Office Manager: Cómo afrontar funciones que no esperabas sin desesperarte.

A veces, tus funciones como Office Manager no son exactamente las que esperabas (Imagen base original de Antonino Visalli).

Tienes tu mente preparada para las tareas que esperas tener que realizar como Office Manager en tu oficina, y de repente, la Dirección te encarga algo que no tenías contemplado en tu lista.

¿Conoces tus funciones como Office Manager?

En muchos puestos de trabajo sucede que hay una serie de asunciones acerca de las funciones que competen al cargo, pero que realmente no están especificadas en ningún sitio.

Por «ningún sitio», nos referimos a tu contrato, o en algún tipo de documento de la empresa.

El caso del puesto de Office Manager es un ejemplo muy habitual de esto.

De manera genérica, se entiende que se trata de gestionar la oficina (Office Management).

Pero, si se intenta especificar más, puede resultar difícil, y más cuando cada caso tiene sus particularidades que lo hacen bastante único.

¿Tú tienes claras tus competencias, obligaciones, responsabilidades y tareas como Office Manager de tu empresa?

¿Serías capaz de hacer una lista en la que incluyeses todos los puntos, de manera que absolutamente ninguna tarea que no figurase en la lista se te pudiera encargar?

Las funciones de Office Management dependen de la estructura de la empresa.

Lo que entra en tu lista de competencias, obligaciones, responsabilidades y tareas puede venir determinado por la estructura operativa de la empresa en la que trabajas.

Hablando de modo práctico, son muchas las ocasiones en las que, para saber si algo es competencia tuya, hay una pregunta:

«Si no es competencia tuya, entonces ¿De quién?«

El puesto de Office Manager suele definirse, al menos en parte, por lo que no hay, más que por lo que hay.

Por ejemplo, si en tu empresa hay un departamento de TI (Informática), cuando haya un problema relativo a los ordenadores o al software, se llamará a ese departamento para que se haga cargo de ello.

Pero si en la estructura de la empresa no hay un departamento específico para eso, piensa a quién le dirían que se encargase de arreglar el problema.

¿Serías tú, como Office Manager?

Es muy probable que sí.

El puesto de Office Manager suele requerir polivalencia.

Si seguimos con el razonamiento de la estructura de la empresa, piensa por qué puede ser que, al final, la responsabilidad de algunas tareas recaiga sobre tus hombros.

Volvamos al ejemplo de que haya un problema informático en la empresa.

Si no hay un departamento específico de TI que se encargue de esas tareas, ¿quién debería encargarse de ello?

¿El departamento Financiero?

¿El departamento de Recursos Humanos?

¿Dirección General?

Al final, lo que ocurre es que, por eliminación, se llega frecuentemente a la conclusión de que, aunque no sea una tarea que esté definida como tuya en el puesto de Office Manager, resulta que es algo que hay que hacer y, si bien a ti no te encaja, a los demás les encaja todavía menos que a ti.

Por tanto, te cae la resposabilidad.

El problema de la falta de conocimientos para tareas no esperadas.

Es evidente que te puedes encontrar con que te encargan una tarea inesperada, porque tampoco nadie más en la oficina puede hacerse cargo de ella, para la que no tengas preparación ni conocimientos.

En estos casos, depende de cómo de grande o de importante sea la tarea, te puedes encontrar en, básicamente, 2 situaciones posibles:

  1. Si la tarea es leve, deberás acudir a tus «soft skills» o «habilidades blandas», demostrando lo polivalente que eres y los recursos que has ido acumulando a lo largo de tu experiencia.
  2. Si la tarea es importante o grande, tal vez tus habilidades blandas ya no sean suficientes, y necesites de conocimientos específicos. En este caso, tendrás, también, básicamente, 2 opciones:
    1. Formarte tú. Si tienes tiempo para ello, o si prevés que es una tarea que tal vez tengas que volver a realizar, que no es algo tan puntual. Desde luego, siempre que puedas formarte te será de ayuda.
    2. Contratar a profesionales especialistas que realicen la tarea. En este caso, no obstante, también puede haber 2 opciones.
      1. Que puedas delegar la tarea completamente y olvidarte de ello.
      2. Que sea algo más complejo y que, aunque haya especialistas dedicados a tareas específicas, debas coordinar y/o tomar decisiones. En este caso puede ser también muy importante que recibas formación, no para la tarea específica, sino para la coordinación o para poder tomar decisiones con criterio y conocimientos.

Puede ocurrir que la tarea inesperada sea incluso más grande que tus funciones habituales como Office Manager.

Si has leído «Le Cayó el Cambio de Oficina«, o si has acudido o recibido online alguna de las formaciones de este programa de capacitación para Office Managers, habrás encontrado ejemplos muy claros de estas situaciones.

Cuando a alguien, que había entrado en la empresa para hacer gestiones «rutinarias» de oficina, de repente le encargan que se responsabilice de organizar el traslado a una nueva sede (te recomendamos el libro «La Mudanza Feliz» y, más extenso, el audiocurso en el que se te explica cómo preparar con éxito el traslado de tu oficina), se encuentra con que es una tarea muy grande, y muy importante.

No se trata de una tarea extra que pueda realizar en ratos libres.

En «Le Cayó el Cambio de Oficina«, se va más lejos y se plantea la situación en que a la protagonista de la historia, una Office Manager llamada Raquel, su Directora le asigna que se encargue de organizar todo un proyecto de cambio de sede, desde el principio.

Se trata de tareas que, aunque haya quien las llame «tareas», no lo son, sino que son proyectos complejos.

Aunque existan profesionales especialistas a quienes contratar partes de ese proyecto (empresas de mudanzas, por ejemplo, o Easaedro para hacer el inventario, o técnicos de instalaciones, etc.), para que sea un éxito va a ser necesaria tu capacidad de coordinación.

Y para esa coordinación es muy útil que tengas conocimientos suficientes de aquello que estás hablando.

Inconveniente u oportunidad. Tú decides.

Aunque tú tengas claro que estas tareas no forman parte de tu lista de obligaciones como Office Manager, lo cierto es que, una vez que se te han asignado, tienes la responsabilidad de su éxito o su fracaso sobre tus hombros.

Además, si se trata de tareas de cierto calado, puede ser que su importancia económica u operativa (y por tanto, también económica) sea grande, incluso más que las tareas que realizas habitualmente.

En términos prácticos, esto significa que, por muy bien que realices tus tareas diarias de Office Management, si tu empresa te asigna la responsabilidad de una tarea o un proyecto como un traslado o un cambio de oficina, si sale mal, tu puesto de trabajo peligra. y mucho.

Es poco probable que la empresa en la que trabajas acepte tu argumento de «es que esto no está entre mis responsabilidades como Office Manager» si se ocasiona un perjuicio por tu mala gestión en una de esas tareas.

Este es el motivo por el que, en general, la mayoría de Office Managers huye de este tipo de tareas que se salen de su actividad normal y que requieren esfuerzo y conocimientos extra.

Sin embargo, está en tu mano hacer que esa circunstancia sea una oportunidad para ti de demostrar a la empresa en la que trabajas tu capacidad de organización en actividades complejas, y tu responsabilidad ante proyectos de calado para la organización.

Del mismo modo que organizar mal estas tareas o proyectos puede suponer un problema laboral, realizarlas bien puede suponer un impulso para ti en la empresa.

Lógicamente, dependerá de tu formación, y de tu actitud (que, dicho sea de paso, suelen ir de la mano).

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