¿Qué ocurre con los trabajos de FM y Office Management fuera del horario laboral?

¿Qué sucede cuando Facility y Office Managers han de trabajar fuera de su horario laboral?
Cada vez es más frecuente que se pida que los trabajos de FM y OM se hagan fuera de horario laboral (IMG. Base: Geralt)

Cada vez es más habitual que las empresas soliciten que los trabajos referentes a sus espacios de trabajo y a sus instalaciones se realicen el fines de semana, noches, festivos, puentes o vacaciones.

El motivo es claro: los trabajos molestan e incluso interrumpen la actividad de la oficina, y lo que quieren es obtener los resultados sin padecer los inconvenientes de la adecuación.

Pero, ¿qué ocurre con la gestión de esos trabajos por parte de Facility Managers y Office Managers?

Los oficios cobran más por trabajar en fin de semana y fuera de horario laboral, pero ¿qué ocurre con Office y Facility Managers?

Ocurre con muchos trabajos relacionados con el ámbito del conocimiento: proyectos, formación, etc.

Es habitual que las empresas comprendan que aquellos que vayan a realizar los trabajos materiales y físicos para la adecuación que sea necesaria en cada momento, cobren más dinero por trabajar, por ejemplo, en fin de semana.

Así, electricistas, pintores, cristaleros, carpinteros… cuando pasan su presupuesto por realizar los trabajos, incluyen o añaden el correspondiente suplemento por trabajar fuera del horario laboral habitual.

Y las empresas, en general, lo entienden como algo lógico, ya que, al fin y al cabo, es un esfuerzo extra el que supone acudir a trabajar en días que, en principio, tendrían de descanso (o trabajar por las noches, etc).

Pero ¿qué sucede con el departamento de FM, o con el/la Office Manager que se encarga (internamente) de la gestión de esos trabajos?

El control de la jornada laboral implica presentismo.

En los países en los que se ha de «fichar» para controlar las horas trabajadas por los empleados, estos apuntan en el sistema de control (sea una hoja de papel, una hoja de cálculo o un sistema informático de última generación) la hora a la que llega a su puesto, y la hora a la que se va.

Es decir, se controla la presencia física en el lugar de trabajo, sea considerado éste como la oficina o el lugar en que se desarrolle la actividad (por ejemplo, un encargado de obra marca la hora a la que llega a la obra, no a su oficina…).

¿Qué sentido tiene mencionar esto aquí?

Pues tiene el sentido de preguntarnos qué ocurre con la jornada laboral de Facility y Office Managers que han de gestionar esos trabajos del fin de semana, festivos, etc.

Facility Managers y Office Managers también tienen horario y calendario laboral.

Si se echa un vistazo a los contratos laborales, se verá que se marcan en general, tres grandes bloques:

  • Dedicación
  • Disponibilidad
  • Remuneración

La dedicación viene a referirse a cuántas horas se van a dedicar al trabajo (ejemplo típico es el de las 40 horas semanales).

La disponibilidad se refiere al intervalo de tiempo en que se van a realizar esas horas de trabajo.

Por ejemplo, el contrato puede marcar que el trabajador o la trabajadora va a dedicar 40 horas semanales, de lunes a viernes, entre las 9:00h y las 18:00h con 1 hora para comer a mediodía (es un ejemplo, como decimos, porque además, esto no es tan simple: hay convenio de horas anuales, ajustes, etc. en los que no vamos a entrar aquí).

La remuneración establece el dinero que el empleado o la empleada va a percibir por parte de la empresa que les contrata, a cambio de esa dedicación y esa disponibilidad.

Por tanto, si se requiere un trabajo que se sitúe fuera de los límites habituales, es un trabajo extraordinario, que se mide en horas extraordinarias (u «horas extras»), y que tiene una remuneración, habitualmente, diferente de las horas normales laborales.

Y sí, esto aplica también a Office Managers y Facility Managers.

Las horas extraordinarias no son ilimitadas.

La Legislación Laboral de cada país suele establecer definiciones que sirven para marcar límites al trabajo fuera de horario laboral.

Dicha legislación es habitualmente compleja, ya que habla, por ejemplo, de conceptos como «voluntariedad» al realizar trabajos en horas extraordinarias, de modo que cabe preguntarse hasta qué punto, en tu país, tu empresa puede asignar, así como así, que vas a trabajar un fin de semana si no está marcado en tu contrato, si es algo voluntario tuyo.

Pero, además, todo el conjunto de definiciones es la base para que se establezcan límites al trabajo fuera del horario laboral.

Hay países en los que, directamente, se limita la cantidad de horas extraordinarias al día, a la semana, al mes, al año…

Hay países en lo que se establece una separación mínima entre jornadas laborales. Por ejemplo, si sales de tu trabajo a las 22:00h y la separación mínima entre jornadas laborales es de 12 horas, no tienes que llegar a tu puesto al día siguiente lasta las 10:00h, por más que tu horario diga que entras a las 8:00h.

