¿Local nuevo? No olvides contratar los servicios.

easaedro-local_nuevoEs muy común no prestar atención a contratar los servicios en un local nuevo.

Hablamos de servicios como puedan ser el abastecimiento de electricidad, de agua y de teléfono/comunicaciones.

Si te has visto o te ves en la tesitura de liderar en tu empresa un proyecto de cambio de sede, o tal vez de una nueva apertura, por crecimiento de la organización, seguramente tu mente estará ocupada con conceptos tales como “construcción”, “proyecto”, “obras”, “licencias”, “mudanza”…

Es completamente lógico que así sea, ya que abrir un local nuevo implica tener que moverse en muchos campos, y además, diferentes entre sí.

Por “local”, entendemos una oficina, un local comercial…

La mente está ocupada con lo más difícil.

Efectivamente, las mayores preocupaciones de quienes lideran estos proyectos de locales nuevos, especialmente si no lo han hecho muchas veces, están en las cosas más complejas.

El proyecto, las licencias, la contratación de obras, la mudanza…

Y todo ello lleva un “soniquete” acompañando, que viene a ser la combinación de dos conceptos:

  1. Cumplimiento de plazos
  2. Ajuste al presupuesto

Es completamente lógico y normal que alguien que tenga que cumplir un plazo y controlar un presupuesto en áreas en las que no es especialista (sobre todo en el caso de office managers), tenga una preocupación grande por intentar que no se le escape nada, no se le desvíe nada.

Se olvida lo más fácil.

A lo largo de nuestra experiencia, hemos visto cómo el líder del proyecto (siempre hablando del líder interno del proyecto, sea una persona o un equipo) centra su energía en que los trabajos de construcción estén completados a tiempo.

En el ámbito de los oficios, se sabe que hay algunos que, por el orden lógico habitual en el que intervienen en las obras, siempre trabajan con presión extra.

Son los que entran en las fases finales, como los pintores, los responsables de mobiliario…

Los equipos que lideran los proyectos de locales nuevos se suelen centrar en que esos oficios finales no se retrasen, pues no hay margen para la recuperación.

De hecho, pensar así es erróneo, pues en un proyecto con plazos ajustados, un retraso en las primeras fases del mismo implicará retrasos al final. Lo que ocurre es que un ojo no experimentado tenderá a culpar de ello al oficio que entre el último, y no a quien originó realmente el retraso.

Y no han sido una, ni dos… las oficinas que hemos visto terminarse a tiempo por parte de la empresa constructora, y sin embargo permanecer días, incluso semanas, vacías, sin poder ocuparse.

¿Por qué?

Porque, a pesar de tener todo el trabajo de construcción terminado, no tenían contratada la electricidad, o el teléfono/comunicaciones…

Y sin eso, una oficina no funciona, por mucho que el carpintero haya terminado las puertas y los zócalos, el electricista haya conectado todo el cableado, y el pintor haya pintado todo.

Si no hay suministro eléctrico, ya puede haber un cuadro eléctrico estupendo, unos enchufes magníficos, unos servidores en unos racks de altísima calidad… que no funciona nada.

Y más o menos lo mismo ocurre si no se ha contratado la telefonía o las comunicaciones (Internet).

Puedes tener tu router, puedes tener tus teléfonos (incluso mediante IP), puedes tener todo el cableado estructurado instalado y conectado, tus patch-panels listos y enrackados, tus carísimos switches preparados…

Pero si no hay línea contratada, no funciona nada.

Hoy en día, una oficina sin comunicaciones es muy similar a una oficina sin electricidad, poco puede hacer.

Contratar la electricidad y las comunicaciones es fácil, pero tiene su plazo.

El equipo que lidera el proyecto de apertura de un local nuevo suele tener claro que las cosas tienen un plazo.

Por ejemplo, si en la oficina se va a poner un pavimento de tipo moqueta, se entiende que habrá que hacer un pedido, y que esto conlleva un plazo de suministro del material, más un plazo de mano de obra de instalación de la moqueta.

Será cosa del project manager hacer que los trabajos se ejecuten en un cierto orden, de tal manera que unos oficios no paralicen el trabajo de otros, y todo fluya.

Sin embargo, para llegar a hacer ese pedido, deben haberse completado antes una serie de trabajos, internamente, que son, precisamente, parte importante de la razón de ser de EASAEDRO.

Habrá que saber cuánta moqueta se va a pedir (incluyendo recortes), y sobre todo, habrá que decidir qué modelo se va a comprar.

