Oficina flexible: ¿En qué invertir?¿En qué no?

Oficina flexible-invertirEs un hecho que la velocidad de cambio es una de las características de los entornos de trabajo y maneras de trabajar que más importancia ha adquirido con el paso del tiempo.

El tener un espacio de oficina flexible, así como diferentes mecanismos de trabajo que permitan una productividad más natural a través de la flexibilidad, se plantea como una necesidad, como una ventaja competitiva… como algo positivo.

 

¿Oficina flexible = oficina cool?

Es muy habitual, en los últimos tiempos sobre todo, que veamos imágenes publicadas de espacios de trabajo que refuerzan la idea de que la manera de trabajar “está cambiando”, y por tanto los espacios de oficina también deben cambiar.

Tras este comienzo coherente se puede esconder la siguiente cuestión, y es si el cambio del espacio de trabajo se hace en la dirección correcta o no.

Por ejemplo: ¿Qué es más flexible, una clásica silla de oficina, con ruedas, que te la puedes llevar a cualquier parte; o un asiento colgado del techo mediante cuerdas que nos evoca estar frente al mar en algún lugar de costa, o en un entorno de aire libre de montaña?

Los efectos que se consiguen con algunas de las estrategias de diseño van encauzadas a sorprender o impresionar. Es un objetivo posible, no es cuestión de negarlo, pero ha de analizarse si es eso lo que se quiere o no.

Si nos fijamos en el ejemplo, una silla clásica de oficina, por muy buena que sea, es algo que no sorprende cuando se entra en un espacio de trabajo tanto como entrar en una sala de reuniones y encontrarse unos asientos colgados del techo con cables o con cuerdas. El efecto sorpresa se consigue.

Ahora bien, esos asientos colgados del techo (del forjado, atravesando el falso techo en caso de existir), están fijados mediante mecanismos que no son tan fáciles de cambiar, y que implican, además, un cierto coste cada vez que se haga.

Por tanto, estaremos hablando probablemente de una oficina más a la moda, más “cool”, pero no estaremos ante una oficina flexible.

Será, entonces, importante saber si lo que se quiere es lo uno o lo otro en cada caso, pues no siempre van de la mano.

 

¿Flexible = baja calidad?

Desde luego que NO.

No se deben asimilar conceptos así porque sí. Habrá situaciones en que se den unas determinadas confluencias de características, y otras en que esas características sean distintas.

Si nos apoyamos en el mismo ejemplo de las sillas, se ve con claridad. Se pueden tener sillas con ruedas, tradicionales de oficina, de muy diversas calidades. Todas ellas se pueden desplazar de un sitio a otro con facilidad, cumpliendo con el requisito flexible que se había marcado, pero pueden ser sillas muy malas como silla, o excelentes.

 

¿Flexible = baja inversión?

Llegamos al punto culminante de este razonamiento.

Si estamos estableciendo una oficina cuya perspectiva es, ya desde su generación, cambiar en un futuro próximo ¿debe entenderse que la inversión como tal no tiene sentido?

Pues la respuesta es: en algunas cosas no tiene sentido estratégico, pero en otras cosas sí que lo tiene, y además tiene todo el sentido.

Entendemos como “invertir” el tener un desembolso que nos va a proporcionar un retorno positivo, sea económico o de otro tipo.

 

Las etapas deben ser funcionales.

Si entendemos la vida de la oficina como un continuo temporal, y hablamos de que estamos planteando una oficina flexible, podemos también entender que pasará por una serie de etapas o fases a lo largo de su existencia.

Es decir, no será siempre igual, puesto que su flexibilidad le permitirá adaptarse a los objetivos que se marquen en cada momento.

Podemos pensar que el aspecto de la oficina puede ser diferente según cuándo sea.

Por tanto, cuando se hace un desembolso económico para configurar una de las etapas de la oficina ya se tiene interiorizado el concepto de que va a ser algo temporal, y que después cambiará.

¿Por qué gastar dinero, entonces, si dentro de “dos días” lo vamos a cambiar?

