Inventario para recompra y venta de mobiliario de oficina.

Inventario de mobiliario de oficina para recompra o venta
Para la venta y recompra de mobiliario de oficina, un inventario es necesario y útil.

En muchas ocasiones, al plantearse una reforma o un traslado de una oficina, surge la pregunta de qué hacer con el mobiliario actual.

Se pueden hacer muchas cosas, como ya sabes:

  • Trasladarlo
  • Tirarlo
  • Sortearlo
  • Donarlo
  • Venderlo
  • Guardarlo

¿De qué depende la decisión de reutilizar o no el mobiliario actual de la oficina?

Hay muchos criterios que se pueden seguir para tomar la decisión.

A veces, es una decisión fácil, especialmente si el estado de conservación de los muebles es tan malo que está claro que has de comprar muebles nuevos, ya que los actuales dejan de ser útiles.

En ese caso, la decisión sería, directamente, tirarlos, o tal vez regalarlos a algún empleado que, a pesar del mal estado de conservación de los muebles, pudiera aprovecharlos para algo en su casa.

Pero lo habitual es que la decisión no sea tan clara, y hay que valorar diferentes criterios.

Criterio económico.

De hecho, este criterio podríamos dividirlo en 3 subapartados:

¿Qué es más barato: trasladarlos o comprar otros nuevos?

Esto puede ser lo primero que te pregunte la Dirección a ti, como Office Manager responsable del mobiliario de la oficina.

La respuesta, como habrás pensado desde el primer instante, no es única, sino que dependerá del coste de trasladar el mobiliario actual, y del coste del mobiliario nuevo.

El coste de trasladar el mobiliario actual puede ser poco variable, ya que, con un buen inventario y una visita al lugar, las empresas de mudanza serias y legales tendrán previsiblemente costes relativamente parecidos.

Sin embargo, el coste del mobiliario nuevo puede variar muchísimo, dependiendo de la gama que se quiera adquirir, y del fabricante.

De modo que tendrás que investigar algo más, o tal vez, plantear varios escenarios en lo que compares el coste de trasladar los muebles actuales con los diferentes posibles costes de adquirir diferentes gamas de muebles nuevos.

¿Están amortizados los muebles actuales?

Otra posibilidad es atender a si los muebles actuales se han amortizado ya o no, tanto en el plano contable como en el de uso o vida útil.

Contablemente, va a ser muy raro que la Dirección Financiera de la empresa te permita sustituir los muebles actuales por otros nuevos si todavía están en período de amortización fiscal o contable.

Si, por ejemplo, la compra del mobiliario se va a amortizar fiscalmente durante cuatro años, y han pasado dos desde la compra, la respuesta a la pregunta de si trasladas los muebles actuales o compras otros nuevos será tajante en la gran mayoría de los casos: se trasladan los actuales.

Pero puede ser que ya haya pasado el período de amortización contable y que los muebles estén en buen estado de conservación y de uso.

Esto suele ocurrir cuando los muebles que se compraron son de buena calidad, y por lo general, eso significa que tuvieron un coste alto.

Es frecuente que, a mayor precio de compra puntual, más tiempo pase entre esa compra y la siguiente, pudiendo ser (no es extraño) más económico a largo plazo adquirir muebles de precio más alto pero más duraderos, que muebles de coste más bajo pero menos duraderos y que haya que ir comprando cada menos tiempo.

Es decir, aunque el período de amortización contable sea (por ejemplo, de 2 o de 4 años) breve, es posible que la intención que se tuviera cuando se compraron los muebles fuera aprovecharlos durante mucho más tiempo, y has de revisar si los muebles actuales están, por tanto, en condiciones de seguir siendo utilizados con garantías de uso y prestaciones adecuadas.

¿Tienes dinero para muebles nuevos?

Esta pregunta puede esconder una trampa, ya que da por hecho que solo has de preguntarte si tienes dinero para la adquisición de muebles nuevos, pasando por alto el coste del traslado de los muebles que tienes actualmente en la oficina.

Esto es porque muchas veces se da por hecho que trasladar los muebles siempre va a ser menos costoso que comprar muebles nuevos.

