¿Vas siempre a remolque? Planifica tus proyectos con antelación.

Planifica tus proyectos con antelación.

Planificar tus proyectos con antelación reduce tu estrés y aumenta tus probabilidades de éxito.

Seguro que te suena: pasas el día corriendo de un lado para otro, parece que siempre llegas tarde, siempre falta tiempo, los proyectos no están controlados…

Si te ha pasado, sigue leyendo.

 

Ya me preocuparé cuando…

Es así, es lo más habitual.

Sí.

Pero, el problema surge cuando no se sabe cuándo empezar a tener en cuenta algo, cuándo empezar a preocuparse.

 

Creías que se tardaría menos.

También es muy habitual.

No eres un bicho raro, ni mucho menos.

Tienes tendencia a pensar que en hacer algo se tarda menos de lo que realmente se tarda.

Por ejemplo, para que veas que no todo es workplace ni gestión de oficinas, piensa en cuánto tardas en llegar a algún sitio, dentro de tu propia ciudad.

Si no lo haces muy a menudo, es común que tiendas a considerar solamente el tiempo neto de transporte: estoy a 5 estaciones de Metro… 10 minutos.

De acuerdo, una vez que te montas en el Metro, es viable pensar que en 10 minutos has recorrido 5 estaciones.

Sin embargo, no estás considerando el tiempo de llegar desde tu casa hasta la estación de Metro, el de llegar hasta el andén una vez has llegado a la estación, el de espera hasta que llega el Metro, el de salir de la estación una vez que te bajas, ni el tiempo de llegar desde la estación de salida hasta el lugar al que vas.

Si mides desde que sales de tu casa hasta que entras por la puerta del lugar al que vayas, puede ser que realmente estés tardando 40 minutos (sería un error del 400%).

Por eso, si entras a trabajar a las 9:00h, sales de casa a las 8:20h ¿verdad?

Si haces esto, ya conoces uno de los motivos por los que vives con estrés el resto del día: salir de casa con la hora justa, con prisa y ansiedad desde el comienzo de la jornada.

Pues con los proyectos de tu ámbito laboral, ocurre lo mismo.

Muy a menudo te piensas que vas a tardar menos, o que los plazos son más cortos.

Y eso hace que tus proyectos fracasen, que lleguen tarde, que se descontrolen, etc.

 

Las fases previas al proyecto: las grandes olvidadas.

Mañana sales de viaje.

Tu avión sale a las 6:30h de la mañana, tienes que llegar al aeropuerto a las 5:30h.

Has quedado en pasar a recoger a 3 compañeros con el coche, para ir juntos.

El día anterior te das cuenta de que no te queda combustible en el coche.

Piensas: no pasa nada, mañana cuando salga de camino a buscar a los compañeros, echo gasolina en la gasolinera que tengo al lado de casa.

A la mañana siguiente, sales de casa a las 4:45h, vas a la gasolinera y…

…no abre hasta las 7:00h.

No seguiremos desarrollando el ejemplo, ya te imaginas tú que es posible incluso que las 4 personas pierdan el avión, lleguen tarde a sus reuniones en el lugar al que vuelan, etc…

¿Y todo por qué?

Porque consideraste que el viaje empezaba cuando salieras de casa el día del vuelo, pero no consideraste las fases previas: ir a echar gasolina la tarde anterior.

 

Es más común olvidar las fases previas de los proyectos en el ámbito profesional que en el personal.

Si estás invitado/a a una boda dentro de varias semanas, es habitual que sí que consideres las fases previas.

Por ejemplo, es probable que vayas ya a buscar por las tiendas de ropa, a ver si necesitas un traje o un vestido, o unos zapatos acordes con la ocasión.

Es probable incluso que reserves hora en una peluquería para ir ese día con un peinado especial, y no quieres quedarte sin cita con el peluquero, así que reservas con antelación.

El día antes de la boda ya dejas la ropa lavada y planchada, los zapatos limpios, los complementos elegidos, etc.

Todo listo para que el día de la boda no haya sorpresas ni haya que ponerse a planchar una prenda en el último momento…

Sin embargo, en el ámbito profesional suele ocurrir exactamente lo contrario.

Si hablamos de gestión de oficinas, piensa en tu día a día, y en tus proyectos.

¿Funcionas igual que en el ejemplo de los invitados a una boda?

 

Cuando las fases previas son mucho más largas que el proyecto en sí.

No es extraño, puede ocurrir, tanto por cantidad de trabajo como por plazos.

