La gestión unipersonal de la oficina.

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¿Estás solamente tú para gestinar la oficina?

Dependiendo de diversos factores, es bastante habitual que haya un equipo muy reducido para la gestión de la oficina, como tal.

De hecho, el equipo puede ser tan reducido que seas solamente tú.

Si es tu caso, o sois muy pocos, te interesa seguir leyendo.

 

¿Tienes libertad de acción?

Puede ser que gestiones de manera directamente mecánica, y que tengas unas directrices perfectamente marcadas de cómo tienes que hacer las cosas, para que simplemente sigas las instrucciones.

Es un modelo que, en contra de lo que pudieras pensar, es más habitual en las grandes empresas, que suelen elaborar su plan de acción en el país matriz, y desde ahí se traslada al resto, simplemente para su cumplimiento.

Esto suele incluir “acuerdos marco” e incluso manuales de actuación, negociaciones de precios de servicios a nivel internacional, selección obligada de proveedores, etc.

En este modelo, no hay libertad de acción para la gestión de la oficina, la figura del Office Manager existe, pero está muy limitada.

Por cierto, es recomendable que, si es tu caso, eches un ojo al artículo del blog de Eduardo Arazola: “Te va a sustituir un software si trabajas así

Pero también está la posibilidad de que tengas libertad de acción para gestionar la oficina.

En coherencia con lo que acabamos de decir, es una circunstancia más habitual en empresas de menor tamaño, donde se da más valor a la forma de trabajar y la ideosincrasia local, frente a las multinacionales que tienden a llevar un mismo proceder a cualquier lugar del mundo (no es el caso de todas, evidentemente, no generalicemos).

 

Gánate la libertad de acción.

Puede ser que la libertad de acción la tengas desde el inicio, y que la Dirección se aparte de la gestión de la oficina para dejar que seas tú quien se encargue, viniendo a visitarte solamente para preguntar por resultados.

Pero también puede ser que no la tengas desde el inicio, y que tengas que ganártela.

Para ganarte la libertad de acción debes transmitir a tus responsables que lo que haces tiene sentido, y que aportas algo. No simplemente sigues instrucciones, sin más.

Habitualmente, la primera fase de este salto cualitativo son propuestas a la Dirección, no hechos consumados.

Eso sí, propuestas lo suficientemente estudiadas y DEFINIDAS como para que la Dirección la entienda claramente y vea que puede ser una realidad.

Si te plantas en su despacho y le cuentas algo que no esté estudiado ni definido, tu propuesta no se sostendrá y no conseguirás la confianza para que te permita tu espacio de acción.

 

¿Gestionas todos los asuntos igual?

La gestión unipersonal de la oficna implica que te toca abarcar un abanico de temas muy diferente, pues el espacio de trabajo no se maneja solo con mantenimiento de instalaciones, solo con cátering, solo con servicio de limpieza, solo con gestión de espacios, solo con compras de suminsitros, solo con informática…

Al igual que ocurre con los departamentos de Compras de muchas empresas, una persona (o muy pocas) deben gestionar temas que son muy diferentes entre sí.

Cuando los ordenadores tienen problemas, se avisa al/a Office Manager para que lo gestione “con quien lo tenga que gestionar”, para que todo vuelva a funcionar.

Cuando la Dirección sale de viaje, la reserva del billete de tren o de avión, el hotel, etc… Office Manager.

Si se avería algún vehículo de la flota de la empresa…Office Manager.

Si hay que hacer una modificación del espacio… Office Manager.

Si hay que arreglar una silla que se rompe… Office Manager.

¿Quién compra el material de oficina (papel, bolígrafos…)?…. Office Manager.

Si la empresa organiza un desayuno de trabajo… Office Manager.

Parece claro que no todo se debe gestionar igual, pues los campos de acción son muy diferentes entre sí, y no es lo mismo la reparación de un vehículo de la flota de la empresa, que organizar un desayuno con clientes, o comprar mobiliario de oficina…

 

¿Tienes una metodología de gestión?