Pero es interesante volver al apartado de antes, en el que comparabas si es más barato trasladar los muebles actuales o comprarlos nuevos, ya que puede ser que no tengas dinero para comprar una cierta gama de muebles, pero sí otra.

Y puede que sea más barato que trasladar los actuales.

Criterio de posibilidad de crecimiento y de completar los muebles actuales.

Como verás, muchos de los criterios están relacionados entre sí, y éste podría encuadrarse perfectamente, si así lo prefieres, entre los criterios económicos, pero tiene un componente técnico suficiente como para poder tratarlo también aparte.

Hay muebles que pertenecen a sistemas de mobiliario de oficina, y esos sistemas permiten actuar sobre tus muebles existentes.

Por ejemplo, imagina que tienes una mesa múltiple (bench) para 4 personas, y que ha de convertirse en una de 6 personas.

Si el sistema lo permite, puede que te baste con adquirir un «bench de crecimiento» de 2 puestos, y todo resuelto.

Si no lo permite, puede ser más complicado, o tener un resultado que no sea el que quieres (patas duplicadas, patas de borde que molestan al usuario, etc.).

Lo mismo ocurre si tienes, por ejemplo, un bench de 8 personas y vas a necesitar que se convierta en 2 mesas de 4 personas.

Si el sistema de mobiliario lo permite, puedes dividir esa mesa en 2 con solo añadir una pata de borde.

Si el sistema no lo permite, puede ser más costoso, o puede ser, simplemente, imposible. Depende del sistema.

Criterio estético.

Puede ser que el mobiliario que tienes actualmente en la oficina tenga una estética que haya quedado anticuada, o que no tenga la uniformidad que quieres.

Pasa habitualmente cuando en la empresa han ido sucediéndose compras aisladas sin preocupación por el contexto general.

No sería la primera oficina en la que las salas de reuniones tengan sillas mezcladas de diferentes colores o modelos, o en la que los puestos de trabajo sean diferentes sin responder a un criterio jerárquico ni organizativo, ni funcional.

En estos casos, puede ser que la empresa decida sustituir el mobiliario actual por otro que se adecue a los criterios que tenga establecidos.

Criterio de imagen.

Es parecido al criterio estético, pero aquí nos referimos a algo más netamente intencional.

Es decir, que la empresa decida cambiar de imagen y utilice el mobiliario (entre otras cosas) como medio de expresarlo.

Es un ejemplo típico el de la empresa que tiene las mesas con ala y todo en acabado de colores de madera oscura, y decide que eso es muy serio o muy antiguo y que cambia todas las mesas por otras rectas, sin ala y con tableros blancos o de colores lisos.

No significa que las mesas anteriores estuvieran en mal estado ni que fueran de mala calidad, o que fueran diferentes entre sí debido a la acumulación de compras puntuales sucesivas…

Simplemente, que se quiere cambiar de imagen.

Habría más criterios, y mezclas entre ellos, pero vamos a pasar ya a la recompra.

¿En qué consiste la recompra del mobiliario actual de tu oficina?

Es un término habitual para referirse a que vendes, como mobiliario usado o de segunda mano, tus muebles actuales a una empresa que se dedica a ello.

La empresa que te compra el mobiliario luego lo vende otra vez, o lo despieza y lo aprovecha de otra manera…

También puedes optar por venderlo directamente a particulares o a otras empresas, en cuyo caso hablaríamos de «venta», dejando el término «recompra» para las empresas que se dedican a ello.

El mobiliario de oficina se deprecia.

Una de las ideas erróneas que más habitualmente nos encontramos es la de los clientes que pensaban que, como a ellos el mobiliario, en su día, cuando lo compraron, les costó un cierto desembolso, a la hora de revenderlo tendría un valor similar.

Eso no es así.

Los muebles de oficina se deprecian, y según los modelos y fabricantes, puede depreciarse mucho, mucho.

Por este motivo, no es extraño que empresas que pensaran inicialmente comprar muebles nuevos para su nueva oficina (en caso de reforma o de traslado, por ejemplo), acaben por hacer una mezcla entre muebles nuevos y usados.

Por ejemplo, puede ser que en el área de recepción tengas unas butacas o unos sofás que costasen varios miles de euros (o dólares, pesos…), y cuando hablas con la empresa de recompra te ofrece muchísimo menos dinero por ellos de lo que te esperabas.

