El lío de los cambios de sitio en la oficina.

A veces una pequeña actuación provoca una cascada de otras adicionales.

Para cualquier Facility Manager u Office Manager, cuando se producen cambios de sitio en la oficina hay una labor de encaje que puede ser muy compleja.

Los cambios de sitio en la oficina son parte de la labor de la gestión del espacio de trabajo.

Algunas empresas los llaman «proyectos», otras no.

Pero es parte de tu trabajo como Facility Manager.

Las oficinas y los espacios de trabajo son algo cambiante, y no solo conceptualmente sino también debidos a las ocasiones y las actividades temporales.

Es el caso habitual de un traslado puntual de un equipo de otra oficina a tu sede porque se esté realizando un trabajo que requiera de su presencia, por ejemplo para colaborar con un equipo local.

Te puedes encontrar con que, repentinamente, tienes en un oficina unas cuantas personas más de las habituales que van a permanecer un cierto tiempo y luego se van a marchar de vuelta a su oficina de origen.

Sin embargo, durante el tiempo que vayan a estar en esta sede has de conseguir que tengan un espacio lo más funcional y adecuado que sea posible.

Y también es tu labor encontrar ese punto lógico en el que la reversibilidad de lo que hagas sea todo lo sencilla que se pueda, controlando también el gasto económico.

A veces los cambios que se realizan por un ajuste temporal se quedan definitivamente porque mejoran el funcionamiento de la oficina de manera permanente, pero lo más habitual es tener que deshacer los cambios.

Por último, puede haber acumulación de modificaciones temporales, es decir, que un proyecto de cambios se vea afectado por otro (también temporal) antes de haber terminado, produciéndose una cadena de modificaciones en serie.

La Normativa la has de cumplir siempre, en todo momento.

Nos parece pertinente empezar con este comentario, y es que la Normativa hay que cumplirla siempre, en todo momento.

Es decir, que el hecho de que una modificación del espacio se realice con carácter temporal no es justificación para incurrir en un incumplimiento normativo.

Tanto es así que resulta tu obligación notificarlo a tus superiores en la empresa si, por concepto, el proyecto no puede realizarse sin incurrir en incumplimientos normativos.

Un ejemplo claro es el del aforo.

Si tu oficina tiene un determinado aforo para la ocupación de personas, y está ya completo, traer un equipo de apoyo de otra oficina implicaría sobrepasar el aforo permitido, y eso no puede ser.

Del mismo modo, tampoco puedes, ni siquiera de manera temporal, estrechar circulaciones o tamponar salidas aunque sean de emergencia y pienses que no se usan habitualmente, porque han de estar disponibles, precisamente, en caso de emergencia, y la emergencia no la planificas, surge cuando surge.

Es posible que no superes el aforo numéricamente pero tengas forma de instalar al nuevo equipo sin generar problemas con los recorridos de evacuación o cualquier otro aspecto.

Si es así, no puedes realizar el proyecto.

Esto también quiere decir que, a la hora de valorar el proyecto, es probable que debas incluir un traslado contrario de algún otro equipo de tu sede a otra oficina para compensar el incremento de ocupación por el equipo que te viene, y eso conllevará recursos que hay que contemplar desde el principio.

Un cambio mínimo puede desencadenar un torrente de movimientos muy grande.

No te confíes.

Quienes trabajan activamente de Facility Managers te podrán corroborar que a veces mover un solo puesto de trabajo a otro sitio puede ir provocando movimientos sucesivos de otros puestos y acabar siendo una intervención importante.

Es aquello de «pongo este puesto aquí, y entonces éste otro me lo tengo que llevar allá, y entonces los que están allá los tengo que trasladar a otra planta, y para que quepan todos tengo que mover esos otros puestos a otro sitio pero hay uno que no cabe y tengo que buscarle lugar en…«.

Lo que parecía algo mínimo, acaba resultando en una cascada de movimientos que afecta a todo el espacio de oficina.

Claro, otras veces no es así.

En función de cómo esté planteado el espacio de trabajo, puede ocurrir o no.

Tu labor como FM o como Office Manager es saberlo, o darte cuenta llegado el caso.

La labor del día a día en Facility Management puede ser muy parecida a esto.

Somos conscientes de que en muchas formaciones para Facilities Managers se plantea la profesión como algo relativo a grandes proyectos con innovación tecnológica y avances científicos que parecen más propios del cine de ciencia ficción que de la realidad de la profesión.

Y es que es muy habitual que tu trabajo como FM tenga mucho que ver con estos proyectos temporales, recolocaciones de oficina, etc.

A veces son cambios permanentes que también generan otros muchos movimientos.

Un caso claro es el de nuevas contrataciones o redimensionado de departamentos.

Puede ser que tengas perfectamente acoplados varios departamentos en una planta, y entonces la empresa decida que alguno de esos departamentos haya de crecer y contrate más personal.

Esto puede provocar otra cascada de movimientos, siendo tal vez necesarios muchos más movimientos en la oficina para llegar a una nueva situación de encaje.

A veces, esa modificación que puede ser de pocas contrataciones acaba suponiendo una remodelación completa de la situación de los puestos de trabajo en toda la oficina.

Otras veces es muy sencillo, depende de cada caso.

El nerviosismo de la empresa suele proceder de la falta de dimensionado de la actuación.

Es decir, cuando la empresa piensa que lo que hay que hacer es mucho menos de lo que realmente hay que hacer.

Sería el caso de mover un solo puesto de trabajo, algo que la empresa puede pensar que va a ser muy poco costoso y que se pueda hacer en unos minutos.

Pero puede ser que ese movimiento solo sea posible (cumpliendo la Normativa) si antes se realizan otros muchos que posibiliten éste, y pueden ser muchos.

Si son muchos o están muy imbricados, puede complicarse mucho el presupuesto y los plazos de realización.

Por tanto, es muy importante que transmitas a la empresa la realidad de la magnitud y la complejidad del trabajo a realizar, y no dejes que supongan que es siempre fácil y rápido, porque no siempre lo es.

Tu capacidad de comunicación interna es, una vez más, de gran importancia para evitar sorpresas y nerviosismo ante una actuación que la empresa suponía sencilla si es que no lo es.

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