¿Cuánto dura un proyecto de traslado para tu oficina?

easaedro-calendario-mudanzaEn EASAEDRO nos encontramos con frecuencia ante proyectos de traslado que, por su propia configuración inicial, es posible adivinar que no van a desarrollarse como se deseaba.

A veces, se debe a que el equipo que lidera internamente el proyecto no ha pasado antes por la experiencia, y se encuentra con múltiples sorpresas en el momento crítico, cuando ya todo es costoso y difícil.

Pero lo que más nos llama la atención es que hay equipos que ya han pasado por ello antes, y sin embargo vuelven a repetir los mismos errores, simplemente porque tienen interiorizado el concepto de que una mudanza es un mal trago que hay que pasar.

Falta de preparación.

Una vez más, el problema fundamental es la falta de preparación.

La parte externa.

Cuando se menciona la palabra “traslado”, la imagen mental es una mudanza, con toda la actividad física que conlleva. Vienen a la mente esas imágenes de todo lleno de cajas de cartón, camiones en la calle y un cierto número de personas trasladando muebles y cajas en medio de un desorden generalizado.

Si te preguntan cuánto se tarda en hacer una mudanza, seguramente tendrás una idea bastante aproximada de la realidad.

 

Depende de la calidad del proveedor.

Como en todos los campos, en el mundo de las mudanzas hay proveedores que convertirán tu traslado en un infierno, pero también hay provvedores que te van a facilitar mucho las cosas, y van a realizar el trabajo con profesionalidad.

Cuando hables con quienes ya han vivido mudanzas, te hablarán según les haya ido con su proveedor. Aquellos que han trabajado con buenos proveedores, te hablarán del asunto con mucho menos pesar que aquellos que no eligieron demasiado bien a su “mudancero”.

 

El proveedor es rápido.

En el sector de las mudanzas de oficinas, hay proveedores muy bien preparados, y muy profesionales, que son capaces de realizar traslados de mucho material en bastante poco tiempo.

No solo es una cuestión de disponibilidad de personal y medios propios, sino también influye mucho cómo sean los edificios en los que se va a trabajar.

Por ejemplo, resulta evidente que no se trabaja igual una mudanza en un edificio con varios ascensores, montacargas, etc… que en un edificio que no disponga de esos medios o que los ascensores sean muy pequeños…

Como consecuencia de esto, muchas empresas consideran que su proyecto de traslado se reduce a unos pocos días, incluso para el traslado de varios cientos de puestos de trabajo.

 

¿Cuál es, para ti, el comienzo de un traslado?

Según el grado de capacitación de los equipos que lideran los proyectos de traslado, el comienzo del mismo se sitúa en diferentes momentos… y te avanzamos que, cuanto mayor es la preparación, ese momento es anterior.

Si no se ha vivido ninguna mudanza, se puede pensar que el traslado comienza cuando llega el personal de la empresa que va a trasladar las cosas, y se lleva las cajas y los muebles.

Si se tiene más visión de proyecto, se sabe que habrá que pasar por varios puntos antes de llegar a ése en que la empresa de mudanzas se lleva las cosas de un sitio a otro.

El proveedor suele llevar, un cierto tiempo antes del traslado, un buen número de cajas de cartón (desmontadas), precinto (para poder montar las cajas, que cada cual se monta las suyas), y etiquetas.

 

¿Hemos dicho “etiquetas”?

Sí.

Y seguro que te parece lógico.

Lo más indicado para que el traslado salga bien es que, cada caja, lleve apuntado dónde hay que dejarla, para que así los operarios no tengan dudas.

 

La parte interna.

Las etiquetas vienen vacías.

¿Quién tiene que escribirlas?

Tú, tu empresa.

Y con esto empezamos a darnos cuenta de que, para escribir algo con sentido en esas etiquetas, hay que trabajar el proyecto internamente: ANTES.

 

Fases internas.

Hay muchas formas de plantear la parte interna de un proyecto de traslado. En EASAEDRO os ayudamos para que todo salga correctamente, porque se puede hacer bien.

