Organizar un Tender

 

organizar-tender¿Qué es un tender?

El término “tender” se utiliza para referirse a una petición de oferta.

Lo que caracteriza a un tender es que tiene un nivel de organización mayor que una petición de oferta habitual, hasta el punto que hay quien identifica un tender con un concurso, ya que la elaboración de la documentación de la petición de oferta (tender pack) te permite tener varios ofertantes.

 

¿Cuándo se organiza un tender?

Un tender se organiza siempre que se quiera tener una respuesta válida y precisa a una petición de oferta que también lo sea.

En general, cuanto más complejo es el asunto a tratar, más necesario se hace organizar un tender, pero el umbral de complejidad lo marcas tú.

 

¿Quién organiza un tender?

El tender lo organizas tú.

En EASAEDRO te recomendamos que te apoyes en nosotros para ello, porque somos especialistas en este aspecto.

Es posible que tengas que hacer un tender pack de aspectos que, o bien no son tu especialidad, o bien no tienes los recursos en la empresa o el tiempo para hacerlo correctamente, y necesitas ayuda.

Pero eres tú quien decide hacerlo, y acerca de qué.

 

¿Qué hace falta para organizar un tender?

Lo que se debe buscar (no siempre se hace, pero se debería) es disponer de un tender pack correctamente realizado, que te permita obtener ofertas válidas para el asunto que te ocupe.

Para ello, es necesario trabajar en la definición de qué es lo que se pide.

El problema fundamental de las peticiones de oferta es que, muchas veces, no están definidas, por lo que aquello que el proveedor oferte puede no ser lo adecuado para resolver el problema que se quiera resolver.

Para ello, se necesita entender el problema, y tener unos ciertos conocimientos acerca del mismo, pues si no, la definición de la petición puede no servir para su propósito.

Si vas a organizar una petición de oferta para una TV en una sala de reuniones, deberás especificar lo que quieres que te oferten.

Si simplemente pides una TV plana, pueden ofertártela de diferentes tamaños.

Si simplemente pides una TV plana de 42″, pueden ofertarte LCD, plasma o LED.

Si pides TV 42″ LED, puede que no tenga conexión a red, o sí.

Si se va a usar para conectarla a un ordenador para presentaciones, si las presentaciones serán solo de imagen o también incorpora audio… las conexiones de cableado de la TV serán diferentes, y también lo serán en función de cómo sean las instalaciones existentes en la sala de reuniones donde se va usar…

Como ves, llegará un momento en que tengas una definición clara de cómo es la TV que quieres que te oferten, y solo entonces recibirás las ofertas correctas.

Pero, por ejemplo, antes habrás tenido que decidir si vas a comprar una TV o un proyector y una pantalla de proyección para esa sala, y por qué.

Ves que, si seguimos, vamos viendo que se necesita un proceso para llegar al resultado.

 

Alineación con las directrices de la empresa.

Hemos reiterado a lo largo de este blog (y de otros) que debes conocer la empresa en la que trabajas.

Uno de los motivos es que suelen tener directrices que afectan a tu trabajo, y el tender es un buen ejemplo de ello.

Si trabajas en una empresa con compromiso medioambiental, es probable que no puedas comprar bolígrafos de materiales no biodegradables o reciclados, o que el papel deba tener certificado FSC o PEFC, o los muebles…

Es probable que incluso el mantenimiento de algunas certificaciones de las que haga gala tu empresa se ponga en peligro si no cumples con algunas directrices que deberás conocer.

 

Ejemplo: Flota de vehículos

Imagina que el contrato de renting de la flota de los vehículos de tu empresa (auqnue sea una flota de pocas unidades, da igual) está cerca de expirar, y quieres gestionar su renovación, su actualización, o su cese.

En cualquier caso, se entiende que tienes ante ti una ocasión para mejorar esa parcela de la empresa, y quieres aprovecharla.

Para ello, deberás saber si lo que tienes contratado sigue siendo válido para la situación actual de tu empresa.

Puede ser que, en su día, cuando se firmó ese contrato, hubiera más o menos vehículos, o que el uso previsto que tuvieran haya cambiado con el tiempo, y ahora sea otro.

Éste puede ser un ejemplo válido de lo que hablábamos antes de las directrices de la empresa.

Imagina que tu empresa esté haciendo gala de un compromiso medioambiental grande.

Pues tal vez, la flota de vehículos deba incluir coches eléctricos, o híbridos…

Sea lo que sea, debes definir qué criterios vas a seguir, cuáles son las necesidades a cubrir, y realizar una petición de oferta coherente con ello… y sobre todo, definida.

Se hace enormemente relevante si vas a pedir varias ofertas para lo mismo.

En el caso de la flota de vehículos, puede que pidas oferta a varias marcas, con lo que cada una tendrá sus particularidades…

Pero las particularidades son secundarias, si has definido qué es lo primordial para tu tender.

Para ello podrás valerte de indicadores ponderados (ver artículo del blog de IFMA “Exceso de KPIs” y el post de este mismo blog “¿Qué son los indicadores en la gestión del espacio de trabajo?“).

Como ves, el asunto tiene un cierto grado de complejidad, y si llevas esto a cada área en la que te mueves, la complejidad se multiplica.

Pero si no haces estas cosas, la respuesta que recibes puede no servir.

 

Resultados de un tender.

El tender requiere de trabajo y de estudio previo de lo que se vaya a tratar.

Tras ello, y tras la entrega de un buen tender pack, llegará la respuesta de los proveedores.

Evaluarás la propuesta en función de su grado de cumplimiento a lo solicitado, para lo que te vendrá muy bien definir una tabla de indicadores ponderados, de manera que algunos de ellos puedan ser “indicadores clave” o “KPI”.

Esa tabla se habrá conformado a partir de reuniones con otros departamentos, a los que habrás hecho las preguntas precisas para obtener respuestas útiles, y tras ello tendrás una compra justificada.

Imagina que, en el ejemplo de la TV, has tenido las reuniones pertinentes, y cuando ya has comprado la TV, viene alguien y te recrimina que no tiene toma para HDMI.

Si has seguido el proceso (te recomendamos la ayuda de EASAEDRO para ello), podrás mostrar que ese punto no era un requisito para la selección de la TV.

Para saber si lo es, debes preguntarlo en el proceso… etc.

Si quieres hablar con nosotros directamente de estos temas, no dudes en contactarnos.

Quiero que EASAEDRO organize el Tender

 

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