En cualquier caso, lo que te ayudará es definir una estructura para gestionar cada tema.

Después, cada tema lo debes integrar en el conjunto de tu gestión, en función de tus “Indicadores” y tus “Meta-indicadores”.

Sin esto, no solo estarás trabajando de manera exclusivamente reactiva (a remolque), perdiendo toda proactividad y control, sino que es muy probable que el resultado no sea el buscado.

Y no lo es porque, en los casos de reactividad muy alta, incluso se pierde de vista el objetivo, con lo que una cierta cantidad de trabajo puede convertirse en pérdida de tiempo: suponemos que no quieres eso.

 

¿Te apoyas en especialistas?

Es evidente que nadie es especialista en todo, y que una gestión unipersonal de la oficina no se resuelve con una especialización limitada, sino que se necesita abarcar muchos temas y, como decíamos antes, esos temas son muy diferentes entre sí.

Para ello, te será de grandísima utilidad apoyarte en EASAEDRO para llevar la gestión bajo control.

Con EASAEDRO podrás elaborar una metodología propia para la gestión de tu oficina, y la resolución de casos específicos, según tu casuística particular.

No se trata de ser sustituido/a, sino de llegar más lejos, abarcar más, hacer mejor las cosas: de ser ayudao en tu trabajo para que aportes un mayor valor y, por tanto, tu valía profesional también sea mayor para tu empresa.

Tampoco se trata de aplicar recetas que sirvan para otros pero, tal vez, no sirvan para ti, no se trata de decir que “las cosas se hacen así”, sino “a ti, te va a funcionar hacer las cosas así…o así…”.

Te animamos a que hables con nosotros para todo esto.

 

La tecnología te ayuda.

Los conceptos organizativos para la gestión unipersonal de la oficina se pueden apoyar en la tecnología para ser realizados con mayor agilidad e incluso mayor calidad, si se saben aprovechar.

Si no se utiliza adecuadamente, o se elije mal el software, no solo no será de ayuda, sino que será un inconveniente.

Pero haciendo un análisis correcto del software (y hardware) y su adecuación a la metodología que se defina, puede ayudar bastante a la gestión de la oficina, al igual que ocurre en otros campos de gestión.

Si te interesa el tema de la productividad, puedes ver los artículos que Eduardo Arazola publica acerca de ello en su web, y sacarle partido a la información que allí encontrarás.

La tecnología te ayuda a centrarte en cada momento.

Por ejemplo, si son las 10h y tienes que llamar a alguien a las 16:30h, te lo apuntas para que no se te olvide.

Lo puedes apuntar en un papel, o puedes usar un software.

 

¿Cuál es la diferencia?

Si eliges correctamente el software, es probable que te de un aviso cuando sean las 16:25h (por ejemplo) para que te acuerdes de esa llamada pendiente de hacer.

Si lo tienes apuntado en un papel, tu mente tiene que estar pendiente de que, a las 16:30h, tienes que llamar (y desde las 10h a las 16:30h van 6 horas y media). No se trata de que tengas la tarea en la memoria, sino de mirar el papel a tiempo.

Si ya sabes que el software te avisa, liberas tu mente de este cometido y te centras por completo en lo que estés haciendo, con un grado mayor de concentración.

Puedes echar un ojo al artículo del blog de Eduardo Arazola “El método Get Things Done (GTD)“, que te presenta el método desarrollado por David Allen en libros como Organízate con Eficacia.

Es solo un ejemplo simple, pero la ayuda que puede suministrar la tecnología a un/a Office Manager es grande, si la sabe usar.

Cuando nos referimos a “saber usar” un software, no nos referimos a leerse el manual de usuario y saber para qué sirve cada botón de cada menú (sí, es necesario saber usar los programas, al menos hasta cierto punto), sino a utilizar el software de manera que te sea provechoso.

Usar un programa de dibujo para organizar la correspondencia de la oficina seguramente no es lo idóneo, por mucho que sepas para qué sirve cada botón de cada menú del programa de dibujo.

 

Tus comentarios.

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