¿Se puede compatibilizar la gestión de la oficina con otras actividades?

A veces se plantea que la persona que gestiona la oficina tiene otras tareas dentro de la empresa.

No todas las empresas pueden permitirse tener personal en plantilla dedicado exclusivamente a la gestión de sus espacios de trabajo.

Es frecuente que se considere la gestión de la oficina como una parte más de la actividad de algún puesto dentro de la empresa.

La figura de Office Manager.

En Easaedro nos referimos muy a menudo a las figuras de Facility Managers y de Office Managers.

Realmente, lo que nos interesa tratar es la gestión de los espacios de trabajo, los edificios de oficinas, etc., y no os preocupa la denominación ni los cargos.

Pero sí que tiene sentido hacer esta doble mención porque puede dar la sensación de que los espacios de trabajo solo los gestionen FMs, cuando la realidad es que eso no es así.

Tal vez la diferencia más clara entre Facilities Managers y Office Managers es que en el caso de FM son personas contratadas para dedicarse a la gestión de los espacios de trabajo (y más cosas, como las flotas de vehículos, mensajería, vigilancia, etc.) mientras que en el caso de OM se trata de personas que tienen una actividad principal dentro de la empresa, y además, gestionan la oficina.

Al igual que en caso del Facility Management, el Office Management está plagado de estereotipos, y podemos encontrarnos con casos frecuentes, pero cada empresa plantea el puesto como quiere.

Así, sin que sea una norma, es habitual encontrarse con que la gestión de la oficina la lleva una persona que también se encargue de las tareas de Recepción, viajes para el personal de la empresa, incluso de una parte de la agenda de una parte de la Dirección…

Es decir, que no es difícil encontrar casos en que se entiende que el puesto de Office Manager sea una especia de cajón de sastre para todas esas actividades que no están específicamente incluidas en ningún otro puesto de la empresa.

Heterogeneidad de temas a gestionar.

Esto implica que al final esa persona gestiona temas que son muy variados y diferentes entre sí, tanto en importes como en el modo correcto de gestionar.

Comprar papel para la impresora de la oficina o bolígrafos es diferente de gestionar reservas de hotel, y esto es diferente de gestionar el agua potable de las fuentes de la oficina, y todo ello es muy diferente de gestionar el servicio de limpieza, el de documentación, la flota de vehículos, los mantenimientos de las instalaciones, mudanzas, etc.

Exigencia en la calidad de la gestión.

Si se pretende ser coherente, la exigencia en la calidad de la gestión de la oficina ha de ir en consonancia con los medios y las capacitaciones de las personas.

Echando un vistazo a las ofertas de trabajo en las que se solicita Office Manager, podrás ver que los requisitos que se piden están habitualmente encabezados por la exigencia de un alto nivel de idiomas, y después puede haber mucha variedad, pero con menos valoración para la asignación del puesto, si bien suele solicitarse de manera habitual un manejo ágil de los programas ofimáticos más habituales.

Ninguna de las capacitaciones que se solicitan para la selección de Office Manager suelen ir en línea con la gestión del espacio de trabajo, y si están en la lista, suelen tener muy poco peso en la decisión.

Si la empresa lo hace así es porque entiende que es lo que más le interesa, por lo que, siendo coherente con sus propias decisiones, no tiene sentido luego quejarse de los asuntos relativos a la gestión de la oficina, ya que nunca le dio mucha importancia.

Si la persona que ocupa el puesto de Office Manager tiene una gran capacidad en el campo de la gestión del espacio de trabajo suele ser un añadido que se encuentran por casualidad, pues no lo valoraron a la hora de la selección de personal.

Capacitación, tiempo y recursos.

Pero no se trata solo de capacitación, sino también hay que entender que en estos puestos de trabajo se entiende que la gestión de la oficina es una tarea más de entre otras tantas que esa persona tiene que hacer.

Si un/a Facilties Manager que esté muy capacitado/a haciendo una estupenda labor en una empresa, se cambia a otra empresa en la que tiene que hacer una cierta cantidad de actividades y, además, gestionar la oficina, es fácil suponer que la calidad de su gestión bajará.

La contradicción de los presupuestos.

Supongamos que la empresa considera que las actividades principales de sus Office Managers son de atención telefónica, reservas de viajes, y material de oficina (papel, bolígrafos, tinta para las impresoras…)… y que, como añadido, gestionar el espacio de oficina (instalaciones, mudanzas, adecuaciones del espacio…).

Entonces, ¿cuánto dinero maneja ese/a Office Manager?

Se da la paradoja de que la cantidad de dinero que gestiona con el material de oficina y consumibles es muy inferior a lo que cuesta, por ejemplo, una mudanza o una adecuación del espacio, o la renovación del mobiliario de la oficina…

Es decir, que lo que consideran que son sus actividades secundarias o añadidas a las principales suponen unos presupuestos mucho más elevados que el de las principales.

Por tanto, financieramente hablando, las actividades secundarias de Office Managers en la gestión de los espacios de trabajo tienen mucho más peso que las que consideran primordiales.

Esto desemboca en que una mala gestión de un/a Office Manager en una obra de adecuación de la oficina, por ejemplo, tiene mucha más relevancia (aunque sea ocasional) para la empresa que su labor diaria habitual en términos de incidencia económica y cuentas de resultados.

Es decir, a muchos/as Office Managers se les contrata por su alto nivel de idiomas, pero se les despide por una mala gestión puntual en algo de presupuesto más elevado que su actividad habitual.

La externalización requiere gestión interna si se quiere hacer bien.

Muchas empresas caen en pensar que todo esto se arregla externalizando la gestión de la oficina, y lo hacen sin más.

Se pueden externalizar muchas cosas, y una buena externalización puede tener unos resultados excelentes en la gestión de la oficina para la empresa.

Pero para que eso ocurra hay que contar con gestión interna.

Es decir, la externalización requiere de gestión interna, si se quiere hacer bien y tener el control de la propia oficina.

Por tanto, la persona que ocupe el puesto de Office Manager tendrá los conocimientos y las capacidades necesarias para poder realizar esa gestión, y esos conocimientos y capacidades pueden tener que ser diferentes de lo que serían necesarios para actuar directamente sin externalizar.

Esto significa que la empresa debe alinear su estrategia de externalización con las capacidades y recursos de su personal interno, y es algo no tan habitual como debiera.

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