Pero te puedes hacer a la idea de que, para poder escribir qué caja va a dónde, y qué mueble va a dónde, primero hay que definirlo.

En una mudanza hay cosas que se trasladan, otras que se tiran, otras que se venden, otras que se donan, otras que se llevan a un guardamuebles, otras a un archivo externo… y todo ello hay que definirlo.

 

Hay que definirlo y documentarlo.

Uno de los mayores problemas que hay durante una mudanza es la falta de documentación para realizarla.

Tiempo atrás, se tenía la imagen del proveedor de mudanza como alguien que no estaba capacitado para leer planos, por ejemplo.

Evidentemente, hay de todo en el mercado, pero los buenos proveedores están perfectamente capacitados para manejarse con planos y diferentes tipos de documentación.

Pero ya vas intuyendo que esa documentación la tienes que elaborar tú (con nuestra ayuda, claro está).

Toda esa documentación, al final, resulta en que los operarios, que no tienen que conocerse grandes interioridades del proyecto, tengan un plano, un código de colores, unas etiquetas en los elementos a trasladar que les de la información que necesitan para dejar cada cosa donde debe dejarla.

 

La parte interna es más larga que la externa.

Sin haber definido aún demasiadas cosas, te resultará fácil ya intuir que a fase inicial, interna, de la preparación del traslado lleva mucho más tiempo que el que va a emplear el proveedor de mudanza en trasladar los muebles, cajas, etc.

Se tarda más, hay reuniones, consultas internas, tomas de decisiones, elaboración de planos, de listados, etc…

 

Sin parte interna, la externa puede ser un descontrol.

No son pocas las veces en que la parte interna no es tomada en serio por las empresas, y cuando llega el momento de trasladar las cosas, se va improvisando sobre la marcha.

Esas improvisaciones significan sobrecostes, deterioros, un resultado muy por debajo del grado de satisfacción deseado, y… muchisimo estrés para los involucrados.

Y no es algo de lo que tenga la culpa el proveedor de mudanzas, sino que la culpa es de quien no ha preparado el traslado internamente con corrección.

 

No son solo los permisos.

Hay algo de lo que también se suele olvidar el equipo que lidera un proyecto de traslado, sobre todo si es la primera vez que lo hace: los permisos (municipales) para ocupar la vía pública con los camiones del traslado.

A la hora de planificar qué día se va a empezar a mover físicamente cajas, muebles y demás enseres, hay que contar con que suele ser necesario solicitar un permiso para ocupar un trozo de calle, tanto en origen como en destino, para que los camiones a cargar y descargar se puedan parar.

Y no es automático: se solicita, y la Autoridad Competente tiene que contestar afirmativamente. Sin esta respuesta afirmativa, no se puede realizar la mudanza.

Es, por tanto, una parte de gestión que se debe adelantar a la mudanza como tal, pero no debes pensar que es lo único: ya estás viendo que hay mucho que hacer, para hacerlo bien.

Por cierto, si el equipo se olvida, el proveedor de mudanzas se lo recordará.

 

El traslado es un proyecto en sí mismo.

Hay veces que el traslado se enmarca dentro de un proyecto de cambio de oficina.

Aunque el nombre de “proyecto” se lo quede esa parte, no te despistes, el traslado es un proyecto en sí mismo.

Puedes valorar que al equipo de diseño de la oficina no le resulta crucial saber quién se sienta dónde, y qué tiene que trasladar: pero a ti, SÍ.

Si el traslado se produce junto al desarrollo de una oficina nueva, tendrás más fácil el acceso a planos del local de destino, para trabajar con ellos. Los vas a necesitar.

 

Reglas internas.

Otro de los factores que convierten una mudanza en un descontrol es la laxitud en el cumplimiento de las normas que se establezcan.

