Gestionar la ocupación de la oficina con Bachmann IotSpot

Gestionar la ocupación de la oficina con Bachmann IotSpot

La ocupación presencial de las oficinas tiende a la variabilidad, de tal manera que ya no suele haber un puesto para cada persona ni cada persona ha de estar físicamente todo el tiempo en la oficina.

Esto ha hecho necesario incrementar la gestión de la ocupación de la oficina para permitir optimizar el espacio disponible al uso idóneo que la empresa necesite.

La tecnología supone una gran ayuda para llevar a cabo esta gestión, y hoy vamos a hablar de un sistema de los más conocidos en estos momentos: Bachmann IotSpot.

¿Qué es Bachmann IotSpot?

Bachmann IotSpot es un sistema de gestión y monitorización de ocupación de los puestos de la oficina mediante el mecanismo de reservas o booking.

¿Para qué sirve IotSpot?

Como decíamos, en la actualidad se tiende (y cada vez, más) a que haya en una oficina menos puestos de trabajo disponibles que personas empleadas.

Además, a esto hay que añadir las dificultades derivadas de la pandemia, que en muchos casos ha llevado a incrementar la distancia entre las personas en la oficina, reduciendo los niveles habituales de ocupación de los espacios.

Un mecanismo extendido para esto ha sido el dejar mesas vacías entre puestos ocupados, y también la organización de turnos para ir a la oficina.

En cualquiera de los casos, la gestión de la ocupación se ha acrecentado, y es aquí donde la tecnología ayuda.

Con IotSpot se gestiona y se monitoriza la ocupación efectiva de la oficina en tiempo real y ayuda a hacer previsiones a corto y largo plazo tanto a Facility Managers como a los responsables de Corporate Real Estate, tal como veremos a continuación.

De qué se compone Bachmann IotSpot.

Una de las características que en Easaedro hemos encontrado más particulares en IotSpot es la posibilidad de elegir (a la hora de implantarlo) entre diferentes niveles de control y de información.

La App es la interfaz de gestión de todo este sistema IotSpot de Bachmann

En cualquiera de los casos, la gestión se realiza mediante una aplicación gratuita disponible para los smartphones, tanto Android como IOS, y de algún terminal físico, pudiendo darse 3 combinaciones posibles:

  • Configuración 01:
    • App
    • Sensor indicador para la App (pegatina)
  • Configuración 02:
    • App
    • Sensor de presencia con indicador de ocupación o de «libre»
  • Configuración 03:
    • App
    • Sensor de presencia con indicador de «ocupado/libre»
    • Sensor de temperatura y humedad del ambiente

Vamos a ir detallando cada uno de ellos:

Configuración básica de IotSpot (pegatina):

La configuración más económica de Bachmann IotSpot es lo que ellos llaman coloquialmente «pegatina», y es que el sensor de ocupación es una pegatina que se coloca en la mesa, y que se comunica con la App del smartphone para que el usuario de la oficina sepa cuál es la mesa que le corresponde (la que haya reservado o la que le hayan asignado) a través de un esquema gráfico en la App.

Pegatina IotSpot de configuración básica sobre el tablero de una mesa

Es suficiente para realizar la monitorización, y su coste es sensiblemente más bajo que las otras opciones posibles.

Sin embargo, tiene un inconveniente claro, y es que los datos de ocupación se «rellenan» manualmente por parte del usuario, lo que implica que la monitorización puede caer en errores si el usuario no indica que haya ocupado su puesto o no avise (mediante la App) de que se marcha y lo deja libre para que otra persona lo pueda reservar.

En lugares en los que la picaresca rige muchos aspectos del día a día, alguien podría indicar que está en su mesa sin estarlo, ocupando en exceso un puesto de manera irreal.

Sin embargo, si en tu empresa esto no es habitual, puede ser suficiente para organizarte.

Configuración media de IotSpot (indicador luminoso):

La configuración más habitual del sistema IotSpot de Bachmann es ésta.

Se trata de instalar un sensor y un indicador en el puesto de trabajo.

Si bien este indicador luminoso puede instalarse de manera autónoma, en instalaciones nuevas lo habitual es que se integre en una regleta de Bachmann que le sirve como soporte, tal como se ve en la siguiente imagen en la que se ve IotSpot instalado en una regleta Desk de Bachmann:

IotSpot sobre regleta Bachmann

Ese indicador luminoso sirve para saber si el puesto está disponible para su ocupación (luminoso verde) o si está ocupado, bien sea porque esté fuera de uso (por ejemplo, por la pandemia) o bien porque esté reservado por otra persona.

