¿Sabes por dónde empezar tu proyecto de nueva sede?

Cómo empezar con el proyecto de tu nueva sede

¿Por dónde empezar con el proyecto de tu nueva oficina?

Si no es tu actividad principal, cuando te planteas comenzar un proyecto para abrir una nueva oficina, sea por crecimiento de tu empresa o por traslado de sede, no será extraño que te parezca algo complejo: lo es.

Hablamos de tu proyecto en general.

No te hablamos de “proyecto” en el concepto reducido de “proyecto de arquitectura”, que es lo que te vas a encontrar con más frecuencia: no.

Te hablamos de tu proyecto en general, de todo lo que has de organizar para llevar a cabo la apertura de esa oficina, desde la prospección de locales, tramitación de permisos, firma de alquiler (o de compra), gestión de proyecto de arquitectura e ingeniería, gestión de obras de adecuación, mobiliario, organización de traslado…

Para nosotros, todo eso es TU proyecto.

Por nuestra manera de entenderlo, creemos que TÚ debes liderar TU proyecto, y para eso debes tener los suficientes conocimientos propios como para navegar con seguridad en este mar de figuras y tareas.

De ahí que siempre digamos que Easaedro trabaja contigo.

 

Multitud de figuras que intervienen: stakeholders

Lo primero que causa confusión es la gran cantidad de figuras profesionales que existen en este ámbito, y además, muchas de esas figuras son necesarias para llevar a cabo tu proyecto.

Son muchas, y además van cambiando de nombre con el tiempo, y también según el lugar.

Incluso, si estás en un país de habla hispana, te puedes encontrar con que stakeholders que tienen una denominación en español son nombrados con su equivalente en inglés, pareciendo tal vez algo nuevo, sin serlo.

Los famosos “stakeholders” son todos aquellos que intervienen en el proyecto: promotor, contratista, proyectista, coordinador de seguridad y salud, agente inmobiliario, “lanlord” (arrendador), “tennant” (arrendatario), gestor de inmuebles, entidades urbanísticas, ayuntamientos, gestores de proyectos, empresas de mudanzas, oficios de todo tipo…

 

Normativa específica.

Los espacios de trabajo tienen una Normativa de obligado cumplimiento que varía según el lugar en que se vaya a establecer la sede.

Es importante recalcar que se trata de normas que son específicas para oficinas y entornos de trabajo, y que son diferentes de otros sectores, como el retail o la vivienda.

Cumplir con la Normativa es necesario para obtener los permisos que te permitan abrir la oficina y que haya personas trabajando en ese espacio.

Abarcan desde las características del local, del edificio en que está, las condiciones de la obra, la tramitación del proyecto, el modo de contratación, las instalaciones, el espacio, la salubridad, la energía…

Es bastante compleja, y por eso, claro está, te recomendamos que trabajes con especialistas en el sector (como Easaedro), pero también creemos que es importante que sepas de la existencia de estas normas, para que no te pongas en manos de cualquiera a ciegas, sino que sepas de qué va esto.

 

Licencias

Cuando te suscribes a la web de Easaedro, recibes una guía en la que se te describen, entre otras cosas, los tipos de licencia que existen para este tipo de proyectos, para que tengas claro que son varias, y que tienen una especial relevancia, ya que sin ellas no podrás abrir tu oficina, y puedes haber gastado bastante capital en una obra para hacer una oficina que no podrías ni inaugurar.

Cuando se habla de licencias, es habitual que a la mayor parte de las personas les venga a la mente la licencia de obras, pero hay más, y también son necesarias e ineludibles.

 

Orden necesario de actuación.

Probablemente uno de los mayores problemas con los que te vas a encontrar es que muchas de las actuaciones que tendrás que contemplar requieren de ser realizadas en un determinado orden para que tu proyecto sea exitoso.

Por eso es tan conveniente tener un panorama general de todo lo que te atañe, porque así tienes una idea de por dónde empezar, qué es lo que tiene plazos más largos, qué es lo que no se puede hacer si o has hecho otras cosas previamente, y qué es lo que puedes encontrarte demasiado tarde como para ponerle solución.

 

La preparación previa.

Inicialmente, la razón de ser de Easaedro fue la preparación previa de los proyectos.

La experiencia nos ha demostrado repetidamente cómo los responsables de proyectos de oficinas se encontraban con problemas a modo de sorpresa (por no haberlo estudiado antes), y que en ocasiones esas sorpresas significaban sobrecostes importantes o incluso la imposibilidad de solucionarlas, llevando el proyecto al fracaso completo.

 

Delegar inadecuadamente en el stakeholder erróneo.

Solemos decir que si le preguntas a un vendedor de ambientadores qué tal huele tu oficina, hay un elevado porcentaje de probabilidades de que te diga que no huele bien, y que eso se soluciona con ambientadores.

Cuando el cliente (en este caso, serías TÚ), no tiene los conocimientos mínimos del medio para poder liderar el proyecto, necesita delegar la preparación previa.

Sin embargo, es frecuente que ese desconocimiento también incluya la distinción de stakeholders, de modo que no identifica quién es indicado para hacer qué.

Por este motivo, puede ser que se encargue el estudio previo del proyecto a un stakeholder cuya labor sea otra, o que tenga conflictos de intereses que le empujen a llevarte en una determinada dirección que puede desembocar en una situación que no sea la más conveniente para TU proyecto.

Es un motivo más para animarte a que tengas una mínima idea de todo el panorama, para que no pierdas el control de TU proyecto.

 

¡Y le cayó el cambio de oficina!

Anualmente, Easaedro organiza un evento formativo en el que da este panorama general a aquellas personas que quieran asistir.

Verás que es algo bastante excepcional, porque hay quienes preferirán que no sepas lo que estás haciendo para controlarte, pero nosotros pensamos que lo mejor es que TÚ seas quien lidere TU proyecto, y que tengas el control del mismo.

Si trabajas en una gran multinacional, es muy probable que no tengas ninguna capacidad de decisión en este campo, y que simplemente un día recibas una notificación de la Dirección que te diga lo que tienes que hacer, y seguramente habrá algún departamento dentro de la empresa que se encargue de liderar el proyecto.

Pero si no es ese el caso, y no quieres ir a ciegas, ya seas tú esa Dirección o seas alguien en la empresa a quien le asignarían que se encargase de todo esto, tienes la posibilidad de adquirir el conocimiento necesario asistiendo al evento “Y le cayó el cambio de oficina“, si está en estos momentos activa la inscripción.

 

Suscripción a la web de Easaedro.

Al suscribirte a la web, vas a recibir una serie de correos que te van a informar acerca de varios de los aspectos que debes conocer para afrontar un proyecto, y también para la gestión de un espacio de trabajo.

Suscribirse es gratuito, solo tienes que pulsar el botón.

Quiero suscribirme a la web de Easaedro

Conclusiones:

Un proyecto de cambio de oficina, entendido en sus términos generales (no solo los planos) es muy complejo, y en él intervienen muchos stakeholders diferentes que debes conocer, una normativa específica…

Nosotros en Easaedro pensamos que lo mejor es que el control de TU proyecto lo tengas TÚ, y por eso es realmente útil que tengas un conocimiento general, para que no dependas de nadie a ciegas, y no encomiendes a la suerte el éxito de tu proyecto.

Si quieres que hablemos, simplemente contacta con nosotros.

Quiero hablar de mi proyecto con Easaedro

 

Leer más artículos

 

Share