Porque las etapas deben ser completamente funcionales.

Por ejemplo: el CEO de nuestra compañía va a pasar 3 meses en la sede en la que estamos, y requiere un despacho para el asunto que le ocupe.

Si pensamos en un despacho, pensamos en paredes, pensamos en aislamiento del resto (visual, acústico o las dos cosas)… Sin embargo, sabemos que dentro de 3 meses el despacho ya no será necesario, puesto que el CEO se habrá ido a otra parte.

Ponemos el ejemplo con el CEO, porque esto nos ayuda a interiorizar que, aunque sea algo temporal, el despacho debe ser completamente funcional durante el tiempo que esté en uso.

Podemos imaginar al facility manager explicando al CEO que se oye todo lo que pasa en el interior de su despacho simplemente porque “para 3 meses que vas a estar aquí, tampoco vamos a montar un despacho de verdad”…

Es un tanto difícil de imaginar ¿no?

Pero es porque hemos puesto el ejemplo del CEO. Si el que viene 3 meses no es un cargo relevante de la empresa ¿qué hacemos?

Pues debemos hacer exactamente lo mismo: hacerlo bien.

Si pensamos en las paredes, existen en el mercado mamparas que se pueden desmontar de un sitio y montar en otro; existen tabiques que no se pueden desmontar sin demoler todo o una parte importante de ellos.

Evidentemente, las mamparas de verdad, que dan la funcionalidad completa en cada etapa, tienen un coste de adquisición más elevado que los tabiques de un solo uso.

Pero se adquieren una vez, y sirven para varias etapas de la oficina, mientras que los tabiques de un solo uso (aunque sean de vidrio) se tienen que volver a adquirir en cada etapa de la oficina.

En el caso del ejemplo del despacho temporal, de pueden abordar varias estrategias:

  • Instalar una mampara de calidad
    • La inversión se recupera por la propia movilidad. Es probable que, si la estrategia de la compañía está ya encaminada a esto, no haya siquiera que adquirir las mamparas, ya existirán en la oficina y se podrán quitar de otra parte para configurar temporalmente este despacho. Y mientras el despacho esté, funcionará.
  • Instalar un tabique de calidad
    • Se consigue la funcionalidad, puesto que el despacho quedará aislado según los requisitos que se hayan establecido. Sin embargo, la inversión no llegará más allá de la existencia del propio despacho. Dentro de 3 meses, se demolerá
  • Instalar una mampara de baja calidad
    • Puede pensarse que se recupera la inversión, al poder mover la mampara de un sitio a otro y reutilizarla cuando el despacho ya no exista, pero realmente no es así, puesto que la funcionalidad no se ha conseguido, debido a la baja calidad de la mampara. Es decir, se ha gastado el dinero para no lograr el objetivo.
  • Instalar un tabique de baja calidad.
    • Ni se consigue la funcionalidad, ni se recupera la inversión.

Como vemos, pensar en un espacio de oficina flexible no implica necesariamente que sea de baja calidad.

Extendamos ahora el ejemplo del despacho temporal a todo el concepto de oficina.

Vemos que puede ser algo de coste muy elevado si no se plantea una estrategia adecuada desde el principio.

Siguiendo con el tema de las particiones: si la oficina cambia de forma de salas con cierta frecuencia y cada vez que esto ocurre se ha de incurrir en compra de nuevos tabiques, será mucho más caro que si se plantea la compra inicial de sistemas de particiones que nos permitan la flexibilidad requerida a lo largo del tiempo.

Si lo que se plantea es “para dos días que va a durar, pongo cualquier cosa como pared”, lo que tendremos es dinero tirado a la basura, puesto que la oficina no funciona.

Tal vez, en el ejemplo del despacho, veamos que se debería invertir en mamparas de calidad, pero tal vez no se deba invertir en un suelo estupendo de microcemento que, siendo estupendo como suelo, no puede luego reutilizarse cuando el despacho desaparezca… Cada caso es diferente.

 

El peligro de las recetas

Cada día nos vemos asaltados por campañas que nos mandan mensajes intensos que, tras un halo de objetividad, implican un motivo de venta y de negocio.

