, si esto sucede, ¿por qué no bajaron a 70 directamente a la primera?

Pero sobre todo, piensa en el recorrido del departamento, ya que ¿hasta dónde crees posible llegar? ¿Qué pasa los años sucesivos? ¿Van a bajar de 70 a 60, y luego a 50…? ¿Hasta dónde? ¿Y qué pasa si llegan hasta el 0?

Habrá un punto en el que ya los ahorros sean insignificantes de un año a otro, y el coste de mantener el departamento, entonces, o se justificaría.

¿Para dar servicio a la propia empresa?

Esta es la razón de ser de tu departamento de FM.

Y por tanto, es la base de criterio para entender su rentabilidad.

Sus cuentas internas son negativas, pero eso no significa que no sea rentable para la empresa.

El departamento de Facility Management es rentable en función de los resultados que posibilita para la empresa.

Tu empresa se dedica a algo, y ese algo es su «core business».

Para realizar su actividad, tu empresa necesita unos condicionantes, unos requisitos, cubrir unas necesidades para funcionar.

En general, cubrir esas necesidades, esos requisitos, cuesta dinero.

El departamento de Contabilidad no ingresa dinero, pero necesitas contabilidad en la empresa ¿no es cierto?

Del mismo modo, necesitas un espacio de trabajo que reúna una serie de condiciones tanto de configuración como de funcionamiento.

Así, tu espacio de trabajo no solo ha de cumplir Normativa en sus condiciones espaciales (alturas, recorridos de evacuación, anchura de pasillos, condiciones de Accesibilidad, etc.), sino que también necesitará una serie de servicios (limpieza, mantenimientos de instalaciones, etc.) para poder funcionar.

Todo esto necesita de una gestión, y para eso está el Departamento de Facility Management.

Un gasto más elevado del departamento de FM puede, perfectamente, significar más rentabilidad para la empresa.

Por tanto, como estamos viendo, es perfectamente viable pensar que el incremento de gasto dentro del departamento de Facility Management signifique una mejora en la producción de la empresa , una mejora en su «core business», y por tanto, sea rentable en términos generales, aunque no lo sea en términos internos del departamento.

Y también puede ocurrir lo contrario, que bajar los costes del departamento de FM signifique un deterioro en las condiciones de trabajo que afecte negativamente al «core business», y por tanto, ese ahorro de costes interno del departamento de FM no sea un ahorro real para la empresa, sino todo lo contrario.

¿Lo ve así tu empresa?

Llegados a este punto, cabe preguntarse si tu empresa realiza este análisis que hemos hecho aquí, o no.

Si lo hace, se abre la puerta a un gran número de preguntas, muchas de las cuales tratamos en Easaedro.

Si no lo hace, el departamento de FM es considerado un gasto, y su existencia solo se justifica durante un cierto tiempo.

Además, si se entiende solo como un gasto, la asignación de recursos, empezando por las personas, tenderá a reducirse al máximo, ya que no se necesita la misma preparación profesional para renegociar a la baja los contratos de servicios desde una posición de predominio (cliente-proveedor), que para, realmente, gestionar y hacer Facility Management.

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