Para qué sirven las normas en Facility Management

La Normativa de Facility Management puede ser muy útil aunque no sea de obligado cumplimiento.

En el mundo del Facility Management han ido siendo publicadas diferentes series de normas, algunas de ámbitos más locales que otros, y, en general, no constituyen reglamentos de obligado cumplimiento.

Entonces, cabe preguntarse si tiene sentido todo el esfuerzo y toda la inversión de tiempo, personal y (también) dinero que supone el llegar a publicar una norma, si luego, legalmente, parece que todos los profesionales podrían, simplemente, ignorarlas, sin tener sanción por ello.

Sin embargo, si miras más atención, te darás cuenta de que sí tiene sentido.

Las normas de Facility Management sirven para definir la terminología.

Es realmente habitual encontrarse con que buena parte de las formaciones de Facility Management comienzan intentando definir qué se entiende por Facility Management.

A pesar de que la disciplina existe desde hace años, se ha utilizado el término de manera errónea con tanta frecuencia que se ha llegado al punto en que decir «Facility Management» puede ser entendido de maneras muy diferentes por diferentes personas en diferentes lugares.

Las normas «normalizan». Es decir, intentan que los términos signifiquen lo mismo para todos aquellos que sigan esa norma.

De este modo, se evitan ambigüedades y se convierten en una referencia.

Esto, desde el punto de vista operativo, es algo muy útil, ya que puede establecerse una base de comunicación común que todos puedan utilizar.

Las normas de cumplimiento recomendado pueden servir de referencia para reglamentos de cumplimiento obligado.

Ocurre incluso con normas antiguas, y hasta derogadas.

Como las normas se establecen como referencia, es posible, probable y hasta frecuente que los reglamentos de obligado cumplimiento hagan, precisamente, referencia, a partes de las normas no obligatorias.

De este modo, sí que, indirectamente, no extraño que las normas no obligatorias se coviertan, al menos en parte, en obligatorias.

Como decíamos, ha ocurrido incluso la circunstancia de que haya reglamentos obligatorios que sustituyan a otros (que quedan derogados al aprobarse el nuevo), pero los nuevos hagan referencia a tablas que aparecían en el reglamento anterior (ya derogado), manteniendo así, indirectamente, su vigencia, en parte.

Es decir, que no es extraño que los reglamentos de obligado cumplimiento se sirvan de las definiciones, tablas y contenido diverso de las normas no obligatorias para redactarse, haciéndolas así parte de la obligatoriedad de cumplirse.

Y, claro está, conocerlas es así una obligación para los profesionales.

El acuerdo para la redacción de la norma es un paso difícil.

Las normas se redactan por grupos de expertos.

Esos grupos están formados por personas que, se intenta, representen a diferentes países y diferentes partes, para que las normas no favorezcan ni perjudiquen a ningún sector, ningún país…

Esto ya, de por sí, es muy complicado, pues hay países que tienen más empuje que otros, sea por potencial económico, por tradición (en este caso, hay países en los que el Facility Management es muy reciente, mientras que en otros países ya existe desde hace mucho tiempo), etc.

Elegir qué norma se aplica es otro punto clave.

Como decíamos antes, hay normas que tienen un ámbito más global, y otras que tienen un ámbito más local.

En el caso del Facility Management, hace años se redactaron las normas UNE-EN-15221, que son la versión en español de las normas de ámbito europeo.

Sin embargo, cuando ya se han establecido como una referencia en las formaciones de FM de los últimos años, han ido apareciendo las normas ISO, que son de ámbito mundial.

Como puedes imaginar, las normas UNE-EN-15221 y las UNE-EN-ISO de Facility Management no son coincidentes.

No pueden ser muy distintas, pero tampoco son exactamente iguales.

¿A cuál hacer caso, entonces?

¿A la que tenga un ámbito geográfico más amplio, a la que consideres mejor definida, a la que esté redactada más cerca de donde tú hagas FM…?

Como ves, si la ausencia de normativa puede ser un lío, el exceso de normativa también puede serlo, sobre todo si es redundante y además no coincidente.

Las normas que incluyen descripciones de procesos: las certificaciones comerciales.

Las normas implican muchos movimientos en el Mercado.

Por una parte, cada vez que sale una nueva norma hay que difundirla, explicarla a los profesionales, y eso genera una cierta cantidad de eventos, conferencias, formaciones, etc., además de la venta de los propios textos normativos.

Pero, por otro lado, cuando las normas incluyen procedimientos descritos, se genera con relativa frecuencia un sello comercial que certifica su cumplimiento.

Existen entidades y empresas cuya razón de ser es precisamente certificar el cumplimiento de ciertos procesos por parte de las empresas u organismos , emitiendo un sello de certificación.

Así, quienes obtienen ese sello, demuestran que cumplen con los procesos normativos simplemente con enseñarlo.

Aunque muchos de esos sellos no son obligatorios por Ley, el Mercado ha establecido que algunos de ellos formen parte de los estándares exigidos por las partes que hacen de cliente hacia quienes hacen de proveedores (lo expresamos así porque es muy raro que cualquiera sea solo proveedor o solo cliente, sino que lo habitual es que todos tengan el papel de cliente y también de proveedor, según la ocasión).

Así, quienes están en posesión de un determinado sello obtienen más puntos a la hora de presentarse a concursos, haciendo que esa certificación, aunque no sea obligatoria legalmente, lo sea para el Mercado.

Según donde estés el Mercado valorará más o menos unas certificaciones u otras.

Las normas en FM pueden ser útiles para ordenar tus procesos.

¿Sabes cómo optimizar tus procesos?

Puede ser que haya procesos que no tengas claro cómo optimizar (entiende por «optimizar» lo que tú quieras).

En estos casos, las normas sirven de ayuda para que puedas poner orden en tus procesos.

En algunas ocasiones, pueden convertirse en una auténtica guía de «cómo hacer…» lo que sea que traten.

No descartes este punto, porque puede que te sean de gran utilidad.

Si, además, se acepta generalmente que esos procesos descritos por la norma están realmente optimizados, entonces aparecen las certificaciones y sellos de los que hablábamos en el apartado anterior, y que te pueden dar puntos de cara al Mercado.

Leer más artículos

Share