Uso de un sistema de reserva de salas de reuniones.

sistema de reserva de salas de reunionesUn sistema de reserva de salas de reuniones es una combinación de hardware y software orientados a que exista una organización clara y visible del uso de las salas de reuniones de una oficina.

 

La escasez de salas.

Estos sistemas han ido cogiendo auge debido a la escasez de salas de reuniones que suele haber en las oficinas.

Es un fenómeno que cada vez es más relevante, ya que el uso de las salas de reuniones es cada vez más solicitado.

Por esto, en los nuevos espacios de oficinas cada vez hay más espacio destinado a salas, en detrimento de otro tipo de espacios.

Como complemento a esto, los sistemas de reserva de salas de reuniones ayudan, de varias maneras, a sacar rendimiento de las salas existentes.

 

De la lista colgada en la puerta al uso de tecnología.

Seguramente habrás visto (o incluso utilizado) el sistema de colgar un papel en la puerta de cada sala de reuniones, donde quienes quieren reservar su uso se apuntan.

¿Es que este sistema no funciona?

Pues no es que no funcione, sino que está mucho más limitado que otros sistemas, como veremos a continuación.

 

¿Ir a la oficina a reservar sala, o reservar sala antes de ir a la oficina?

Actualmente, y cada vez más, se va entendiendo que no todos los trabajadores de una empresa tienen que estar todo el tiempo en la oficina.

Hay múltiples mecanismos de trabajo flexible (si nos lees habitualmente, habrás visto ya unos cuantos), que tienen muchos beneficios para los trabajadores y para las empresas.

Dentro de este esquema, el hecho de reunirse es uno de los motivos más habituales para ir a la oficina.

Lo lógico es ir a la oficina a la hora que se tenga reservada la sala, para lo cual se hace necesario tener la posibilidad de reservar desde donde se esté.

Como ves, esto ya, por ejemplo, es más complicado con el sistema del papel en la puerta, aunque no es imposible.

 

El sistema de reserva de salas de reuniones tiene que ser claro y visible.

Reiteramos este afirmación porque es algo básico en cualquier sistema.

Claro

Tanto el software como el hardware que se use deben ser muy claros y fáciles de usar.

Si es algo complicado o enrevesado, al final la gente volverá a sistemas anteriores o, directamente, a no usar sistema alguno.

Visible

Da igual la interfaz que muestre el estado de las reservas en cada sala de reuniones, pero debe ser visible, accesible a todos los interesados.

Si existe, por ejemplo, una pantalla a la entrada de cada sala, ahí debe estar claramente visible qué horas están reservadas para el uso de la sala, y generalmente también tiene interés saber quién la tiene reservada en cada caso.

En el caso de usar un software en remoto, el concepto es, lógicamente, el mismo.

 

La flexibilidad del sistema.

¿Qué ocurre si terminas antes tu reunión, o si finalmente has de anularla?

Con el sistema del papel pegado en la puerta, esta circunstancia tendría poca repercusión, y lo más probable es que la sala quedase vacía durante ese tiempo.

Sin embargo, con un sistema de reserva de salas de reuniones más basado en la tecnología, puedes anular la reunión, y cualquiera que consulte el estado de reservas verá que hay un espacio libre en el horario, y podrá reservar.

Con esto se logra avanzar en la optimización del uso de la sala, que tendrá mayor rendimiento cuanto más tiempo esté en uso, y menos tiempo vacía.

 

El sistema de reserva de salas de reuniones ayuda a la monitorización de uso.

Para tener una idea lo más clara posible acerca de cuáles son las necesidades de salas de reuniones de tu oficina, es necesario monitorizar el uso de las mismas, y también monitorizar las reservas, antes y después de las adecuaciones físicas y las obras.

Antes de hacer obras.

Antes de meterte en gastos y complicaciones haciendo obras para dotar a tu oficina de más salas de reuniones, es muy útil poder cuantificar y cualificar.

Cuantificar

Si instalas el sistema de reserva de salas de reuniones antes de hacer obras, podrás ver cuántos intentos de reserva se quedan sin poderse atender (por eso te decía que no solo es útil monitorizar el uso de las salas, sino también las reservas en sí).

Del mismo modo, también tendrás una idea clara de los horarios de mayor volumen de solicitudes, qué días de la semana son más proclives a usarse las salas, etc.

Puede ser que descubras, aunque no sea lo más habitual, que a pesar de que haya quejas por la escasez de salas en tu oficina, cuando veas los números, resulte que no siempre están llenas.

Lo más habitual es que esta monitorización cuantitativa te dé una idea de cúantas salas de reuniones tienes que añadir en tu oficina, dentro de lo posible.

Cualificar

Hay otro tipo de información útil que se deriva de la monitorización previa a las obras de adecuación, y es de carácter cualitativo.

Por ejemplo, si descubres que hay horas en las que las salas tienen exceso de demanda, pero hay otras horas (u otros días) en que están vacías, lo primero que debes plantearte, antes de pensar en hacer obras, es una estrategia de comunicación interna, de tal modo que todos sepan que hay horas o días en que es más fácil (ojo, puede que esto no sea tan simple) reservar las salas.

Tal vez no hagan falta tantas salas nuevas como parecía, pero tal vez haya motivos justificados por los que las salas queden libres en ciertas horas o días, dependiendo de la actividad de la empresa y el modo de trabajar.

Otra información que se suele desprender de la monitorización previa es el tipo de reuniones que se demanda.

Me refiero a saber si son reuniones cortas o largas, y sobre todo, al número de asistentes más habitual.

Seguramente no harás el mismo proyecto de mejora si sabes que la mayor parte de las reuniones son de 4 personas y duran 45 minutos, que si son de 16 personas y duran 3 horas, o si hay mucha diversidad y no es posible hablar de patrones de uso claros (por cierto, puede que también te resulte útil nuestro artículo acerca de los Tabiques Móviles para estos casos).

 

Después de hacer obras.

Y también es muy útil monitorizar todo esto después de haber hecho las obras, para ver si el resultado se asemeja lo suficiente a lo que buscabas, o si puedes hacer algo más para seguir optimizando.

Además, tu empresa cambia, los modos de trabajar cambian, y eso puede volver a incidir en el uso de las salas, por lo que esto que puedes estar considerando ahora como monitorización posterior a la obra, puede ser la monitorización previa de la siguiente, sobre todo si se implementa una forma distinta de trabajar.

¿Cuál es tu caso particular?

Como siempre te decimos, más allá de tendencias, lo importante es tu caso particular, ya que te puede interesar más una estrategia u otra.

Si quieres avanzar en este sentido, solo tienes que hablar con nosotros, y estudiamos tu caso contigo.

Quiero avanzar

 

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