¿Qué son los Indicadores en la gestión del entorno de trabajo?

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¿Has oído hablar de los indicadores?

Es probable que hayas oído hablar, sobre todo, de KPIs.

Como pasa con tantas otras cosas, se piensa a menudo que queda mejor si se dice en inglés.

No obstante, KPI son las siglas de “Key Performance Indicator”, por lo que se refiere a un determinado tipo de indicadores, que son los “clave”, los más importantes del tema que se esté valorando.

Si tienes interés en diferenciar esos indicadores “clave” del resto, puedes leer el artículo que publicamos en el blog de IFMA España (International Facility Management Association), acerca de ello. (Ver artículo: “Exceso de KPIs“).

 

¿Qué son los Indicadores, para qué se usan?

Los indicadores son un punto de atención sobre algo, de tal manera que te permita medirlo.

Es decir, los indicadores se utilizan para medir.

La medición puede ser variable (una escala de valores) o puede ser, simplemente de todo-nada (“sí” o “no”).

 

Indicadores de Rendimiento, o de Desempeño.

Los “Performance Indicators” se usan para tener una idea objetiva de qué tal está funcionando algo, y por tanto, para poder analizar algo.

No suelen utilizarse de manera aislada, sino que se combinan entre sí para dar lugar a elementos mayores, que en muchos casos buscan un número final, que viene a ser la puntuación final, algo así como la nota de un examen.

Cuando te examinan, te suelen hacer varias preguntas, y cada una de ellas tiene un valor máximo posible. La nota que sacas en el examen, es la combinación de las notas parciales.

En el caso de los Indicadores de Rendimiento es algo parecido.

 

Los indicadores deben ser específicos.

Cuando hemos hablado de métodos para que la objetividad predomine, se nos suele hacer el comentario de que, en alguna parte del proceso, siempre hay que incluir algo subjetivo.

Nuestra respuesta suele ser que, más que subjetivo, se trata de algo específico, y por tanto, diferente en cada caso.

Es por esto por lo que somos amigos de analizar cada caso, y no de utilizar tablas genéricas que pueden funcionarle a otros, pero tal vez no te funcionen a ti.

 

Ejemplo teórico: compra de un coche.

Vamos a ilustrar todo esto con un ejemplo teórico, que no es que sea específico de la gestión de la oficina, pero es muy ilustrativo, que es la compra de un coche.

Piensa en ello por un momento. Cuando te vas a comprar un coche, cuál de estas 2 preguntas te haces:

  • ¿Cuál es el mejor coche?
  • ¿Cuál es el mejor coche para mí?

Puede ser, perfectamente, que leas en revistas especializadas del mundo del motor algunos artículos hablando maravillas de un cierto modelo, incluso con muchos testimonios de personas que se lo han comprado y que están muy contentos con esa compra…

Y sin embargo, tú ni te planteas comprar ese modelo.

¿Por qué? Por que el hecho de que sea bueno para otros, no significa que lo sea para ti.

Tal vez haya alguien que esté muy contento porque el coche alcance los 250km/h, pero tal vez a ti te preocupe más que, a cambio, el consumo de combustible sea alto…

Puede que veas por la calle un deportivo biplaza y te guste, pero tal vez no te plantees siquiera comprarlo porque no te sea funcional, o por precio (otro indicador, claro está).

Ante la compra de un coche, la tabla de indicadores a valorar debe variar según las personas y sus circunstancias. Así por ejemplo, podemos imaginar:

 

  • Persona A:
    • Potencia
    • Velocidad máxima
    • Aceleración
    • Estética deportiva
    • Liguereza

 

  • Persona B:
    • Que pueda llevar las bicicletas a la montaña el fin de semana.
    • Que pueda entrar por caminos de tierra.
    • Que tenga espacio de maletero para llevar material de acampada.

 

  • Persona C:
    • Que sea pequeño, para aparcarlo bien en el trabajo o en casa.
    • Que consuma poco en ciudad.
    • Que el mantenimiento sea de bajo coste.

 

  • Persona D:
    • Que quepan todos los miembros de la familia.
    • Que en el maletero quepan carritos y sillas de paseo.
    • Que sea silencioso.
    • Que traiga mecanismos de fijación para sillas de seguridad.