Esto puede provocar un enfado por tu parte o la de tu empresa y decidir reutilizar esos sofás en lugar de venderlos.

También puede ser que te hubieras hecho a la idea de que los sofás nuevos que ibas a comprar para sustituirlos se iban a pagar, en parte, por la venta de los actuales, y que luego veas que no se cumplen tus expectativas.

¿Y vender los muebles de tu oficina actual por separado?

Nadie te lo impide.

Sin embargo, hay que pensarlo con calma.

Efectivamente, lo más probable es que si vendes los muebles por separado, a particulares, conseguirás sacar más dinero por ellos que si lo vendes a una empresa de recompra de muebles de oficina.

Sin embargo, has de pensar en el tiempo del que dispones, y de qué ocurre durante el plazo de venta.

Imagina que tienes 50 puestos de trabajo, y que los pones a la venta, por ejemplo, a través de un portal de venta por Internet.

Un día, una persona te compra una mesa, y se la lleva; otro día otra persona te compra 3 mesas y 2 sillas, y se las lleva; y así, sucesivamente.

¿Dónde se sientan a trabajar los empleados cuyos muebles has ido vendiendo poco a poco?

¿Vas a comprarles muebles nuevos poco a poco?

En el caso de que así lo hagas, aparte del coste que tendría para ti (pagarías un transporte y un montaje cada vez que hicieras una de esas «minicompras»), si el fabricante te da un plazo de entrega de 5 semanas (muy habitual), tú tendrías que decirle a cada comprador particular que no pasase a retirar sus muebles antes de esas mismas 5 semanas… tu venta peligraría.

¿Y si decides tirar los muebles actuales de tu oficina?

Tiene su coste.

Lo hemos visto varias veces: el cliente que se enfada por la escasa cuantía de la oferta de la empresa de recompra, y decide que, antes de «regalarlos», prefiere tirarlos.

Para empezar, tirarlos no es físicamente fácil: los muebles tienen un peso y un volumen nada despreciable, y trasladarlos requiere de esfuerzo, medios y, muchas veces, conocimientos.

Si pensabas que tus trabajadores se encargasen de tirarlos, cargándoselos a la espalda, piénsalo dos veces, y piensa, no solo en las leyes de riesgos laborales, sino en los riesgos en sí: seguro que te preocupa la salud de tus trabajadores.

Además, acumular bajas laborales por hacer cargar con muebles a tus empleados no tendría sentido, y sería un coste alto para la empresa, si es que te fijas solo en los números.

Y lo que más suele sorprender a quienes deciden tirar sus muebles son las leyes medioambientales.

Los muebles no los puedes tirar en cualquier sitio.

Has de tirarlos en un vertedero autorizado, y que éste te entregue un certificado como que así lo has hecho, tras el correspondiente pago de tasas e impuestos aplicables.

Tirar los muebles es una opción, pero tiene un coste que has de conocer y considerar en tus números.

Entre todo esto, la herramienta básica: el inventario.

¿Cómo vas a negociar seriamente con una empresa de mudanzas el traslado de los muebles?

Usando un inventario.

¿Cómo vas a negociar la venta de tus muebles con una empresa de recompra?

Utilizando un inventario.

¿Cómo vas a pedir una oferta seria de muebles para sustituir o completar los que tienes?

Basándote en un inventario.

¿Cómo vas a identificar qué muebles tiras, qué muebles reutilizas, qué muebles vendes…?

Mediante un inventario.

¿Cómo vas a dar de baja en la base de datos de activos de la empresa los muebles que se tiren, se vendan o se donen?

Actualizando tu inventario contable, lo cual tiene implicaciones importantes dentro de la empresa y es un punto de atención para el departamento financiero.

Como ves, el inventario es una herramienta básica para todo esto.

Un inventario bien hecho, claro está.

Según para qué vaya a utilizarse, el inventario deberá ser más completo o tal vez no necesite serlo tanto, pero has de tener uno.

El inventario se convierte en un documento que te sirve de herramienta para todo esto, y para más cosas, muchas más.

Eso sí, un inventario bien hecho, un inventario hecho por Easaedro.

Si quieres hablar de tu caso, contacta con nosotros y hablamos.

Share