Es fácil encontrar artículos en muchos medios que dicen “has de cambiar tu oficina”. Y el motivo puede ser “porque ya no se trabaja como antes”, o “porque lo dicen los millennials”, o “porque esta compañía lo hace así y es líder del mercado”…

Seguramente será sencillo pensar en algún artículo de “causalidad dudosa”, como alguno que diga “este millonario come un número par de tostadas cada mañana”. Nos resulta bastante difícil de creer que ese millonario lo sea porque come cada mañana un número par de tostadas.

Entonces ¿si coloco en mi oficina un tobogán voy a ser tan líder del mercado como tal o cuál compañía americana que lo tiene? ¿No será que esa empresa es líder del mercado por otras cosas?

Pero no es tan raro ver artículos que mandan ese mensaje, por el que relacionan que si quieres ser tan bueno como tal o cual empresa debes hacer en tu espacio de oficina lo que esas empresas hacen… EN LO REFERENTE A LA FORMA DEL ESPACIO.

“Los nuevos CEOs no tienen despacho”, “los millennials no quieren trabajar en oficinas con despachos”, “La Gran Empresa Tal ha quitado los despachos (y no le va mal ¿eh?)”…

¿Nos suenan estos mensajes?

Es curioso cómo la causalidad de estos casos se da por supuesta. Si un determinado CEO con cobertura mediática decide que va a dejar de sentarse en una silla de oficina y la sustituye por un taburete de bar, seguramente eso saldrá publicado en los medios, y se establecerá algún tipo de causalidad por la cual ese CEO tan exitoso lo debe todo a ese cambio… El siguiente paso es que los directivos de cuantas más compañías mejor, tiren sus fantásticas sillas de dirección y se sienten en taburetes de bar, a ver si así son tan exitosos como aquél…

Es evidente que el espacio de trabajo está relacionado con todo lo que pasa en la empresa: la productividad, el “engagement” , la pertenencia a grupo o marca, la imagen social, etc…

Pero no se copia: se analizan las cosas y se define una estrategia.

Claro, hacerlo así es muchísimo más difícil que copiar imágenes o recetas que se nos mandan.

Nos encontramos con el razonamiento “¿Para qué necesito preparación, para qué necesito trabajar con un experto en estrategia, para qué necesito…. si lo único que tengo que hacer es copiar la fotografía que me ha mandado (…) y ya está?”.

El caer en esa trampa es negativo para la compañía, negativo para el propio responsable del espacio (que deja una huella de fracaso), negativo para los empleados… Será buen para el suministrador de toboganes, por poner un ejemplo.

Lo mejor de todo esto es que, cuando este tipo de empresas que copia las fotografías instala el tobogán, es probable que ya el líder del mercado lo esté quitando y esté poniendo una sala de videojuegos espectacular, y que el CEO que se sentaba en un taburete de bar lo cambie por un sofá convertible…

… Y entonces…

“Si quieres ser como la Gran Empresa Tal tienes que tirar tu antiguo tobogán y tener una sala de videojuegos”, “ El gran CEO cambia su taburete de bar por un sofá convertible (y no le va mal ¿eh?)”…

…y así sigue la rueda.

Piensa que, si la empresa que había puesto el tobogán se dedica a la industria de los videojuegos, puede haber pensado que le interesa tener un espacio para que todo el mundo pueda probarlos (empleados, visitantes, revistas…), generando publicidad, sentido de pertenencia a la marca, “engagement”, … etc.

Pero si la empresa en que trabajas se dedica a la fabricación de utensilios de cocina, o a maquinaria agrícola, el efecto de ese espacio de videojuegos no será el mismo que para otros (a lo mejor es positivo en ciertos aspectos, como el bienestar del empleado; pero tal vez haya otras cosas que cubran de manera más global la mejoría para todo…).

Claro, encontrar esto para uno mismo es más difícil que copiar a ciegas. Requiere análisis, conocimientos, preparación e incluso ayuda.

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