¿No te dan los planos de la oficina?

¿No te dan los planos de tu oficina?Una de las cuestiones con las que te puedes encontrar cuando comienzas cualquier estudio o proyecto interno relacionado con un espacio de trabajo es la dificultad para obtener unos planos con los cuales poder trabajar.

Datos no comprobables

Como decimos, nos estamos refiriendo a planos con los que poder trabajar, no a imágenes ni figuras que aparezcan en folletos comerciales.

Te vas a encontrar con que se te van a facilitar los datos que preguntes, pero solo eso, datos.

Por ejemplo, puedes preguntar cuánto mide la oficina, y te van a contestar con cifras.

Como ya indicamos en el artículo “Cuánto mide tu oficina”, decir que una oficina (por ejemplo) 1000m2, es decir bastante poco; y acompañar la cifra con algún término especificativo, tampoco: 1000m2 netos, 1000m2 útiles, 1000m2 alquilables, 1000m2 construidos, 1000m2 brutos…

La cuestión es que, tanto eso, como el ver un dibujo de planta del local en un folleto o una ficha comercial no es algo realmente útil.

Proceder contrario a tus intereses.

Es curioso, pero lo que se te va a plantear es que el procedimiento de negociación relativo a un local de oficinas es el de ir recibiendo información cuando ya estás dentro de esa negociación.

De hecho, hay veces que solo se te van a facilitar los planos reales cuando ya hayas firmado algún acuerdo de ocupación; incluso, a veces, ni eso.

Está en tu mano aceptarlo o no.

Desde nuestro punto de vista, lo que te interesa a ti es justamente lo contrario, tener disponible una información previa, y en función de eso, ver si el local te interesa o no.

De nada te sirve negociar costes de rentas, plazas de garaje o períodos de carencia, si no cabéis en el espacio, por ejemplo.

Llegar a la Realidad demasiado tarde.

Lo que te puede pasar es que, si ya te has comprometido antes de trabajar con información útil, aterrices en la Realidad demasiado tarde.

Y eso puede suponer que el proyecto sea un fracaso importante para la empresa.

Ten en cuenta que este tipo de proyectos, relacionados con el espacio, especialmente si requieren de obras de adecuación, suelen tener un coste relativamente elevado con respecto a otros costes de la empresa.

¿Te fías si no puedes trabajar previamente?

Es decisión tuya.

Por ejemplo, éste podría ser un extracto de una conversación tuya con un agente inmobiliario en una visita a un local de oficina:

-Tú: ¿Este local tiene todas las licencias?

-Agente Inmobiliario: Sí, todas.

¿Te suena? Tal vez tú no lo hayas vivido personalmente, pero es probable que no te resulte del todo ajeno.

Como profesionales, podemos decirte que, en más ocasiones de las que pueda parecer, con eso basta…

…y sin embargo, la Realidad es que no era del todo cierto.

Tampoco quiere decirse que el agente inmobiliario te haya mentido, sino que es posible que la ficha que él tiene del local esté sin actualizar, o que el propietario del local tenga pendiente contestarle a algo y lo dé por hecho ante la posibilidad de firmar un alquiler (o venta) de una oficina.

¿Qué puedes hacer?

En el ejemplo, cuando preguntas por “todas las licencias” estás siendo poco específico.

Para lo que tú vayas a hacer en el local, necesitarás unas licencias concretas, y no otras. Lo primero que has de hacer es preguntar por las licencias que tú necesitas.

Lo segundo, es verlas.

¿Te parece obvio? Me alegro.

Me alegro, porque no es tan habitual. Es sorprendente la cantidad de veces que, incluso los profesionales de agencia inmobiliaria, dan por buena una respuesta de viva voz, sin ver nada más.

La cadena es: el agente inmobiliario pregunta al propietario, el propietario contesta que sí, el agente te dice a ti que sí… y nadie ha comprobado nada.

Después de firmar, puede ser demasiado tarde.

¿Trabajar el local desde tan pronto?

Es todo un trabajo identificar cómo es un local, tanto para estimar el coste de implantación como para validarlo en sus diversas vertientes.

Por eso, te ayudamos en EASAEDRO en estas fases iniciales de tus proyectos.

Hablamos de licencias, hablamos de planos, hablamos de instalaciones, hablamos de necesidad de obra y sus grados, hablamos de estimaciones de coste… estamos hablando de bastantes vertientes.

Si no dedicas una atención previa al local, al principio de todo, estás confiando el éxito del proyecto al azar.

Es decisión tuya, por supuesto.

Trabajo con planos útiles.