Un ejemplo claro es el cumplimiento de los plazos parciales que se vayan estableciendo. No es raro encontrarse con que incluso cuando llegan los operarios para llevarse las cajas, se tengan que quedar esperando, o marcharse, porque las personas no han empaquetado todavía sus cajas, cuando se les había dicho que tenían que tenerlas preparadas un día antes, por ejemplo.

Para esto, ya vas viendo que se necesitará el apoyo de alguien con jerarquía en la empresa, para que las personas se lo tomen en serio.

Suele parecerles algo secundario y no le prestan atención a sus tareas relativas a la mudanza, pero tiene unos costes no despreciables para la empresa.

 

Comunicación interna.

La comunicación interna es crucial para el éxito de un proyecto de traslado.

Aquí podemos hablar desde la comunicación de las normas y el calendario de cumplimientos parciales que se establezca, mediante reuniones o mailing a los empleados, hasta entregar folletos o libretos de información de la nueva oficina, donde se les explican las ventajas que van a tener, y también se dan indicaciones de cómo llegar por transporte público o individual.

Para todo ello, puedes contar con EASAEDRO, e irás con todo controlado.

Si nos ceñimos exclusivamente a la mudanza, se debe comunicar lo necesario, como por ejemplo, cómo cumplimentar la información de las etiquetas que debe rellenar cada cual, y cuándo debe estar hecha cada parte del trabajo, así como normas de procedimiento: si alguien se deja sus notas de gastos en la cajonera el día de la mudanza, está corriendo el riesgo de que se caigan, se pierdan… por tanto, se da la instrucción a todo el mundo de que cada cual se haga responsable de no dejar sus notas de gastos en la cajonera para el día de la mudanza.

 

Inventario y codificación.

Es muy probable que cada mueble de tu oficina tenga, en alguna parte, una pegatina con un código alfanumérico.

Ése es el código de inventario, que individualiza cada elemento dentro de un conjunto.

Cuando realizas una mudanza, es probable que debas tomar nota de cada código, para modificar el archivo del inventario, así como dar la bajas correspondientes.

 

Ejemplo:

Tienes 25 cajoneras iguales.

De las 25, 10 se llevan a un guardamuebles, 5 se trasladan a la nueva oficina, 5 se sortean entre los empleados, y 5 se tiran.

En lo referente a operativa, lo que debe ocurrir en que cada una de las 25 cajoneras tenga su correspondiente etiqueta para que cuando lleguen los operarios de la mudanza, lleven cada una de las cajoneras al lugar que hayas decidido.

El proveedor de mudanza no debe ser quien decida cuál se lleva a cada sitio, debes ser tú.

Y será necesario que, una vez hayas decidido y colocado la etiqueta correspondiente, anotes el código de inventario de esos muebles, para actualizar tu archivo y saber dónde está cada mueble.

 

Extrapola.

Si el ejemplo de las 25 cajoneras lo extrapolas a todos los elementos de mobiliario, es fácil que te salga una cifra de elementos grande.

Por tanto, debes contemplar el tiempo que puede llevar tomar nota de cada uno, y además tener claro que se debe hacer una vez ya se han etiquetado para la mudanza. Si no, no es funcional.

 

Entonces ¿cuánto se tarda en un proyecto de mudanza para tu oficina?

No te preocupes, ni esto es un examen sorpresa, ni pretendemos que seas capaz de dar una respuesta precisa en este momento.

Como hemos ido repitiendo, cada caso es específico, y para eso os apoyáis en EASAEDRO, para trabajar con vosotros en vuestro caso preciso.

Pero sí que, seguramente, tendrás ahora consciencia de que el plazo de un proyecto de traslado es bastante mayor de lo que la mayoría piensa.

También será positivo si destierras esa idea de que una mudanza es un sufrimiento se plantee como se plantee.

Si se trabaja bien, no tiene por qué ser un descontrol.

Por tanto, trabájalo bien, contempla la parte interna del proyecto, y haz que tu traslado sea un éxito en resultados y en sensaciones.

Si quieres contarnos tu caso específico, dínoslo y hablamos.

 

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