Un ejemplo claro es la contratación de los suministros para una nueva oficina, como el teléfono o la electricidad.

Tal como decimos en el artículo en el que hablamos de ello, hay veces que las empresas no pueden mudarse a su nueva oficina, aunque las obras de implantación estén terminadas, simplemente porque todavía no tienen concedido el suministro eléctrico o el teléfono, que se contratan de manera muy rápida, pero que pueden tener plazos de comienzo del servicio realmente largos dependiendo de dónde estés.

 

Ejemplo: una mudanza.

Otro ejemplo claro es el de una mudanza, en la que el tiempo de traslado es mucho más corto que el de preparación, y además, este ejemplo nos sirve para hablar de otro punto.

 

Las fases previas de los proyectos no tienen por qué hacerlas los mismos participantes que desarrollan el proyecto.

Es una de las razones de existir de Easaedro.

Si seguimos con el ejemplo de un proyecto de traslado o plan de mudanza, lo entenderás de manera sencilla.

La mudanza en sí, el traslado, lo harás con una empresa de mudanzas.

Esta empresa se encargará de coger las cosas que tienes en el edificio de origen y llevarlas al edificio de destino en las mejores condiciones que les sea posible.

En general, en este trabajo físico se tarda relativamente poco, puedes trasladar varios cientos de puestos de trabajo en pocos días.

 

¿Y las fases previas a la mudanza?

La empresa de mudanzas es especialista en el traslado: tiene personal formado para ello, tiene herramientas, carros para mover muebles, camiones, embalajes para documentación y para equipo informático, un seguro para cubrir posibles daños a algún objeto durante el traslado (por si acaso), etc.

Pero a la empresa de mudanzas le tienes que decir qué necesitas, y para ello es necesario hacer un plan de traslado, que dura muuucho más que la propia mudanza, y que lo haces con Easaedro, no con la empresa de mudanzas.

Debes, por ejemplo, identificar qué muebles tienes, documentarlos, decidir qué vas a hacer con cada uno de ellos (cuáles vas a reutilizar, cuáles, vas a vender, cuáles vas a donar, cuáles vas a tirar, cuáles vas a repartir entre los empleados, cuáles vas a llevar a un almacén…).

Eso requiere trabajo de campo y de documentación por parte de Easaedro, y también una serie de reuniones en las que se vayan decidiendo cosas.

Como ves, es bastante más tiempo que el del traslado físico, pero si quieres que salga bien, debes contemplar estas fases previas tanto en recursos como en calendarios.

 

¿Cómo evitar que una mudanza sea un descontrol?

Es curioso, pero es algo que nos encontramos con muchos clientes: lo tienen aceptado así.

Sí, muchas personas tienen aceptado que las mudanzas son unos días de estrés y caos, cuando no tiene por qué ser así.

Claro, lo ves, para eso está el trabajo de Easaedro.

El objetivo es que la empresa de mudanza reciba una documentación clara de cómo ha de realizarse el traslado, con planos, listados y otros documentos que permitan que todo esté controlado, y la mudanza no suponga estar luego varios días sin producir en la nueva oficina debido al descontrol que tan a menudo se acepta como inevitable, cuando no lo es.

Pero, como ves, la planificación de la mudanza es realizada por unos especialistas, Easaedro, mientras que la mudanza está llevada a cabo por otros especialistas: la empresa de mudanza.

La fase previa y el proyecto no los trabajas con los mismos participantes.

 

Planifica y aumenta tus probabilidades de éxito con tu proyecto.

La planificación está directamente relacionada con la proactividad.

El trabajo reactivo, el estar todo el día corriendo para apagar fuegos, está relacionado justamente con lo contrario, con la falta de planificación (total o parcial).

Cuanto más se entra en esta dinámica, más difícil es salir de ella.

Son muchos los profesionales los que se quejan de que no tienen tiempo para planificar porque están todo el día “apagando fuegos”… y como están todo el día “apagando fuegos”, no planifican, y por tanto no pasan nunca al trabajo proactivo… y así sucesivamente.

Para muchos, el tiempo de planificación no es considerado como tiempo trabajado, y eso es un error, un gran error.

Si consigues empezar a planificar, seriamente, verás cómo tus proyectos empiezan a tener mejores resultados, y tu nivel de estrés innecesario se reduce drásticamente.

Puede que sigan existiendo imprevistos, pero serán excepcionales, y los imprevistos que parten de una base planificada tienen menos repercusión.

Si crees que tiene sentido lo que te decimos, habla con nosotros simplemente haciendo click en el botón.

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