Vamos a ponernos ya en el caso en que se han solicitado los planos al agente inmobiliario o al propietario, y que los ha entregado en un formato CAD con el que se pueda trabajar.

Tras visitar el local y validar que dichos planos son suficientemente reales (estamos en fases iniciales), se puede trabajar.

Con ello, vas a ver, por fin, si el espacio que realmente tiene el local para tus espacios de oficina te sirven o no. No son solo cifras, la geometría y la presencia de elementos estructurales puede hacer que un local con más superficie que otro sea menos aprovechable, ya sea en general, o para ti en particular.

Por ejemplo, si tu oficina necesita, por la forma de trabajar de tu empresa, de un gran espacio que sirva de sala de juntas para muchas personas (imaginemos 300m2, por decir algo), no te vale con que la oficina tenga 1000m2, sino que necesitarás que la geometría permita tener ese espacio.

Si pensamos en alquilar 4 módulos separados de 250m2 (que suman 1000m2 igualmente), no tendrás la posibilidad de tener ese espacio de 300m2. A otro que no necesite ese espacio sí le valdrá, a ti no.

¿Y si no vale?

En EASAEDRO verás que hablamos de “Proyectos Internos”.

Puede ser que el resultado del estudio sea que “el local no es válido” para lo que necesitas en este momento.

Por supuesto, has tenido un coste directo de realización de este estudio, si cuentas con profesionales que te ayuden; y también lo habrás tenido en cuanto a tu labor y dedicación, si lo realizas tú directamente.

Pero ese coste, si el resultado es útil, te puede haber ahorrado una gran cantidad de dinero y de problemas irresolubles. Por eso siempre es rentable hacerlo bien.

Piensa en el coste de realizar una obra, sobre todo si se hace en el lugar equivocado. Ahora comparalo con el coste de saber si estás en el lugar equivocado.

Cae por su propio peso ¿no?

El error de adecuar sí o sí.

Si ya desde el principio tienes ideas prefijadas, el proyecto interno pasa a ser externo desde demasiado pronto.

Si sigues la costumbre que hayas podido ver en algunos de tus colegas de profesión (no todos, afortunadamente), que directamente le plantean a una constructora que adecue.

e el espacio, estás entrando directamente en el terreno de los “grandes costes”, pensando que estás ahorrando.

El trabajo de la constructora es darte el producto reformado que le pides, e intentará hacerlo en tiempo, plazo y con la calidad que le pides.

Si el local es el equivocado, no es la constructora quien está cometiendo un error: eres tú.

Si el local necesita de obras de adecuación (lo cual es más que probable), desde luego necesitarás industriales especializados que la lleven a cabo, y es un mundo en sí mismo.

Pero el éxito del proyecto depende de que tú le pidas a la constructora lo que realmente necesita tu empresa, en el lugar donde lo necesita tu empresa…

Y eso solo es posible si, previamente, has trabajado el proyecto internamente (sea con ayuda o sin ayuda).

El resultado que te dará la constructora será mucho mejor si lo que le transmites, en relación a documentación y requisitos, es correcto para el proyecto.

Trabajar sin herramientas.

Parece algo evidente cuando se piensa en oficios cuya actividad es más tangible. Por ejemplo, parece evidente que un carpintero no puede trabajar sin una sierra.

Del mismo modo, tú necesitas herramientas: en este caso, información útil.

Una parte importante de esa información útil son los planos del local, y sin ellos estás demasiado del lado del azar.

¿Qué hacer si no hay manera?

Hay veces que no vas a poder conseguir los planos de un local.

Puede ser por motivos que van desde que el propietario se niegue a dártelos hasta que hayas firmado; hasta el hecho de que el local no tenga realmente planos en CAD para poder trabajar con ellos, por causas diversas.

No lo olvides: te interesa tener los planos.

Si no te los dan, hazlos tú.

Puedes coger una cinta de medir y hacer los planos tú mismo, puedes delegarlo en alguien de la empresa, o puedes encargarlo a EASAEDRO. Como mejor te parezca. Ya te decíamos antes que tendrá un coste, sea porque pagues a los profesionales, sea por tu dedicación, sea por la dedicación de tus compañeros.

Este coste debes considerarlo dentro de los costes del proyecto interno (no hablamos de obras, sino de tu parte del trabajo previo).

Si el propietario te facilita los planos en CAD, es un coste que no tendrás, y es algo que se puede tener en cuenta.

Pero destierra de tu mente pensar en obras o cuestiones que tengan un coste elevado sin poder trabajarlo antes con unos planos, aunque los tengas que hacer tú. El coste de hacerlos, una vez más, es sumamente rentable ante el coste de una obra o de alquilar o comprar un local “a ciegas”.

 

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