Plan de contingencia y de continuidad de funcionamiento de la oficina.

plan de contingenciaDe qué hablamos.

Un plan de continuidad de funcionamiento de la oficina, o un plan de contingencia, viene a ser un plan para una situación de emergencia.

No solo catástrofes.

Cuando se habla de planes de continuidad de negocio, es bastante habitual hablar de ello mediante ejemplos de grandes problemas y de los modos de afrontarlos.

Se habla de casos en los que un edificio ha sufrido un incendio, o crisis en centrales nucleares.

Esto es porque sirven muy bien para ilustrar el trazado de uno de estos planes de contingencia, pero también es verdad que puede darte la sensación de que se trata de algo alejado de ti, o incluso que te supera.

Puedes pensar que si en la ciudad donde trabajas se produce un terremoto, o la arrasa un tsunami, no será de demasiado interés tu plan de continuidad de funcionamiento de la oficina.

Sin embargo, no te dejes llevar por la grandilocuencia de estos ejemplos.

Tú, como Office Manager, como Facility Manager, como responsable de Servicios Generales, estás directamente involucrado en cualquier contingencia de funcionamiento de tu oficina.

No hace mucho, por ejemplo, hemos hablado en este mismo blog de la necesidad que tienes de saber qué pasaría si se interrumpe el suministro eléctrico en tu oficina. (ver articulo: “¿Qué pasa cuando se va la luz en tu oficina?“).

Conocer tu oficina es el primer paso del plan.

Una vez que sabes cómo funciona tu oficina, puedes pasar a trazar un plan en caso de que la normalidad operativa se vea alterada.

Si no conoces tu oficina, si no sabes cómo funciona, cualquier plan que hagas estará en el aire, no se sustentará sobre ningún cimiento sólido.

Por tanto, como en tantos otros casos, lo primero es saber cómo funciona tu oficina, cuáles son los elementos clave, que grado de protección tienen, que planes de contingencia parciales hay ya, cómo se compatibilizan entre sí, cuáles son los tiempos máximos de tolerancia a la incidencia según los grados de criticidad…

El papel de las personas.

Es muy probable que haya, por sectores dentro de tu oficina, planes de contingencia que afectan solamente a una parte de la misma, o bien a toda la oficina, pero solo en un determinado aspecto.

Te pondré un ejemplo:

Las empresas tienen un Plan de Emergencia para sus espacios de trabajo.

Éste se refiere a cómo actuar, por ejemplo, en caso de incendio.

Debe estar coordinado con otro plan, también de emergencia, del edifcio en el que estéis.

Pues bien, tu empresa designa a una o varias personas que son las que tienen que guiar el comportamiento de los demás.

Ellos indicarán los tiempos, las vías de evacuación por sectores, etc.

Por tanto, ellos deben recibir la formación adicional en materia de riesgos que les capacite para estas situaciones.

Además, la coordinación con el Plan de Emergencia del edificio es importante porque es el que marca, por ejemplo, el orden de desembarco a las escaleras por plantas y sectores del edificio, o cuáles son los espacios seguros en función de la emergencia que se plantee.

¿Acaso crees que todas las personas que van a trabajar diariamente a un edificio de oficinas saben cuáles son los espacios protegidos de las llamas en caso de un incendio, y dónde están?

Pues no es así.

Ni ocurre en un edificio de oficinas, ni en los locales de hostelería, ni en los centros comerciales.

En el caso de oficinas, se suelen hacer simulacros de incendio, por ejemplo, para que las personas sepan cómo moverse por el edificio.

Otra cosa es que la arquitectura y la señalítica deban hacer la evacuación lo más intuitiva posible, pero piensa en cuánta gente que no sea facility manager, bombero o arquitecto se fija en las salidas de emergencia cuando va a un restaurante a comer, o a una tienda a comprar…

Como ves, las personas tienen un papel relevante en todo esto de los planes de contingencia.

El caso de IT.

¿Qué pasa si hay un problema con los servidores?

Eso es una contingencia, y afecta a la continuidad del funcionamiento de la oficina, incluso del negocio de la empresa en sí, dependiendo de cuál sea el papel de los servidores de tu oficina dentro del esquema general de la compañía.

