Preparación en Compras (Ejemplo)

Vamos a ponernos en situación para explicar lo que vamos a tratar, desde un ejemplo teórico que nos ayude a ilustrar lo que decimos.

Ejemplo:

Pensemos en una acción de un gestor de Compras: hay que cambiar los neumáticos de un vehículo de empresa.

Pensemos que este gestor de Compras pide oferta (hay que comparar) a 10 empresas, por lo menos.

Se encuentra, para empezar, con que hay 4 ofertas que están cercanas al coste de 1000, y otras 6 ofertas están algo por debajo del coste de 500 (pensemos en la moneda que se quiera, hablamos de cifras inventadas, para ilustrar el ejemplo, no de costes reales).

Aquí ya podemos empezar a distinguir a unos gestores de Compras de otros. Seguramente, habrá alguno que comience por eliminar de la tabla las 4 ofertas de mayor coste, y segur hablando solamente con las 6 de coste inferior. Les llamará a los 6, les pedirá que rebajen sus costes ofertados todo lo posible y contratará la más barata. Todo el proceso se ha podido llevar con una simple tabla de costes de tamaño reducido.

Habrá otros gestores de Compras que vayan más allá: ¿Por qué estas diferencias en los precios? Estos gestores de Compras llamarán a los ofertantes de coste superior y les pedirán la explicación de su oferta.

Resulta que los neumáticos de coste 1000 se cambian una vez al año (pensemos en que los vehículos hacen un kilometraje, el que quieran pensar, que implica estos plazos de reposición), mientras que los de coste 450 se cambian cada 4 meses.

Empezamos a introducir conceptos que hablan del Ciclo de Vida, que el primer grupo de gestores de Compras del que hablamos, el que descartó las 4 ofertas más costosas, desconoce por completo y no tiene ningún interés en conocer. Por cierto: error.

Seguimos: el gestor de Compras hace una cuenta rápida y se da cuenta de que el coste por año de las ofertas inferiores es de 1350, mientras que las ofertas superiores suponen un coste de 1000 al año.

Hemos visto que este gestor de Compras ha dado un paso más allá, pero falta ahora otro aspecto:

¿Puede aplicar su lógica?

Este gestor de Compras deberá responder ante sus superiores acerca de este pedido. Deberá explicar a sus jefes por qué pretende comprar unos neumáticos de coste 1000 cuando tiene ofertas por 450.

Este gestor de Compras ha estado capacitado para entender el coste/año pero: ¿está capacitado para explicarlo a sus superiores jerárquicos?

Aquí se abre otro abanico de posibilidades:

  • Posibilidad 01: No está capacitado para explicarlo. Se siente obligado (puede que ficticiamente, incluso) a comprar los neumáticos de 450, porque asume que no puede justificar la compra de los de 1000 ante su jefe.
  • Posibilidad 02: Se siente capacitado para explicarlo, y procede a defender su postura.
  • Posibilidad 03: Entiende su propio razonamiento, pero no cree que sus jefes lo entiendan. Es posible que el Opex para ese semestre sea de 600, y que la compra por 450 incluso le suponga una comisión por objetivos, mientras que la compra por 1000 le suponga un despido inmediato. Para cuando lleguen los beneficios de haber comprado el de 1000, lo cual ocurrirá dentro de un año, será otro (el que ocupe su lugar) quien se cuelgue la medalla de que ese semestre no ha tenido que consumir Opex en neumáticos, y se llevará una comisión por objetivos que realmente se debe a una buena acción de su antecesor: una buena acción que le costó el despido.

Las posibilidades 01 y 03 están relacionadas con el miedo, sobre todo la 03, ya que la 01 está más ligada a la ignorancia, y la ignorancia a veces es una prevención contra el miedo.

¿Qué gestor de Compras tarda más y cuál menos en cerrar el pedido, el que directamente descarta las 4 ofertas más costosas o el que investiga el motivo e intenta hacer una mejor inversión para la empresa?

Es evidente que el gestor que quiere hacerlo bien tarda más ¿Le concede la empresa ese tiempo para poder enterarse bien de la diferencia entre unos neumáticos y otros?

Estamos ya hablando de costes para la empresa de ese gestor de Compras, y vamos más allá: ¿Es igual la capacitación necesaria para llamar a las empresas más baratas y regatear que sean aún más baratas, que para realizar una investigación del porqué de los costes y de su Ciclo de Vida? La respuesta es evidente. Podemos estar hablando, en ambos casos, de un mismo puesto genérico (gestor de Compras), pero no estamos hablando de personas con la misma valía profesional.

Es un punto clave, ciertamente, y volvemos a lo mismo: la preparación.

Preparación del proyecto:

El gestor de Compras que investiga, sabe que su labor no se hace en unos minutos de llamada telefónica para pedir un descuento en el precio, sino que tendrá que calcular costes de Ciclo de Vida, repercutir en Opex semestrales, realizar algún documento explicativo para sus jefes, etc. El gestor de Compras que no investiga, seguramente podrá tener el pedido cerrado en unas horas, pero está siendo perjudicial para su empresa.

Preparación de las personas:

Para llamar a un proveedor de neumáticos y pedirle un descuento adicional (y más si llama desde una empresa de cierto tamaño) no hace falta mucha capacitación profesional, ni mucha valía. De hecho, la actividad no aporta demasiado valor a la empresa e incluso podría ser realizada mediante un software, llegando a ser ese gestor de Compras innecesario.

Pero en el caso del gestor de Compras que investiga, hace falta tener conceptos de Coste de Ciclo de Vida, de Activos y Pasivos, de repercusión temporal al Opex, de visión general de los beneficios para la empresa a medio y largo plazo… Eso no es tan fácil, no lo hace un software: esta persona aporta valor a la empresa.

En este último punto hablamos de la preparación de las personas, y ahí el tema se divide en dos parte fundamentales:

  1. La contratación de esas personas: si se contrata a personas que están capacitadas para la actividad que van a realizar de manera que aporten valor, o no. Esto suele implicar unas condiciones de contratación que vayan acordes a la valía, y es un campo extenso de discusión y análisis (demasiado para este artículo).
  2. La capacitación de las personas ya contratadas: las cosas evolucionan, salen productos nuevos, se mejoran los sistemas de procesos, se investiga… También en las empresas se cambia a personas de puesto (antes comprabas bolígrafos y ahora vas a comprar neumáticos, por decir algo). Si la empresa quiere que esas personas le aporten valor, debe aportarles la formación continuada (o incluso inicial).

Nos valemos de ejemplos teóricos para ilustrar el tema del que hablamos, no han de tomarse al pie de la letra ni considerarlos casos reales conocidos, nos sirven para entender el tema:

El tema es la Preparación, o más bien el problema de la Falta de Preparación.

 

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