¿Has medido el uso real y la ocupación de tu oficina? ¿Tienes datos propios?

¿Está tu oficina llena o vacía?

Imagen original de Geralt

 

Es muy habitual que los razonamientos para reducir el número de mesas de puesto fijo en las empresas comience por decirte que son puestos que están vacíos mucho tiempo.

Pero… ¿es así en tu caso?

¿Lo has medido?

¿Tienes datos tuyos, de tu caso concreto?

Tu medición no tiene por qué ser como las demás.

Estamos en una época en la que nos llegan múltiples afirmaciones a modo de titulares que muchas veces se aceptan como verdades indiscutibles sin preguntarse por la fuente del dato que esté provocando esa afirmación.

Seguramente habrás visto muchos artículos en los últimos años que afirman que los despachos están siempre vacíos, o que las oficinas están vacías mucho tiempo, y que por eso se te recomendaba demoler los despachos de tu espacio de trabajo, y también ahorrar en mesas para puestos fijos.

Pero cuando te dicen “tira los despachos de tu oficina, que siempre están vacíos”, ¿alguien ha estudiado tu caso, realmente los despachos de tu oficina están siempre vacíos?

Por nuestra experiencia, podemos afirmar que hay empresa en las que los despachos están vacíos mucho tiempo, pero también hay otras empresas en las que los despachos están ocupados siempre.

 

No todas las empresas tienen el mismo funcionamiento ni la misma organización, por lo que es realmente recomendable (por no decir que es necesario) que estudies tu caso concreto.

A ti, el hecho de que haya otras empresas que hayan tirado los despachos o que hayan reducido los puestos asignados no tiene por qué obligarte a hacer lo mismo, si es que a ti no te conviene.

 

Todo esto implica que hay menos mesas que trabajadores.

Antes de seguir, expliquemos que todo esto pasa por no tener puestos asignados (o al menos reducir su número).

Es algo obvio: si tienes menos mesas que trabajadores, no será posible que cada persona tenga su mesa asignada permanentemente.

El razonamiento es que si en tu oficina trabajan, por ejemplo, 100 personas, pero no siempre están en la oficina, tú pudieras apañarte con, por ejemplo, 70 mesas, y que cuando los trabajadores fueran llegando se vayan sentando allá donde haya un hueco libre.

De esta manera, necesitas menos espacio para mesas y necesitas también menos cantidad de mesas (y sillas), por lo que reduces el coste, o simplemente ganas espacio y presupuesto para otra cosa.

Según cómo se plantee, puede ser algo muy bueno para la empresa, o muy malo: depende de cada caso.

 

¿Cómo mides la ocupación y el uso de tu oficina?

Dependiendo de la magnitud del trabajo, podrás hacerlo de manera más artesanal o de manera más automatizada mediante tecnología.

Pero la herramienta no es lo importante, sino la definición del dato a tomar, y sobre todo, la interpretación de los resultados obtenidos para tomar decisiones que sean útiles.

Por ejemplo: ¿coinciden todos los usuarios de la oficina en algún momento?

Uno de las mayores reticencias cuando se habla de reducir el número de puestos de trabajo en la oficina es que existe la posibilidad de que no haya suficientes, y que algunos de los trabajadores no tengan dónde sentarse.

Quienes te recomiendan que reduzcas el número de puestos en la oficina te afirman que eso es algo que no pasa.

¿Pero lo has comprobado en tu caso?

A ti te da igual que estadísticamente eso no ocurra en la mayoría de las empresas: a ti te importa tu caso concreto, qué ocurre en tu oficina.

 

Interpretar los resultados de tu medición.

Puede que realices la medición, y que resulte que haya días en que la oficina esté bastante vacía, y otros días en que esté completamente ocupada.

Ante esto, tendrás que ver qué opciones tienes, ya sabiendo el dato, la realidad actual de tu oficina.

Por ejemplo: ¿Es posible variar esa situación para que la ocupación del espacio sea más uniforme durante todo el tiempo?

Tal vez se pueda organizar el funcionamiento de la empresa para que se vaya escalonando la presencia de los trabajadores en la oficina y se evite que todos lleguen y se vayan al mismo tiempo: ojo, tal vez no se pueda (el espacio debe servir a la actividad, y no al revés).

También podrías plantearte soluciones solamente a los picos de ocupación ¿qué importancia tienen, cómo puedes solventar el problema cuando se produzca?

Ejemplo teórico:

Imagina que tienes una oficina en la que muchos de los empleados son, por ejemplo, comerciales que están la mayor parte del tiempo fuera del espacio de trabajo, buscando clientes y ventas.

Resulta que de las 100 mesas que tienes, de lunes a jueves hay 30 mesas que están vacías porque corresponden al departamento de Comercial.

Pero los viernes, la Dirección convoca a todos los comerciales en la oficina para que rindan cuentas y darles las directrices para la semana siguiente.

Esto provoca que, ya que tienen que ir a la oficina ese día, se queden a trabajar allí, y por tanto, los viernes tienes las 100 mesas de la oficina ocupadas.

¿Qué pasa si quitas las mesas del departamento de Comercial?

Vale, de lunes a jueves están vacías, pero el viernes te vas a encontrar con 30 personas que van a querer sentarse en una mesa para trabajar y no van a tener sitio, lo que va a producir un problema en la empresa, en múltiples aspectos (quejas a la dirección, comités, etc.), y con razón.

¿Hay alternativas?

¿Qué ocurriría si esa convocatoria de los viernes que hace la Dirección no fuese en la oficina?

