Compras en Facility Management: visión a largo plazo vs flujo de caja

Efectivamente, los departamentos de Compras, Financiero y de Facility Management suelen tener una actividad con muchas partes en común, y se hace patente sobre todo cuando llega el terreno del dinero.

Por este motivo, no es extraño que tanto Compras como FM «cuelguen» del departamento Financiero, que es quien, al fin y al cabo, gestiona los recursos materiales de la empresa.

Qué es el flujo de caja (cash-flow).

El flujo de caja es lo que mantiene a la empresa respirando.

A veces, es muy fácil pensar todo en términos «a largo plazo», y ver las operaciones exclusivamente en términos simples de rentabilidad.

Pero si no se considera el cash-flow, la empresa puede quebrar muy deprisa.

El flujo de caja es el que va planteando que los ingresos y los gastos estén compensados en cada momento.

Imagina que compras un objeto por 100 monedas y tienes la opción de venderlo mañana por 105 monedas o dentro de 5 años por 120 monedas.

A simple vista, es más rentable venderlo dentro de 5 años por 120 monedas, porque tienes una ganancia de 15 monedas, en lugar de las 5 monedas que tendrías mañana.

Pero pensar en términos de cash-flow te obliga a preguntarte, sobre todo, si durante esos 5 años que tienes que esperar a vender ese objeto no vas a necesitar las monedas para nada.

Si dentro de tres días tienes que hacer pagos para los cuales no tienes dinero actualmente, no te sirve de nada que tengas un objeto que dentro de 5 años te va a dar 15 monedas de beneficio: necesitas el dinero ya.

La falta de visión alcanza a muchos departamentos, y también a la propia Sociedad.

Te podemos contar casos de experiencia con clientes en los que esta falta de visión quedaba realmente palpable.

Ejemplo: compra y mantenimiento de un proyector para una sala de reuniones.

Un facility manager tenía que comprar un proyector para una sala de reuniones.

Se le ofrecieron 2 opciones:

  • Opción 1:
    • compra: 1.800€
    • cambio de lámpara: 600€
    • duración estimada de la lámpara: 8 meses
  • Opción 2:
    • compra: 2.400€
    • cambio de lámpara: 700€
    • duración estimada de la lámpara: 10 meses

Como facility manager, ha de considerar tanto el coste de adquisición del aparato como el coste de operación y mantenimiento.

Vamos a ver la evolución del coste de cada proyector a lo largo del tiempo:

  • Mes 0:
    • Opción 01: 1.800€
    • Opción 02: 2.400€
  • Mes 06:
    • Opción 01: 1.800+600 = 2.400€
    • Opción 02: 2.400€
  • Mes 12:
    • Opción 01: 1.800+600+600 = 3.000€
    • Opción 02: 2.400+700 = 3.100€
  • Mes 18:
    • Opción 01: 1.800+600+600+600 = 3.600€
    • Opción 02: 2.400 + 700 = 3.100€
  • Mes 24:
    • Opción 01: 1.800+600+600+600+600 = 4.200€
    • Opción 02: 2.400+700+700 = 3.800€

Bien, ya se puede ver que si la vida útil del proyector es de 24 meses o más, salía más rentable adquirir el proyector 02, que era de mayor coste de compra (y también de más calidad, por cierto), porque al computar su coste estimado a lo largo de 24 meses se ve que es incluso más bajo que el proyector 01.

La respuesta del facility manager fue: el proyector 01 o alguno que hubiera más barato.

Dicha elección nos sorprendió, ya que los números se los habíamos mostrado claramente, y su explicación fue también muy ilustrativa de lo que estamos tratando hoy:

La explicación del facility manager:

Nos explicó su proceder:

Si él elegía la opción 02 (más económica en 24 meses pero más cara en el momento), eso podría significar que su jefe (en este caso, Compras) o el jefe de su jefe (en este caso, Financiero), le despidiese por elegir gastar dinero de más, pues había una opción 01 de un proyector más barato de adquirir en el momento (sin contar los costes de operación y mantenimiento).

Nos explicó que a sus jefes no les interesaba el cálculo de coste por vida útil, sino lo que gastase en ese momento.

Nos dijo algo así: << Si compro el proyector 02, a mí me van a despedir hoy, me va a sustituir otro FM que va a recoger los frutos de mi gestión, ya que tendrá un proyector que necesita menos gasto en mantenimiento. Así que, encima, mis jefes justificarán mi despido aduciendo que mi sustituto haya reducido el gasto de FM en la empresa, ya que el coste de adquisición me lo cargarán a mí, y el de mantenimiento, a él (o ella)>>

Facility Management real.

Cuando en Easaedro te hablamos de «Facility Management Real», nos referimos a estas cuestiones, al Mundo Real.

En el ejemplo vemos cómo este Facility Manager era perfectamente capaz de valorar un coste del proyector en su vída útil, pero no podía aplicar sus conocimientos porque sus superiores jerárquicos no se lo permitían.

Efectivamente, quien salía perdiendo con todo esto era la empresa en la que trabajaban, ya que no estaban preocupados por el servicio al cliente interno (sus compañeros, los empleados de la empresa que tenían que conseguir que la compañía funcionase), sino que estaban preocupados porque los números cuadrasen hoy, y por tanto que no les despidiesen hoy.

¿De quién es la culpa?

Es probable que haya casos en los que la culpa pueda identificarse en una sola persona, y en esos casos, cuanto más arriba en la jerarquía de la empresa esté esa persona, peor, porque afectará a más departamentos.

Pero la realidad hoy es que se trata de algo más coral, que procede de la manera de hacer de la propia Sociedad.

Es muy probable que, según ibas leyendo el ejemplo, hayas recordado alguno similar, o hayas vivido situaciones parecidas.

La falta de Planificación (ya hablaremos de lo que realmente significa esto) está muy extendida, tanto en la Sociedad como en las empresas.

Y como las empresas las componen, al fin y al cabo, las personas, la manera de proceder puede estar tan condicionada por el corto plazo (corto o inmediato) que carezca totalmente de visión.

Cuéntanos tu experiencia.

En este blog, lo que importa es tu opinión.

Cuéntanos tu experiencia y tu parecer, y a ver si entre todos vamos viendo diferencias y similitudes entre países y sociedades.

Te escuchamos.

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