En este caso, además de ser guiado(a) por la App hasta el puesto que se asigne o se reserve, el sistema de sensores detecta que la persona se encuentra efectivamente allí, y lo transmite al sistema de gestión de reservas, de modo que no se requiere de la acción del usuario.

Evidentemente, esta configuración tiene un coste más elevado que la de la «pegatina», aunque parte de ese coste, en el caso de las instalaciones de nueva implantación, se debe a la propia regleta Bachmann, por lo que se ha de considerar si es un coste de instalación eléctrica o del sistema de monitorización.

No obstante, como decíamos, es posible instalarlo en lugares en los que ya haya regletas, de manera separada, solo los sensores.

Configuración alta de IotSpot (con sensores ambientales):

Además de monitorizar la ocupación del puesto, IotSpot de Bachmann puede también incluir sensores de medición ambiental para saber la temperatura y la humedad de un espacio.

En realidad, es una configuración media (la que vimos en el punto anterior) a la que se le añaden algunos sensores extra para las mediciones ambientales.

Claro está que no se añade un sensor por puesto, sino cada varios puestos, pues la temperatura y la humedad se registran por espacios y no por mesas.

Es la configuración más costosa de las tres, pues incluye lo anterior más los sensores ambientales.

Cómo se contrata Bachmann IotSpot para su instalación.

Si quieres incorporar IotSpot a tu oficina, tienes 2 partes de costes a considerar:

  1. El material de instalación (sensores, regletas…), que se paga una vez.
  2. El servicio (se paga periódicamente).

Hay un tercer elemento, que es la App, que es gratuita, y que es la que permite la gestión de todo.

Si bien la App es sí es gratuita, para que funciones has de tener activado el servicio, y eso es lo que te va a costar un precio periódico, típicamente anual.

Si un año no quieres usar IotSpot, ese año no pagas, la App deja de funcionar, y los sensores estarían de adorno en las mesas.

Si después quieres reactivar el uso, contratas el servicio de nuevo y todo vuelve a funcionar.

Los elementos de hardware (los sensores) serán de tu propiedad, y te los podrás llevar si te cambias a otra oficina.

Posibilidades de integración de Bachmann IotSpot con otros sistemas.

Si bien uno de los puntos fuertes de IotSpot es su funcionamiento autónomo, también tiene múltiples posibilidades de integración con los sistemas de la empresa y del edificio, pudiendo llegarse a modelos mucho más complejos que las configuraciones explicadas.

Se pueden lograr integraciones complejas en función de las necesidades y conveniencias de cada caso

Por ejemplo, la aparición de planos con las mesas localizadas en monitores en la recepción de la oficina es muy habitual, y se puede configurar de muchas maneras, según mejor convenga en cada caso.

Ejemplo de uso de IotSpot de Bachmann

IotSpot funciona fuera de la red de la empresa.

Como decíamos, éste es uno de sus puntos fuertes.

No requiere de su integración en la red de la empresa para funcionar.

Los IotSpot llevan una tarjeta SIM como las de los teléfonos móviles, y según se activan buscan la red de cobertura móvil disponible y transmite por las redes (3G, 4G…).

Esto significa que no se requiere que el departamento de TI asigne direcciones IP a cada usuario, permisos de acceso restringidos a partes del sistema interno, etc.

Simplemente, se activa el sensor, se sincroniza con la App del smartphone y no interfiere en la red de datos interna, ni siquiera WiFi.

Esto no significa que se le dé a un botón y ya está, como veremos a continuación, pero sí significa una mayor simplicidad que otros sistemas que sí requieren de una participación más activa de los informáticos de la empresa.

Cómo se activa IotSpot de Bachmann una vez adquirido.

Como decíamos, la gestión de IotSpot es más sencilla e independiente de las redes de la empresa que otros sistemas, lo que no significa que funcione solo.

Una vez se ha adquirido el sistema, al departamento de TI se le confiere un poder de gestión en lo que se refiere a dar de alta a los usuarios que vayan a poder utilizar la App.

Para estas altas (y bajas) sí que se requiere de una gestión entre los responsables de Informática de la empresa y los técnicos de IotSpot.

Una vez un usuario ha sido dado de alta, ya puede usar la App y, a partir de ahí, el departamento de TI ya no tiene que gestionar nada, pues el sistema de reservas ya lo utiliza el usuario directamente.

Al requerir de información identificativa, el sistema hace hincapié en el cumplimiento de los reglamentos que garanticen la protección de datos según las legislaciones vigentes.

¿Lo has probado? ¿Cuál es tu opinión?

Si has utilizado el sistema IotSpot de Bachmann o tienes cualquier comentario, estaremos encantados de leerte en la caja de comentarios.

¡Nos leemos!

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