La organización de una mudanza de oficina es mucho más de lo que se ve

Easaedro. La organización de una mudanza de oficina es mucho más de lo que se ve.

¿Hay diferencia entre la organización profesional de la mudanza de una oficina y la mudanza habitual de una vivienda?

Cabría preguntarse incluso ¿Hay diferencia entre la organización profesional de la mudanza de una oficina y lo que habitualmente se hace?

Derribando mitos acerca de las mudanzas de oficina.

La falta habitual de profesionalidad a la hora de organizar mudanzas de oficinas ha ido creando la idea de que sean inevitablemente caóticas y desorganizadas.

Esto es falso.

La falta de profesionalidad, por cierto, no suele estar en las empresas proveedoras del servicio de mudanzas, que sí las hay muy profesionales, sino en quienes tienen que organizar el traslado, que es algo muy distinto.

Una cosa es mover cajas y muebles de un edificio a otro, y otra cosa muy diferente es organizar todo de manera que funcione para la empresa que se traslada.

La mudanza física, lo que hace la empresa de mudanzas, es solo una parte (aunque importante) dentro de todo lo que abarca un proyecto de traslado.

Ciertamente, es lo que más se ve, es la parte visible dentro del trabajo.

Pero es la parte del trabajo que realiza un proveedor externo, una empresa de mudanzas.

La parte que se realiza desde dentro o mediante un consultor externo es mucho más extensa, y sin embargo menos visible.

La parte invisible de una mudanza organizada de manera profesional.

Antes y después de que los operarios de una empresa de mudanzas realicen el traslado físico de los enseres que se reubican hay mucho, mucho, mucho trabajo organizativo que hacer.

El problema más habitual, eso que hace que se considere que las mudanzas sean un caos, es que todo ese trabajo no se hace.

Como suele decir el consultor Eduardo Arazola en su libro «La Mudanza Feliz» y en su curso «Cómo organizar con éxito el traslado de tu oficina«, y en otras muchas ocasiones, «Cuando se habla de mala gestión, normalmente lo que hay es ausencia de gestión«.

Como esta parte del traslado es menos visible, en muchas ocasiones incluso se desconoce su existencia, y es uno de los motivos más habituales por los que no se hace.

Los plazos de organización de la mudanza.

Cuando se piensa en la duración de un traslado de oficina, lo habitual es que se considere solo el tiempo del traslado físico que realiza la empresa proveedora del servicio de mudanzas.

Sin embargo, la preparación del traslado conlleva plazos mucho más extensos.

Uno de los principales problemas es no comenzar a organizar la mudanza con la suficiente antelación como para que todo vaya bien.

En los calendarios de previsión se comienza demasiado tarde, y se acaban haciendo mudanzas tan caóticas como todos conocen.

Sin embargo, ya sabiendo que es necesario planificar con antelación muchas cosas, el comenzar a tiempo es el primer paso para que la mudanza salga como tiene que salir.

El equipo de organización para el traslado de la oficina.

La mudanza se puede organizar con un equipo enteramente interno de la empresa (para eso, pueden formarse con los mencionados libro y curso, por ejemplo) o bien con la intervención de un consultor externo, si bien no se puede externalizar toda la preparación.

En este proceso hay muchísimas decisiones que tomar, y esas decisiones nos las puede tomar el consultor externo.

Por tanto, el consultor externo siempre tiene que trabajar en coordinación con un equipo interno de la empresa.

Está claro que ésta es la mejor opción, pero no siempre se puede, de modo que puede que tengas que organizarlo todo de manera completamente interna.

Para ello, el equipo debe tener acceso a la toma de decisiones, o incluso en el equipo debería haber alguien con poder de decisión.

Verás que las cuestiones que se plantean son muchísimas, y el poderlas responder de manera ágil es básico para que el proyecto no se eternice.

La acumulación de la experiencia profesional organizando mudanzas de oficinas: cada mudanza mejor organizada que la anterior.

Es muy frecuente encontrarse con personas que ya se han visto en la tesitura de tener que organizar el traslado de su oficina, incluso en varias ocasiones y en empresas distintas en las que han ido trabajando a lo largo del tiempo.

Sin embargo, también es frecuente que esas personas te hablen de las mudanzas del mismo modo que cuando organizasen la primera, y dando por hecho que sean un desastre.

En estos casos no podemos decir que esas personas hayan acumulado experiencia, simplemente han organizado varias mudanzas.

Para poder decir que acumulas experiencia, cada mudanza que organices ha de salir mejor que la anterior, o al menos fallar en cosas diferentes.

Esto, claro está, requiere trabajo y esfuerzo continuados.

Contratar un consultor profesional externo o aprender a organizar desde dentro del departamento de Facility Management o de Servicios Generales de la empresa.

Como te decíamos antes, lo mejor es valerse de la experiencia y los conocimientos de un consultor especialista.

Y también te decíamos que la presencia de un consultor externo no exime de la configuración de un equipo de trabajo interno.

En el caso de trabajar con un consultor especialista, el equipo interno irá guiado en todo momento, y habrá gran cantidad de problemas habituales que estarán previstos desde el principio y que se podrán solucionar de manera más fácil, incluso prevenirse por completo.

Pero también está la opción de que todo el trabajo lo realice un equipo enteramente interno de la empresa, sin consultor externo.

En estos casos, es más que recomendable que quienes vayan a formar el equipo, y en especial la persona que vaya a tener que dirigir el proyecto de traslado, se forme lo mejor posible.

Ha de considerarse, en estos casos, que la formación va a llevar tiempo, el tiempo de aprendizaje teórico que conllevará no solo el leer los libros o hacer los cursos, sino asimilar correctamente los conceptos para ponerlos en práctica.

No es algo que se deba hacer «sobre la marcha», hay que prepararse antes, cuando todavía se esté a tiempo.

La formación de calidad para este tipo de trabajos es muy escasa, y mucho menos en habla hispana, y por eso te recomendamos las que imparte Eduardo Arazola:

  • El audiocurso «Cómo preparar el traslado de tu oficina«, que encuentras directamente en Gumroad, y en el que se te detalla lo que necesitas saber a lo largo de más de 5 horas de audios. Es la manera extensa y detallada de aprender.
  • El libro «La Mudanza Feliz«, en el que también encontrarás una guía súper útil para preparar el traslado de tu oficina de la manera correcta.

Además de esto, si tienes ocasión de acudir a alguna de las sesiones formativas «Le Cayó el Cambio de Oficina», también se trata el asunto de la organización de las mudanzas de oficina, pero dentro de un proyecto más amplio y complejo como es la organización del proyecto general en sí.

Por cierto, si no tienes ocasión de acudir a estas sesiones presenciales, siempre puedes adquirir el libro «Le Cayó el Cambio de Oficina«, o solicitarle a Eduardo Arazola la organización de una sesión formativa en tu empresa o en tu ciudad.

Como ves, tienes múltiples opciones para organizar bien el traslado de tu oficina.

Queda ahora en tu mano elegir, y trabajar.

Share