¿Son necesarias las taquillas en la oficina?¿Para qué se usan?

Taquillas-oficina

En los últimos años ha crecido mucho la tendencia a instalar taquillas dentro de las oficinas, y es algo que tiene sentido si responde a una estrategia workplace coherente con ello.

La directriz de mesas limpias.

Por diversos motivos, como pueda ser incorporar una gestión flexible del espacio de trabajo, hay empresas que incorporan una directriz que suele llamarse “de mesas limpias”.

Esto consiste en que, al final de la jornada laboral, cuando la persona que ha estado en un puesto en concreto se marcha de la oficina, no puede dejar nada encima de la mesa: la mesa tiene que quedar completamente despejada.

Este mecanismo se suele incorporar por fases, y suele pasar por alguna en que la respuesta a la persona que se deja algo encima de la mesa es tirar lo que se haya dejado a la basura.

Como a nadie le gusta que le tiren su trabajo a la basura, llegadas estas fases más avanzadas (al principio se guarda lo que se dejan en algún sitio y se les devuelve al día siguiente, y progresivamente se va endureciendo la respuesta hasta tirar lo que se dejen a la basura) suele haber ya una concienciación grande en la empresa.

 

Hay puestos de trabajo que requieren papel.

Entonces, ¿qué ocurre con todos esos montones de papeles que se manejan cada día?

Pues sí, la directriz de mesas limpias mentaliza al empleado de que debe contemplar un cierto tiempo antes de marcharse para la recogida de su mesa.

Para eso es tradicional disponer de una cajonera y algún armario próximo al puesto de trabajo, donde se guarda todo ese papeleo.

 

¿Y si no te sientas todos los días en el mismo sitio?

Cada vez está más extendido el modelo de uso del espacio de oficina en el que no hay puestos asignados.

Es decir, cada día, cuando llegas a la oficina, te sientas en un puesto que esté libre: no te sientas todos los días en el mismo sitio.

Esto hace que guardar las cosas de cada persona en el armario del puesto sea inviable, porque realmente las personas no tienen un puesto asignado, y carece de sentido que guarde sus papeles en un armario ubicado junto a una mesa que no es la que va a utilizar el próximo día.

Por tanto, se busca una solución que permita esa flexibilidad.

 

Taquillas para no guardar las cosas en un puesto.

La gestión del espacio de oficina sin puestos asignados conlleva, por tanto, en bastantes ocasiones, la aparición de una zona de taquillas, que sí son asignadas, y que sirven de armario a la persona para que guarde sus papeles y sus cosas cuando se va de la oficina, y las recoja al día siguiente para sentarse donde sea.

De hecho, no es extraño que la zona de taquillas implique también una zona de “aparcamiento” de cajoneras rodantes, carritos también asignados, que funcionan de armarios desplazables, de tal manera que el empleado tiene siempre sus cosas en su armario, y se lo lleva cada día a la mesa en la que trabaje, la de ese día.

 

Esta zona ocupa espacio.

La implantación de un modelo de gestión del espacio sin mesas asignadas responde en ocasiones a una reducción de espacio a través de reducir el número de puestos, considerando un “coeficiente de simultaneidad”.

Si bien es algo de mayor complejidad de lo que esbozamos aquí, viene a significar que en la oficina hay menos mesas que empleados, y ese “coeficiente de simultaneidad” sirve para evaluar cuántas menos, basándose en la experiencia de que, en esa empresa, no suelen coincidir todos los empleados en la oficina al mismo tiempo.

Por tanto no tiene sentido tener una mesa para cada persona en esa situación, pues se está dedicando una superficie de oficina a una mesa que está vacía una parte del tiempo.

Pongamos un ejemplo:

Una empresa tiene 50 empleados, y por tanto tiene 50 puestos de trabajo, con sus respectivas 50 mesas, 50 sillas, 50 cajoneras, etc.

Pero se da cuenta de que no suele haber en la oficina nunca más de 40 personas al mismo tiempo.

Esto implica que siempre hay mesas vacías: lo que ocurre es que las mesas vacías no son siempre las mismas, sino que van variando.

Entonces, la empresa cambia la gestión del espacio a un modelo sin puestos asignados, y reduce el número de puestos a 40: 40 mesas, 40 sillas… sin cajoneras.

Como cada persona puede sentarse donde quiera (y haya hueco), siempre va a encontrar sitio, porque hay 40 mesas, pero esto solo es posible si no tiene que sentarse siempre en el mismo sitio.

Con la reducción de 10 mesas, la empresa consigue reducir el espacio dedicado a los puestos de trabajo.

Pero…

Si el único motivo para implantar este modelo de gestión del espacio es la reducción de la superficie de oficina, puede haber sorpresas.

Y la sorpresa fundamental puede estar en que, para que eso funcione, al tiempo que se reduce la superficie de oficina destinada a puestos de trabajo, aparece un nuevo área dedicada a las taquillas y al “aparcamiento” de las cajoneras personales rodantes.

Como habrás deducido, aunque haya 40 mesas, como hay 50 empleados sí que tendrá que haber 50 taquillas y 50 cajoneras rodantes personales.

Según el caso, el espacio ahorrado disminuyendo mesas puede verse compensado con el nuevo área de taquillas y aparcamiento de cajoneras, en mayor o menor medida.

 

¿Es necesario guardar cosas en la oficina?

Yendo un paso más allá, antes de pensar en una u otra estrategia de gestión del espacio, y en la implantación de taquillas y cajoneras rodantes personales, tiene sentido pensar si es necesario guardar cosas en la oficina.

Por ejemplo, hay empresas que no dejan que los trabajadores saquen los ordenadores portátiles de la oficina.

También hay empresas que manejan mucho volumen de papel.

En estos casos, está claro que es necesario disponer de espacios de almacenamiento y guarda para que los empleados, cuando se vayan de la oficina, dejen el ordenador, sus carpetas y todo lo necesario.

Pero puede haber otros casos en los que el volumen de cosas a guardar en la oficina sea menor, y se pueda llegar a reducir el espacio necesario, bien de las taquillas o bien de esa zona de “aparcamiento de cajoneras”.

Rápidamente te has dado cuenta de que las taquillas pueden apilarse unas encima de otras, en columnas de 2, 3, 4 filas (si su tamaño es el conveniente), pero las cajoneras rodantes están todas en el suelo, unas al lado de otras, por lo que ese espacio de “aparcamiento” de cajoneras tiende a ser relativamente grande respecto al de las taquillas.

 

¿Cómo es, en tu caso?

Ya ves, estamos como siempre, depende de cada caso.

¿Cuál es el tuyo?

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