La decisión del modelo implicará consultas a la Dirección, reuniones internas, elaboración de documentos explicativos, evaluaciones técnicas…

Si todo esto se hace (internamente, claro está, no va a decidir la moqueta de tu oficina el constructor…), todo irá bien.

Si esto no se hace, te encomiendas a la suerte… y seguramente tendrás mucho estrés adicional e innecesario.

Pues con la contratación eléctrica, del agua y de la línea de telecomunicaciones ocurre lo mismo.

Es más fácil que otras áreas del proyecto, pero también conlleva un plazo.

Es incluso probable que alguna de estas contrataciones de los servicios que decimos se pueda hacer telefónicamente, o telemáticamente.

La sorpresa se la lleva el líder del proyecto de apertura del local nuevo cuando llama a la compañía eléctrica, solicita el alta, y le contestan que, bien, ya está todo lo necesario… pero que no tendrá electricidad hasta dentro de…

No serías el primero ni el segundo al que le ocurre que ese plazo de alta se vaya más allá de la fecha de finalización de las obras, de la mudanza, etc.

El estado inicial del local nuevo respecto a las contratación de los servicios.

En EASAEDRO hablamos siempre de la parte interna de los proyectos.

Éste es un ejemplo claro de la importancia que tiene, y por qué hay que considerarla.

A estas alturas, después de los años, nos hemos encontrado con locales y oficinas cuyo punto de partida era de lo más variado y diverso.

No vamos a entrar en las situaciones más extrañas y curiosas que hayamos visto, pero sí que vamos a ilustrar ejemplos habituales.

Puede ser que el local nuevo sea nuevo para ti, pero no sea de nueva construcción. De hecho, es lo más común.

El anterior inquilino tenía su instalación eléctrica en un determinado estado, y me refiero a un determinado estado de cumplimiento de normativa, estado de conservación técnica y física, y estado respecto a la contratación.

En algunos países, el hecho de que el inquilino anterior diese de baja o no su contrato con la compañía eléctrica para ese local puede ser la diferencia entre el día y la noche, más o menos.

También hay países donde la normativa exige el cumplimiento de ciertos puntos solamente en el caso de altas nuevas, y no en el caso de que ya exista un contrato, si se puede sencillamente cambiar el titular del mismo, de tal manera que lo único que ocurra es que antes el suministro eléctrico estaba a nombre del anterior inquilino, y se dirigía hacia una cuenta bancaria; y ahora está a nombre de la empresa en la que trabajas, pagando desde el número de cuenta correspondiente.

Las altas nuevas suelen tener la fase de contratación y luego una inspección física del local nuevo y su instalación. El plazo de esta inspección lo marca la compañía suministradora, y según el país o la localidad, puede llegar a ser más largo que las obras de acondicionamiento del local.

De paso, te comento que uno de los puntos donde se hace muy rentable nuestro trabajo es cuando detectamos que, debido a la situación de la contratación, el presupuesto que necesitas para la adecuación de ese local es mayor de lo que habías previsto; incluso ha sido motivo de descarte de algunos locales que parecían los más adecuados desde otros puntos de vista.

Como te decía, no entramos a comentar toda una suerte de irregularidades varias que pudiera tener el anterior inquilino (o incluso el propietario), y que tú heredarías directamente, o te impedirían obtener una licencia de actividad (lo que descubrirías una vez las obras terminadas y el dinero ya gastado en un local que no te vale).

Recomendación: contrata los servicios al principio.

Si estás por la labor de seguir nuestra recomendación, contrata los servicios para tu local nuevo cuanto antes.

Ya quedan contratados, o al menos, solicitados a las diferentes compañías suministradoras, y tendrás más probabilidades de que los plazos de suministro no te retrasen la apertura del local.

Además, en el caso de que las compañías suministradoras te hagan algún requerimiento relativo a alguna información adicional a aportar a la solicitud de suministro, tendrás más margen de tiempo para poder gestionarlo.

Podemos hacerte un comentario adicional.

Al pintor, es probable que puedas apremiarle para que pinte más deprisa (eso sí, induciéndole entonces a que la calidad de su trabajo sea menor, y reconociendo que no has llevado bien los plazos de los oficios).

Al electricista, al solador, al albañil, al carpintero… se les suele apremiar para que vayan más deprisa, como si eso fuera una virtud de gestión (no lo es, sino todo lo contrario: habitualmente es una mala gestión INTERNA del proyecto).

Pero, amigo lector, intenta meter prisa a tu compañía eléctrica, o a tu compañía telefónica, o a tu compañía de agua, o a tu compañía de gas…

Puedes calificarlo como quieras: “experiencia inolvidable”, “pérdida de tiempo”…

El caso es que no te servirá.

Seguiremos hablando.

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