Gestión de espacios en entornos de trabajo y oficinas.

Gestión de espacios de trabajo y oficinas

Los espacios de trabajo necesitan de mucha gestión

Los entornos de trabajo no son algo acabado, no son algo inerte, sino que evolucionan al igual que los modos de trabajar y que las personas que los ocupan y usan.

Vamos a ver qué es esto de la gestión de espacios, para no confundirlo con otras cosas, como se hace tan a menudo.

Los espacios de trabajo requieren de gestión constante.

Pues sí, resulta que después del trabajo y el estrés que te ha supuesto crear un espacio de oficina, no has terminado.

No, ni de lejos.

Se abre ahora ante ti todo un nuevo mundo relativo a ese espacio que has conseguido crear: su propia gestión.

Las empresas están afectadas por la evolución de los mercados, de las formas de trabajar, de la tecnología, del comportamiento de los usuarios del espacio, y también de las ocasiones especiales.

Además, el espacio de oficina forma parte de una partida presupuestaria que suele ser importante dentro de una empresa: generalmente la que ocupa el segundo lugar, tras los gastos de personal.

Por eso cada vez más las empresas van prestando atención a cómo se gestionan sus espacios de trabajo para obtener un mejor rendimiento, tanto directamente financiero como en la productividad a través de los empleados que allí trabajan.

Si no gestionas tu espacio de oficina, dejará de ser funcional muy, muy rápidamente.

 

Qué es la gestión de espacios.

Se trata, por una parte, de mantener el entorno productivo activo, y por otro lado, de ir implementando estrategias de mejora de rendimiento o de adecuación a la evolución de la empresa.

Es algo constante.

Muchas veces, como veremos un poco más adelante en este mismo artículo, se confunde la gestión de espacios con los proyectos especiales, y no es así.

Es necesario instaurar procesos tanto de acción como de medición para tener una imagen clara de cómo es el funcionamiento de esa oficina o ese centro productivo, y cómo se puede ir mejorando.

Un ejemplo claro de todo esto es cuando se aplican criterios de facturación interna relacionados con la superficie y el uso de la misma por departamentos, ya que se traducen los m2 a € mediante alguna fórmula matemática que se establezca, pero no es el único caso.

 

Quién realiza la gestión del espacio de trabajo en una empresa.

Idealmente la realiza alguien que trabaja en la empresa: el departamento de Facility Management.

También hay casos en los que se encarga de ello alguien que tiene, además, otras labores dentro de la empresa, y que incluye la gestión del espacio entre sus atribuciones: Office Manager.

Esto es así porque, como te decía antes, se trata de algo continuo.

Ahora bien, la gestión de un espacio de trabajo requiere de la intervención de especialistas en cada uno de los muchos campos específicos que abarca, y que tienen que ser externos: pero el liderazgo de la gestión, idealmente, lo debe tener la propia empresa a través de algún departamento interno.

Pero, debido incluso a que muchas veces no se comprende la propia naturaleza del Facility Management o de la gestión del espacio, se piensa que es algo “de obras” o se asimila a otras cosas, y no se considera importante que alguien de la propia empresa se encargue de ello.

 

La externalización en la gestión del espacio de oficina.

Como te decía antes, aunque el liderazgo de la gestión sea interno, se tocan tantos ámbitos que es necesario externalizar los servicios en especialistas de cada uno de esos ámbitos.

Mover una pared de sitio puede significar la intervención de albañiles, carpinteros, empresas de pavimentos, de techos, de electricidad, de comunicaciones, de audiovisuales, de protección contra incendios, de control de acceso, de pintores, cristaleros, etc.

Pero no solo en esos casos, sino también en la monitorización de las características del ambiente (calidad del aire, temperatura, energía consumida), o en la gestión de reservas de salas de reuniones, por ponerte ejemplos que no se refieren a una obra.

Actualmente hay muchas empresas que lo que hacen es externalizar toda su gestión de espacios, incluso el liderazgo de la misma.

En estos casos, lo que se suele hacer es buscar un gran proveedor que tenga mucha capacidad de subcontratación y que se “encargue de todo”.

Normalmente, cuando se llega a esta situación no es algo repentino, sino que desde el principio no se comprendió qué es la gestión del espacio y el modelo que se implantó en la empresa no era el idóneo, pudiendo ser directamente sustituido por un servicio externo.