Por tanto, cabe preguntarse cómo establece tu contrato, el convenio sectorial que te sea de aplicación, y las Leyes Laborales de tu país al hecho de que tengas una tarea el fin de semana que requiera de, por ejemplo, 8 horas cada día (16 horas entre los 2 días, por ejemplo).

Si has trabajado el sábado y el domingo ¿qué pasa con el lunes y el martes?

Aquí es donde entran la dedicación, la disponibilidad y el límite de horas extarordinarias.

Si has cubierto tus 40 horas semanales de lunes a viernes, las 16 horas del fin de semana convertirían tu dedicación en 56 horas semanales, por lo que habría 16 horas de más.

Si lo contextualizas en tu dedicación mensual, ¿existe la compensación?

Es decir, si tienes una dedicación de 160 horas al mes, y una semana has trabajado 56 horas, ¿se puede compensar con otra semana en la que trabajes 24 horas en lugar de 40 horas?

En algunos casos será incluso obligatorio hacerlo, en otros casos bastará con una compensación económica…

Depende, como decíamos antes, de cada caso y de todas esas capas legales (convenios, contratos, Leyes, etc.) que apliquen.

¿Es tu gestión presencial?

Y volvemos otra vez al presentismo.

Si eres Office Manager y el fin de semana se va a remodelar el despacho de Dirección General ¿vas a estar presente mientras los electricistas, albañiles, carpinteros, pintores, etc., hacen su trabajo, o no?

La realidad es que suele ser necesaria la presencia de quien gestiona el trabajo, por múltiples motivos.

Pero puede ser que tu presencia física en el lugar no sea necesaria de continuo durante las 8 horas (por ejemplo) que duren los trabajos de adecuación cada día del fin de semana.

Tal vez sea suficiente con que estés 1 hora por la mañana (para aclarar dudas), otra hora a mediodía (para aclarar dudas) y otra hora al final del día (para ver los resultados y planificar detalles del día siguiente): 3 horas/día.

Evaluación de las horas de gestión no presencial y disponibilidad.

Trabajas de lunes a viernes, por lo que el fin de semana te ibas a marchar a la playa (o a la montaña), pero tu empresa te dice que hay que cambiar de sitio el despacho de Dirección, y que, como los trabajos son molestos, hay que hacerlo el fin de semana.

Físicamente, estás 3 horas en la obra.

¿Qué ha pasado con tu disponibilidad?

¿Podrías haberte ido a la playa (o a la montaña) como tenías previsto?

Está bastante claro que no.

Entonces, ¿sólo has trabajado 3 horas?

Como vemos, la evaluación de horas es mucho más difícil que en los trabajos físico-materiales.

Si pensamos, por ejemplo, en un pintor, es relativamente fácil medir las horas que ha estado trabajando, del mismo modo que se puede medir la superficie que ha pintado.

Pero si hablamos de Facility Management y de Office Management, no es tan directo.

Incluso si no vas físicamente a la obra el fin de semana ¿sería posible que apagaras tu teléfono, que desconectaras (al fin y al cabo, estás fuera de tu jornada laboral)?

Es muy probable que esté pensando que no podrías desconectar tanto y que, al menos, tendrías que estar localizable para solventar dudas o por si hay algún imprevisto…

Como ves, volvemos a hablar de disponibilidad.

Pero, que sea complejo no significa que no haya que hacerlo.

Facility Managers y Office Managers son parte del mundo laboral.

Por tanto, tienen un contrato laboral, que se inscribe dentro de la Legislación Laboral.

En países como España, donde recientemente se ha establecido la obligatoriedad de registrar la jornada laboral de todos los empleados en las empresas, está habiendo dificultades en este sentido.

Como decíamos al principio, era común la comprensión del mundo laboral de los trabajos físicos y presenciales, pero no lo es en los trabajos de gestión, organización ni ideación, especialmente cuando hablamos de empleados de la propia empresa.

Por tanto, es probable que la Legislación Laboral de tu país le esté diciendo a la empresa para la que trabajas que si quiere que estés trabajando por las noches, tendrá que prescindir de tu presencia durante el día, o que si vas a trabajar el fin de semana no vas a estar en tu puesto la semana siguiente hasta el miércoles, y/o que de la misma manera que los oficios cobran más por trabajar fines de semana o noches, tú, Facility u Office Manager, también, porque también eres un/a trabador/a y te aplican las Leyes Laborales igual que a cualquier otro.

¿Cuál es tu experiencia?

Como siempre decimos, enriquece muchísimo cualquier artículo tus comentario.

De modo que, somos todo oídos.

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