 

  • Persona E:
    • Que sea cómodo
    • Que sea silencioso
    • Que tenga un buen equipo de sonido
    • Que tenga autonomía de combustible para largas distancias.

Está claro que, según las personas, y según las circunstancias, los indicadores que va a dar la puntuación final de qué coche se compra son distintos.

 

Indicadores clave.

Dentro del mismo ejemplo, puede haber indicadores que tengan mucho más peso que los demás: son los indicadores “clave”, o “KPI“.

Si pensamos en el indicador “precio”, puede ser bastante importante, tanto que descarte directamente aquellos coches que no cumplan con este requisito, por mucho que cumplan con los demás.

Pero no solo eso.

Por ejemplo, si el coche lo compras para ir 6 personas en él, todos aquellos que no te lo permitan, los descartas.

Si haces surf y te vas los fines de semana a la costa con tu tabla, seguramente tendrá bastante valor el indicador que marque si el coche te permite transportarla o no. Si no te lo permite, es muy probable que lo descartes.

 

Por qué ponerlos en conjunto.

Porque las cosas no suelen ser perfectas.

Sigamos con el ejemplo del coche.

Pensemos que lo quieres para que os permita ir en él a 6 personas. Es vuestro indicador clave.

Pero, seguramente, habrá varios modelos que os permitan esto.

¿Cómo elegir?

Seguramente ya lo estás viendo venir: uno será más caro, pero consume menos; otro tiene más espacio dentro, pero menos de maletero; de otro te gusta la marca porque tiene un taller oficial cerca de tu casa… pero es más caro, o consume más, o…

Al final, vas a elegir uno, y descartar a todos los demás.

Como ves, de alguna manera, estás buscando una puntuación final única: y ésa será tu elección.

 

En la gestión de la oficina.

Si ahora llevamos esto a tu ámbito laboral, te vendrán a la cabeza montones de actividades que requieren de indicadores, especialmente si has de justificar tu gestión ante un superior jerárquico dentro de la empresa.

Imagina que compras 1.500 bolígrafos basándote en que son los más baratos que has encontrado.

Ahora imagínate que funcionan mal, que no escriben bien.

Se te acerca alguien de Dirección y te pregunta: ¿por qué compraste estos bolígrafos tan malos?

Si tu respuesta es: “porque eran los más baratos”, únicamente, te podrá replicar “pero, como ahora no sirven, tenemos que comprar otros (más caros, además), y la suma de los dos pedidos ya hace que la compra de los bolígrafos acabe siendo cara”, y ya de paso “la gestión de la compra, nefasta”.

Si en tu lista de indicadores figuraban cuestiones como, por ejemplo, la posibilidad de devolución si lo bolígrafos no pintan, puede ser que se trate de una remesa defectuosa y el fabricante te sustituya el material por otro en buen estado, y se acabó el problema.

Pero si usaste el indicador único de “precio más bajo”, puede ser que otro fabricante tuviera un precio solamente un poco superior, pero te garantizase el material, y lo descartaras, porque la garantía del material no formara parte de tu tabla de indicadores (que aquí se asimilan a “criterios”).

 

Los indicadores son importantes.

Los indicadores son algo importante, y cada vez se les concede más importancia, porque se busca ser objetivo y también puede venir bien tener justificadas las decisiones mediante puntuaciones, según cómo sea la empresa en la que trabajas.

Especialmente cuando lo que se vaya a tratar tenga un coste elevado, la definición de tablas ponderadas de indicadores en las diferentes etapas de cualquier proceso se convierten en algo a tener muy en cuenta, y es la mayor parte de las veces en que se suele contar con profesionales como los de EASAEDRO para que todo este trabajo, que tanto condiciona el éxtito o el fracaso de lo que venga después, esté controlado.

De hecho, la elaboración de indicadores forma parte de la estrategia de cualquier proceso o cualquier proyecto (no son los mismos indicadores, por ejemplo, para la fase de RFI que para la fase RFQ de un mismo proyecto; ni tampoco son los mismos para la fase RFI de proyectos diferentes…).

Si quieres que te ayudemos con ello, puedes contactar con nosotros, y hablamos.

 

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