En Easaedro entendemos que para que sea beneficioso para la propia empresa, lo mejor es que haya alguien interno dirigiendo la gestión, y nosotros le ayudamos a que su alcance sea mayor, aportando expertise en las áreas necesarias; pero hay opiniones para todo y modelos de gestión diversos, tal como te voy comentando.

 

El diseño, los proyectos y la gestión.

Podríamos pensar que el diseño inicial de una oficina no forma parte de la gestión de espacios, pero no es del todo cierto, o mejor dicho, no debe ser ajeno a ella.

¿No has oído nunca a alguien encargado de algún mantenimiento, por ejemplo, quejarse del diseño del espacio porque le dificulta (incluso le imposibilita) hacer bien su trabajo?

Podemos pensar que tal vez eso se deba a que el diseño inicial no tuvo la influencia necesaria de los futuros gestores de ese espacio (tal vez sí, o tal vez no: no generalizo).

Pero también hay relación entre el diseño y los proyectos especiales o puntuales que se llevan a cabo a lo largo de la vida de una oficina, y pensar en la gestión de espacios cuando se están ideando es realmente útil.

Por ejemplo, volviendo al ejemplo de mover paredes: imagina que se necesita hacer una sala de reuniones más grande de lo que es.

Si en el momento del diseño se quiso dar una imagen muy sólida de esa sala y se pusieron las paredes de hormigón armado, o de fábrica de ladrillo, mover esos tabiques va a suponer mucho dinero y muchos recursos a la empresa.

Pero si en el momento del diseño se pensó en la futura necesidad de flexibilidad en la distribución de la tabiquería de la oficina, probablemente se instalarían particiones más ligeras y más fácilmente desmontables (e incluso re-montables).

Como ves, aunque muchas veces se tratan completamente por separado, es mejor comprender que las cosas están relacionadas entre sí.

 

Los proyectos piloto como herramienta de gestión del espacio.

Tal como te explicábamos en el artículo dedicado a los proyectos piloto en FM, son una excelente herramienta para comprobar si una idea de mejora es acertada o no.

Como todo está relacionado, los proyectos piloto deben apoyarse en una buena monitorización, para medir y analizar los resultados parciales, o tomar decisiones a futuro.

Un ejemplo en el que esto se entiende siempre bien es con las salas de reuniones de las oficinas.

Es muy frecuente que haya quejas acerca de la dificultad de reserva de las salas, y a veces es un problema de gestión de reservas pura y dura que se resuelve, a menudo, con la instalación de algún sistema informático que facilite esa gestión.

Sin embargo, es más habitual que el problema sea más básico y profundo, y es que las salas existentes en la oficina no son útiles para el tipo de uso que los empleados demandan.

Efectivamente, esto seguramente acarreará hacer obras, pero… ¿qué hacer?

Se ha de realizar una monitorización de diversos aspectos en las peticiones de reserva de salas, como puedan ser las horas de máxima demanda y el número de ocupantes más habitual.

Los números hay que interpretarlos: cuando dices que puedes tener reunidas al mismo tiempo a 48 personas, puede ser que haya 1 sala para 48 personas, o que haya 2 salas de 24, o 3 salas de 16, o 6 salas de 8 personas, o 12 salas de 4 personas… o todo tipo de combinaciones intermedias.

Y no es lo mismo, ¿verdad?

La monitorización debe darte pistas acerca de si lo que pasa es que las salas que tienes son de aforo demasiado reducido para lo que se necesita en la empresa, o si lo que pasa es que se hacen reuniones de 4 personas en salas para 24 (quedando 20 sillas vacías), etc.

A partir de la interpretación de esos datos, suele ser muy útil, antes de ponerte a dividir todas las salas con tabiques móviles o a demoler paredes, hacer un proyecto piloto, hacer una prueba en una parte más reducida, con un coste más bajo que modificar todas las salas, y volver a monitorizar, a ver si ha surtido efecto el cambio o no…

Ves que todo está relacionado.

 

Conclusiones.

La gestión de espacios es algo necesario y continuo, no se refiere solamente a casos de obras y proyectos especiales.

La debe realizar (o al menos, liderar) personal interno de la empresa, que se apoyará en especialistas externos según la naturaleza de cada situación.

No es independiente del diseño de la oficina, porque éste influye directamente en la capacidad de ser gestionado del espacio en sí.

 

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