Diferencias ante cómo abordar un proyecto: Project vs Facility Management

Desde el Facility Management se entiende el proyecto de manera diferente que desde el Project Management

Un proyecto no es igual desde el punto de vista del Project Management que desde el Facility Management

Desde ambos campos se trabaja con proyectos.

Hasta los nombres de las áreas de FM y PM se parecen, incluso se comparten.

Sin embargo, no es igual un proyecto para el Facility Management que para el Project Management.

Vamos a verlo.

 

Los 3 pilares de la Gestión de Proyectos: Calidad, Plazo y Coste.

Cuando a un/a PM se le encarga la gestión de un proyecto, se le exige que cumpla con los 3 requisitos que hemos enunciado:

  • Calidad:
    • El proyecto debe llevarse a cabo con la mayor calidad posible, generalmente atribuida a la fidelidad con el propio proyecto.
  • Plazo:
    • El proyecto debe finalizar antes de la fecha límite establecida, y para eso es necesaria una gran cantidad de gestión.
  • Coste:
    • Si bien se suele entender que la calidad del proyecto se basa (en muchos casos, aunque no en todos) en que la realización de los trabajos se parezca a lo definido en el proyecto, en el caso de los costes se asume que el proyecto no está suficientemente definido en este aspecto, y el control de las desviaciones sobre el presupuesto inicial previsto es una de las más identificables tareas del/la Project Manager.

 

La Gestión de Proyectos desde el Facility Management incorpora variaciones.

¿Significa esto que para el/la FM no importan los 3 pilares fundamentales de la Gestión de Proyectos?

NO.

Lo que significa es que hay algunas variaciones ESENCIALES en su aplicación.

Si hablamos de calidad, no hay diferencias con lo expuesto: cualquier profesional intentará que el proyecto sea llevado a cabo con la mayor calidad posible.

Si hablamos de costes, los conceptos también son similares, ya que el FM también tiene una delimintación presupuestaria que debe respetar, aunque existen variaciones acerca de cómo gestionarlos, debido a la gran diferencia entre PM y FM: el plazo.

Cuando decimos que el plazo es la gran diferencia entre Project Management y Facility Management no significa que el plazo no importe en FM, sino que se establece desde otro paradigma, y vamos a verlo por partes:

 

El Project Manager termina y se va, el Facility Manager vive ahí, se queda.

Entender esto es fundamental para comprender que no es lo mismo gestionar un proyecto desde el punto de vista de PM que desde el FM.

En el caso de PM, se define un proyecto, se contrata a alguien para que lo lleve a cabo (cumpliendo con los requisitos de calidad, plazo y costes establecidos), y el proyecto se termina.

En el caso de FM, se trata de personas que están dentro de la propia empresa u organización, que no se van a marchar cuando acabe el proyecto.

Es más, podemos decir que los proyectos de FM, si nos ponemos extrictos, o acaban realmente nunca mientras la empresa exista.

 

El proyecto en FM es interrumplible y también reversible.

El hecho de que los/as Facility Managers sean parte de la empresa implica que son proyectos muy vivos y variables.

Las condiciones en las organizaciones cambian mucho y con mucha frecuencia, y eso afecta a los proyectos.

Cuando se habla de Project Manager, hay un contrato que establece el cumplimiento de un determinado proyecto, que está definido de una cierta manera, y el/la PM cobra por llevarlo a cabo tal cual está definido.

Si nos tomamos una licencia “poética”, tal vez podríamos decir que el cliente de un/a Project Manager acaba siendo el propio proyecto, mientras que en caso de FM, el cliente es la propia empresa.

En el mundo de PM, la cancelación de un proyecto tiene muy difícil cabida, mientras que en el caso de FM, la cancelación de un proyecto es perfectamente posible.

 

Proyectos por fases y proyectos piloto.

Al hablar de un proyecto por fases pueden entenderse, en general, dos tipos de organización del trabajo:

  1. Realización de partes o componentes del proyecto ordenadas en el tiempo, de tal manera que al final del plazo se termina todo a la vez.
  2. Empezar y terminar completamente partes del proyecto, de manera que ya pueden funcionar, sucesivamente, mientras se comienzan las siguientes fases.

Para explicar esto vamos a poner algún ejemplo.

Imagina un proyecto que consiste en la adecuación de 3 plantas de oficinas en un edificio.

Si organizas la obra de acuerdo con el criterio “1”, podemos pensar que harás, en las 3 plantas a la vez (más o menos) las mismas cosas, por orden:

  • Trabajos de electricidad (en las 3 plantas)
  • Trabajos de tabiquería (en las 3 plantas)
  • Trabajos de pintura (en las 3 plantas)
  • etc…

Se entiende que es una organización muy eficiente del tiempo, ya que cada oficio va trabajando con energía y espacio de manera secuencial.

Si organizas la obra según el criterio “2”, empezarás y terminarás cada zona:

  • Trabajos de electricidad (zona 1)
  • Trabajos de tabiquería (zona1)
  • Trabajos de pintura (zona 1)
  • etc… (zona 1)
  • Trabajos de electricidad (zona 2)
  • Trabajos de tabiquería (zona 2)
  • Trabajos de pintura (zona 2)
  • etc… (zona 2)
  • Trabajos de electricidad (zona 3)
  • Trabajos de tabiquería (zona 3)
  • Trabajos de pintura (zona 3)
  • etc… (zona 3)

Existe, entre el criterio “1” y el criterio “2”, todo un abanico de criterios intermedios.

Sin embargo, lo que nos interesa destacar aquí es que el FM tiende al criterio “2”.

¿Por qué?

Porque permite ver cómo va, y analizar si en las fases que queden hay que cambiar algo o no.

De hecho, hay una herramienta proyectual estupenda para estas cosas, que es el proyecto piloto, concepto del que puedes leer un artículo entero en esta web.

El piloto es un proyecto completo, pero que en sí mismo es una avanzadilla de un proyecto más grande, para ver qué tal resulta antes de invertir más recursos.

 

Conclusiones.

Tanto los PM como los FM buscan realizar el trabajo con la mejor calidad posible, con los recursos adecuados, en un plazo establecido y sin sobrepasar los costes asignados.

Sin embargo, el concepto del proyecto en PM es algo que tiene un final, y con ese final llega la desvinculación del gestor/a de ese proyecto, mientras que en FM el proyecto es algo vivo, ya que el/la FM sigue en la empresa después del teórico final del proyecto.

La misión del PM es terminar el proyecto, mientras que la del FM incluye paralizarlo, variarlo o incluso cancelarlo si se detecta que no va a funcionar, o si hay cambios en el funcionamiento de la empresa a la que pertenece, y para la que se realiza el proyecto.

 

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