¿Eres office manager y tienes problemas con las instalaciones?

office manager-problemas con las instalacionesSi eres office manager y tienes problemas con las instalaciones de tu oficina, hay varias cosas que debes saber, y una de ellas es: no eres el único, ni la única a quien esto le ocurre.

Vamos a ver cómo podemos movernos dentro de este maremagnum de instalaciones que hay en nuestro espacio de oficina.

¿Hace falta ser ingeniero para ser office manager?

No.

De hecho, los conocimientos de ingeniería van más allá de las propias instalaciones, y también te puedes encontrar con que a veces son demasiado ajenos a éstas.

No será raro que un ingeniero no tenga la solución que necesitas ante un problema en tu oficina, y deba ser alguien más relacionado con la propia técnica de la instalación quien aborde el asunto.

 

El/la office manager tiene que gestionar la oficina.

Cada vez va quedando más lejos la intención de que alguien de la oficina lleve una llave inglesa y unos alicates en el bolsillo y arregle las posibles incidencias en las instalaciones de manera indiscriminada.

Lo que realmente demanda la oficina es alguien que sea capaz de gestionar, no de usar el destornillador.

La complejidad del trabajo y el desarrollo exponencial que siguen los diferentes aspectos que afectan a la oficina hacen imposible que l@s office managers sean especialistas en todos los campos en los que participan.

Su productividad está en su gestión.

Sin embargo, dentro del funcionamiento de la oficina, una parte importante de la responsabilidad recae sobre las instalaciones, y por tanto, una parte importante de la gestión de la oficina está relacionada con las instalaciones.

 

Gestionar las instalaciones sin conocerlas no basta.

Llegados a este punto, puedes estar pensando que, si tienes problemas con las instalaciones, lo que necesitas para gestionar la oficina correctamente es el número de teléfono del instalador correspondiente de cada área.

De esta manera, ante una incidencia, das el aviso, y que el técnico en cuestión la solucione.

Esta forma de ver las cosas tiene un problema básico: vivirás reactivamente.

Si afrontas así tu relación con las instalaciones de tu oficina, no tardarás en quejarte de que te pasas el día “apagando fuegos”, porque te pones en marcha cuando ya hay un problema, y entonces no hay tiempo de nada, ni de pensar con concentración, ni de analizar opciones.

Llegarás a esa sensación de que “cuando no se rompe una cosa, se rompe otra”.

 

Entender las instalaciones como amigas.

Puedes conceptualizar en tu mente a las instalaciones de 2 maneras:

  1. Aquello que, cuando falla, te lleva de cabeza y no te deja hacer tu trabajo.
  2. Aquello que, gracias a su funcionamiento, permite que tu oficina funcione.

Si lo ves de la forma 1, no vas a ver mucho más allá, estarás simplemente alerta, y estarás siempre en un nivel intermedio entre el habitual y el peor: no hay lugar para la mejora.

Sin embargo, si lo ves de la forma 2, tu relación con el asunto será muy diferente, pues existe espacio para la mejora, y además, esa mejora es continua.

 

Conocer las instalaciones lleva a la proactividad.

Según vayas teniendo los conocimientos necesarios (necesarios para ti), los problemas con las instalaciones van a ir pasando a un segundo plano, pues no lo verás como simples problemas, sino como una característica más.

Esto, que tal vez no te cale el pensamiento a la primera, es básico para que puedas realizar bien tu trabajo de office manager: básico.

 

Te pondré un ejemplo muy claro:

Si no sabes nada de instalaciones eléctricas, y vives con la idea de que tienes todo controlado porque tienes el número de teléfono de un electricista siempre a mano, tu relación con la instalación eléctrica de tu oficina será la de ir solventando problemas y averías, cuando se produzcan.

Es decir, vas a reaccionar, vas a ir a remolque, vas a estar “apagando fuegos” porque, en tu instalación eléctrica “cuando no se rompe una cosa, se rompe otra”…

Sin embargo, si te formas acerca de este tipo de instalaciones, podrás dar un paso más, que es el siguiente: conocer tu instalación eléctrica, específicamente.

Una vez que conozcas tu instalación, entenderás que necesita de un cierto mantenimiento (puedes echar un ojo al post “Office Manager: no olvides el mantenimiento eléctrico de tu oficina“), para reducir el riesgo de averías.

La diferencia es enorme: aquí tomas tú el control de la situación.

Es decir, llega la proactividad.

Tú te anticipas a los problemas, tú programas las operaciones de mantenimiento cuando menos impacto tengan en la actividad de tu oficina… y tú buscarás mejoras.

 

Te pondré otro ejemplo, también en relación a la instalación eléctrica:

Si haces caso a lo que te explicamos en el post “¿Qué pasa en tu oficina cuando se va la luz?“, tendrás un conocimiento valiosísimo de cómo funciona tu oficina: valiosísimo.

Imagina que, como resultado de esa investigación, ves que, ante una posible interrupción del suministro eléctrico por parte de la compañía suministradora, hay unos ciertos equipos, importantes para tu oficina o para tu empresa, que se apagan de manera repentina ante esta circunstancia.

Si entiendes cómo funciona una instalación eléctrica, buscarás una forma de mejorar esta circunstancia.

Tal vez la solución sea proponer la compra de un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI), o tal vez ya tengas un SAI y la solución pase por modificar el diseño de la instalación para que los circuitos eléctricos a los que se conectan esos equipos importantes queden protegidos (corriente limpia)…

De esta manera, solucionas un problema, pero caminando hacia delante.

Los equipos dejan de sufrir parones repentinos (lo cual es bueno para muchas cosas), y además están funcionando más tiempo que antes, produciendo más que antes…

Y esto es bueno para la oficina, es bueno para la empresa y…

… y demuestra que tú eres capaz de aportar valor, que tienes una cierta valía profesional para gestionar ese espacio de trabajo.

 

En tu oficina hay muchos tipos de instalaciones.

Te he puesto ejemplos relativos a la instalación eléctrica porque son directos y fáciles de interiorizar, pero en tu oficina hay más tipos de instalaciones: protección contra incendios (PCI), climatización, ventilación, comunicaciones, control de acceso, audiovisuales…

 

¿Quieres conocer lo necesario?

Como ya sabes, una parte de nuestra actividad en EASAEDRO es la formación, a distintos niveles, de aquellos que se encargan de gestionar oficinas, sea de modo más especializado (como el caso de los facility managers), o compartido con otras tareas, como es el caso de office managers.

La formación que recibirás está filtrada por el tamiz de la gestión de la oficina.

No te vas a convertir en electricista, sino que vas a saber gestionar la instalación eléctrica en relación a tu oficina (y lo mismo con PCI, climatización, etc.).

Se trata de que tu valía como profesional aumente.

problemas con las instalaciones-office manager

Está en tu mano.

Si quieres dar el paso a la proactividad, solo tienes que decírnoslo contactando con nosotros.

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