Ni magos ni apagafuegos: hacia la profesionalización de Office y Facility Managers.

La profesionalización del Office Management y el Facility Management pasa por hacer cambios (Imagen base original de Theodor Moise).

Seguir con el discurso de que Office Managers y Facility Managers con como magos, bomberos y comparaciones similares no ayuda al desarrollo de ninguna de las dos profesiones.

Y, mucho menos, en el ámbito laboral.

Cambiar la visión interna es el primer paso para evolucionar.

Cuando se junta a un grupo de Facility Managers y de Office Managers y se les pide dibujar en un papel algo que identifiquen con su profesión, es muy habitual que se dibujen magos, hechiceros, bomberos, etc.

Es la manera en que se perciben a sí mismos(as).

Mientras esto se mantenga así, la evolución y la profesionalización, más que difíciles, son imposibles.

La visión externa está condicionada y también condiciona la percepción del Office Management y del Facility Management.

La otra parte viene de lo que, externamente, se percibe como identidad de la actividad.

Por más que en tantas formaciones se explica a Facility Managers que su campo de acción debe estar en niveles estratégicos, y se habla de Smart Cities, etc., cuando estas personas vuelven a sus puestos de trabajo en las empresas en las que trabajan, se encuentran con una realidad muy diferente.

Sus empresas no los ven como quienes vayan a cambiar el futuro de las ciudades, ni el futuro del trabajo, ni nada por el estilo, sino quienes se han de encargar de tareas mucho más pertenecientes el nivel operativo del día a día (esta puerta roza, la esta taquilla no le funciona la cerradura, tengo frío, tengo calor, no queda agua en la fuente, en la máquina del vending no queda café o sándwiches, etc.).

El apoyo de la Dirección General, imprescindible.

La labor profesional de cualquier persona que sea Office Manager o Facility Manager es imposible de realizarse en la empresa si no tiene el apoyo de la Dirección General.

Es muy habitual que no se tenga, por lo que el día a día de tantas personas profesionales de estos ámbitos se compone de «avisos», tareas reactivas que les mantiene corriendo de un lado para otro, «apagando fuegos» (de ahí la comparación tan habitual con ser bomberos).

La percepción de la empresa es que se trata de alguien que arregla lo que se vaya rompiendo.

Evolución y profesionalización, así, poca.

El orgullo del trabajo reactivo no permite avanzar ni en Facility Management ni en Office Management.

Si la sociedad valora el trabajo reactivo acaba afectando al mundo laboral.

Si los propios(as) Facility y Office Managers se sienten orgullosos(as) de que han sido capaces de «apagar un montón de fuegos» en los últimos días, en las últimas semanas, en los últimos años, convierten esa dinámica laboral en su zona de confort.

Es algo muy común en algunas sociedades, en las que se vanaglorian de que las jornadas laborales sean excesivamente largas de manera constante, de que se duerma poco, de que se consiga hacer «el mismo trabajo» que en otros países con muchas menos personas de equipo y con muchos menos medios, el los que supone un logro que algunos trabajadores utilicen los EPIs para protegerse a sí mismos (se ve como una obligación impuesta por gente de prevención de riesgos laborales), etc., etc.

Si llevas eso al campo de la gestión de la oficina, se acaba valorando más a quien se da más carreras por el edificio corriendo de un sitio para otro que a quien lo tenía todo previsto y organizado, porque no se le ve correr, y se piensa que no trabaja, que solo gestiona, etc.

El consultor Eduardo Arazola repite habitualmente (puedes comprobarlo en sus libros, como La Mudanza Feliz, Le Cayó el Cambio de Oficina, o El Teletrabajo sí es Posible), que cuando se habla de «mala gestión», muy frecuentemente lo que hay de verdad es AUSENCIA DE GESTIÓN.

En ocasiones, esa ausencia de gestión es provocada incluso por el desconocimiento de que ha de hacerse esa gestión, y otras veces se sabe que hay que hacerla, pero no se sabe hacer.

Con las profesiones que se encargan de gestionar, hay sociedades que identifican «gestionar» con «no trabajar», de manera que se valorará mucho más a quienes no tienen capacidad de gestión y se pasan el día corriendo de un sitio para otro «apagando fuegos» en la oficina, que a quienes saben gestionar, porque no se les ve correr, y se piensa que no trabajan.

Así, evolución y profesionalización, poco.

Pero esto no es fácil, porque forma parte del paradigma de algunas sociedades, y afecta a todo, incluida la actividad laboral.

La Proactividad es la cuestión en el mundo del Facility Management y el Office Management.

La profesionalización solo es posible si se entiende que la Proactividad es un concepto de la mayor importancia.

La previsión, el ir por delante de los problemas, es la profesionalización.

Hay oficinas en las que no hay que arreglar averías de aire acondicionado casi nunca, y hay otras en las que los técnicos no descansan de arreglarlas.

Tal vez es que en algunas oficinas se hace el mantenimiento de las máquinas de manera adecuada, evitando algunas averías (nunca se pueden eliminar al 100%), y en otras solo se acuerdan de que tienen máquinas de aire cuando se averían.

¿En cuál de los dos casos existe un mayor grado de profesionalidad en la gestión de la oficina?

Es evidente que en el que realiza el mantenimiento, siendo conocedor(a) de que, si no se hace, puede haber averías que van a provocar perjuicios más grandes que las labores de mantenimiento, y además, cuando surjan, sin poderlas prever ni planificar.

Es probable que cuando alguien se esté mojando porque una máquina de aire le gotea sobre su cabeza en su puesto de trabajo y vea venir al técnico acompañado del/a Office Manager o FM que le resuelve el problema, valore su trabajo, y tal vez hasta se lleve un aplauso por su capacidad de reacción.

Es menos probable que alguien valore que lleva años trabajando ahí sin que nunca le haya caído una gota de agua de la máquina de aire sobre la cabeza, porque su Office Manager o su Facility Manager ha hecho bien su trabajo y previene los problemas.

De hecho, tal vez se pregunte por qué está cobrando un sueldo, si las máquinas de aire nunca le han dado problemas..

Pero eso es una cosa, y que los propios(as) profesionales, que deben ser conocedores del sector y de la actividad, no intenten avanzar en ese sentido es otra mucho más grave.

Por este motivo, es importante tomar conciencia de ello, y empezar a valorar más la buena gestión, y menos los símiles con actividades reactivas, como bomberos (que por cierto, no solo realizan tareas reactivas, sino que su labor en la PREVENCIÓN de incendios está muy infravalorada), o magos ni hechiceros de historias fantásticas de la gran pantalla.

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