Hay varias alternativas:

  • Que se haga a distancia:
    • Hay tecnología disponible que permite hacer reuniones virtuales sin necesidad de que las personas estén físicamente en el mismo espacio.
      • Hay que saber gestionarlas, no es tan evidente como muchos piensan.
  • Que se haga en otro sitio, físicamente fuera de la oficina.

En cualquiera de los casos, los costes van a tener una relevancia importante.

Como estamos en un ejemplo teórico, podemos inventar datos.

Pensemos que cada puesto fijo en la oficina te ocupa una media de 10m2/persona.(da igual que te parezca mucho o poco, es un simple ejemplo inventado).

Si pagas un alquiler de 12€/(m2xmes), el espacio de cada mesa te cuesta:

[(12€/(m2xmes)] x (10m2/mesa) = 120€/(mesaxmes)

El espacio ocupado por 30 mesas vacías, tendrá para tu empresa el siguiente coste teórico:

30 mesas x 120€/(mesaxmes) = 3600€/mes

Ahora piensa que en el edificio donde estás, o cerca, tienes la posibilidad de alquilar una sala en la que hacer la reunión de los viernes, que podemos considerar como una frecuencia de, aproximandamente, 4’30 veces al mes (algunos meses tienen 4 viernes y otros tienen 5).

¿Cuánto te cuesta alquilar la sala cada vez?

Pensemos que cuesta 600€ cada vez (repito, es un ejemplo inventado, solo con fines explicativos)

Los números serían:

600€/viernes x 4’3viernes/mes = 2580€/mes < 3600€/mes

Si los números fueran estos, estarías viendo que teóricamente sería rentable reducir el número de mesas, y alquilar una sala cada viernes para esa reunión semanal, ya que pagarías 2580€/mes por la sala, pero ahorrarías 3600€/mes reduciendo mesas: el ahorro teórico sería de 920€/mes.

Si, por ejemplo, el alquiler de la sala fuera mayor (por ejemplo, 1000€), entonces el resultado teórico te indicaría que no te sale a cuenta reducir el número de mesas (que te costaba 3600€/mes):

1000€/viernes x 4’3viernes/mes = 4300€/mes > 3600€/mes

¿Qué haces con el espacio al quitar las mesas?

Si te das cuenta, durante todo el ejemplo te hablamos de resultados “teóricos”.

¿Por qué?

Porque tal vez no tengan sentido real.

De acuerdo, imagina que haces todos esos números y decides quitar las mesas: tú no pagas por las mesas, pagas por el espacio en el que están.

Aunque quites las mesas y dejes una parte de la oficina vacía, tu pago mensual del alquiler va a seguir siendo el mismo (y además, estarías pagando una sala de reuniones adicional cada viernes): no sería rentable.

Para que esto tuviera un sentido real, podrían pasar, en general, 3 cosas:

  1. Que pudieras reducir la superficie de oficina y así pagar menos alquiler mensual:
    1. Imagina que estás alquilando 6 módulos de oficina en un edificio, y puedes quedarte con 5 ó 4 módulos
      1. Entonces tendrías una disminución de m2 y de coste mensual.
  2. Que estés en proceso de cambio de oficina, y para la nueva sede puedas instalarte en un local con menos superficie, y por tanto, con un alquiler mensual de menos cuantía.

Hay una tercera posibilidad, y es utilizar el espacio que has ganado para otra cosa.

Tal vez ocurra que estés alquilando espacios adicionales fuera de la oficina que te suponen un coste, y que al eliminar las mesas de más, como has obtenido un espacio dentro de tu propia sede que antes no tenías, puedas pasar a realizarlo ahí.

Claro está, tendrías que hacer números similares a los del ejemplo para saber si te sale rentable el cambio o seguir como hasta ahora.

O tal vez sea la solución a una nueva necesidad:

 

Siguiendo con el ejemplo:

Resulta que, por lo que sea, necesitas incorporar a la empresa a 20 personas más, pasando a ser 120 empleados en lugar de los 100 que sois ahora.

Esto implica que tienes que alquilar más espacio para que ellos tengan sus mesas y puedan trabajar.

Ahora, imagina que llegas a la siguiente hipótesis:

  • Actualmente sois 100 personas:
    • 30 mesas corresponden a Comercial, y están vacías 4 días a la semana.
      • Se llenan los viernes porque hay una convocatoria de la Dirección
  • Se incorporan 20 personas más:
    • Hay que alquilar más espacio, para que puedan trabajar.

La hipótesis podría ser:

  • Convocar la reunión semanal fuera de la oficina
    • Se liberan 30 mesas, las del departamento Comercial
  • Ocupar 20 mesas del actual departamento comercial con las nuevas incorporaciones
  • Dejar 10 mesas para el departamento Comercial, para el uso esporádico que algunos de los trabajadores de ese departamento hacen semanalmente.

¿Te parece viable?

Habría que estudiarlo bien, porque…

¡¡¡DEPENDERÁ DE TU CASO!!!

 

Conclusión:

Como creo que te hemos mostrado, no tiene mucho sentido que te lances a hacer cambios en tu empresa simplemente porque haya quienes te digan que te va a venir bien sin haber estudiado tu caso.

Puede ser que tú no seas como la media, ni como la mayoría: TÚ eres TÚ.

Para saber lo que te conviene, te recomendamos que hagas tus propias mediciones para tener tus propios resultados de tu caso concreto.

Y también es fundamental que con los resultados (datos) que obtengas de tus mediciones hagas el estudio correspondiente para ver qué alternativas tienes y cuáles son las mejores para tu caso concreto en cada momento.

Por supuesto, si quieres que te ayudemos desde Easaedro;

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