Puede ser que haya incluso un equipo responsable de lo que ocurra con los servidores, tal vez no tanto con lo que ocurra en el ambiente de la sala que los alberga (tal vez seas tú, y deberías saberlo).

Plan de contingencia desde el diseño.

Tratándose de la continuidad del funcionamiento de la oficina, es tremendamente útil pensar en las contingencias desde el propio diseño, ya que debe permitir actuar.

No hace falta que sean grandes catástrofes.

Te podemos poner ejemplos de contingencias que pueden ocurrir en tu oficina, y que deben tener un plan de actuación alternativa.

  • Un corte de suministro eléctrico.
  • Una avería en la máquina de refrigeración de la sala de servidores.
  • Un fallo en las cerraduras (electrónicas).
  • Una avería de la compañía que proporciona el servicio de comunicaciones.
  • Un virus en los servidores.
  • Una avería en los servidores.

Incluso necesitarás un plan de continuidad para cuestiones programadas y necesarias, como puedan ser:

  • Mantenimiento de la instalación eléctrica.
  • Mantenimiento de la máquina de refrigeración de la sala de servidores.
  • Mantenimiento del sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) de la sala de servidores.

Pensemos en el ejemplo de la máquina de refrigeración de la sala de servidores.

Está ahí porque los servidores disipan bastante energía calorífica, y la sala que los alberga puede llegar a una temperatura excesiva, provocando el bloqueo de los ordenadores, y dejando a la oficina sin funcionar.

Pero esa máquina, por muy buena que sea, es una máquina, y eso implica 2 cosas:

  1. Se puede averiar.
  2. Se tiene que mantener.

En cualquiera de los dos casos, la máquina debe detener su funcionamiento, y a partir de ese momento, la temperatura de la sala empezará a subir muy rápidamente, llegando incluso a paralizar la oficina por el bloqueo de los servidores.

Como ves, es bastante importante, y por ello debes tener un plan de actuación para cuando eso ocurra: y el diseño te lo debe permitir.

Lo más habitual es, para este caso, que en la sala de servidores no haya una máquina de refrigeración, sino dos.

Esta redundancia permite que, cuando una máquina se apague por avería o por operaciones de mantenimiento, la otra máquina funciona, y permite que todo siga con normalidad.

Pero claro, esto implica que, desde el principio, se contemple esta circunstancia en el diseño, tanto de:

  • La sala, que debe tener un sitio para cada máquina de refrigeración, de tal manera que quepan, y que funcionen sin bloqueos, tengan desagües, alimentación eléctrica, etc.
  • De la instalación en sí, que ha de contemplar cómo van a funcionar esas dos máquinas (generalmente, para que no haga falta un accionamiento manual de la máquina que quede en funcionamiento).

Claro está que el presupuesto debe contemplar, desde el principio, estas medidas de contingencia, que podrían no ser posibles si no se consideran desde el inicio, con consecuencias bastante peores para la empresa que el coste de las propias medidas, como la paralización temporal de la oficina.

Quién elabora el plan de contingencia (o planes).

Si eres el Facility Manager. Office Manager o responsable de Servicios Generales de la empresa, vas a estar a cargo de una buena parte de los planes de contingencia de tu oficina.

Como vas viendo, es algo que puede llegar a ser muy complejo, y que requiere de un estudio especifico, ya que cada empresa es específica, para tener la seguridad de que se va a saber responder ante estas situaciones que, como ves, no tienen mucho que ver con los ejemplos habituales de catástrofes naturales o problemas en centrales nucleares.

Sin embargo, aunque no sean como esos ejemplos habituales, tienen incidencia en la actividad de la oficina, y sobre todo, existen.

De hecho, has visto que algunas de las situaciones a planear son programadas, como las relativas a mantenimiento de instalaciones o máquinas críticas para la oficina.

Ves claramente que, si bien muchas de esas situaciones implicarán la coordinación de actuación con proveedores de diversa índole, la preparación de todo esto, desde el estudio de situación inicial hasta la elaboración de plan de acción, es un claro ejemplo de proyecto interno.

Como tal, si quieres que en EASAEDRO trabajemos contigo para que tengas claro, y documentado, cómo se va a actuar en tu oficina para que haya continuidad de funcionamiento en este tipo de situaciones, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte a que tu trabajo sea más valioso.

Contacta con nosotros

 

Leer más artículos

 

Share