Un inventario antes de cambiar de oficina.

Inventario antes de plantear el cambio de oficina.
El inventario te resultará muy útil antes de plantear el cambio de oficina.

El inventario es una herramienta básica para poder plantear tu cambio de oficina, sea para un traslado o para una modificación interna en el mismo local en que se encuentre actualmente.

Qué es un inventario y para qué sirve.

Un inventario es un documento en el que tienes la información necesaria de qué es lo que ya tienes.

La profundidad del inventario en una oficina es algo que se define de manera variable y depende de las necesidades de cada caso en cada momento.

Puede ir desde un simple conteo en el cual un único ítem se cuantifica como conjunto hasta un inventario en que cada ítem es único aunque haya muchos iguales.

Es necesario contar con profesionales para ello.

Inventariar para saber qué tienes.

Para cualquier proyecto que quieras plantear, sea un traslado, una reforma, o simplemente el mantenimiento de los activos de la empresa:

  • Mobiliario
    • Mesas
    • Sillas
    • Armarios
    • Etc.
  • Equipamiento audiovisual
    • Proyectores
    • Pantallas de proyección
    • TV
    • Etc.
  • Materiales en stock
    • Losetas de pavimento para reposiciones
    • Material consumible
    • Etc.
  • Complementos de mobiliario
    • Percheros
    • Paragüeros
    • Papeleras
  • Obras de arte
  • Fotocopiadoras
  • Fuentes de agua
  • Instalaciones
    • De cualquier tipo

Son solo algunos ejemplos de cosas que podrías contar o inventariar.

Dependiendo de cómo tengas ya estructurado tu inventario y de las necesidades que tengas, del uso que vayas a darle a la información que obtengas, será necesario inventariar, o simplemente contar y documentar.

Puede valerte con un conteo clasificado y documentado.

Tal como te explicamos en nuestra página principal, no es lo mismo un conteo que un inventario.

El conteo agrupa elementos iguales o similares, según la necesidad que tengas.

Por ejemplo, pensemos que vas a organizar un traslado de tu oficina a otra nueva, y quieres saber si necesitas comprar sillas nuevas para las salas de reuniones, o no.

En este caso, se trata de una cuantificación clasificada, agrupada y documentada.

Comparas cuántas sillas de reuniones tienes con cuántas vas a necesitar.

Puede ser algo directo, o no tanto.

Por ejemplo, piensa que no todas tus sillas de reuniones son iguales.

Pueden ser de diferente acabado, o modelos diferentes de silla, aunque todas ellas pudieran agruparse en una misma categoría de «sillas de reunión».

Ejemplo: sillas de reunión diferentes.

Consideraremos para este ejemplo que actualmente tientes 3 salas de reuniones:

  • Estado actual:
    • Sala A01
      • 8 sillas tapizadas en tela en color amarillo, sin ruedas, con reposabrazos, estructura de 4 patas en color negro.
    • Sala A02
      • 6 sillas tapizadas en tela en color verde, sin ruedas, sin reposabrazos, estructura de base patín en color aluminio.
    • Sala A03
      • 7 sillas tapizadas en polipiel negra, con ruedas, con reposabrazos, estructura de aluminio pulido.

Sin embargo, en la oficina nueva, vas a tener 2 salas:

  • Estado modificado:
    • Sala M01
      • 15 plazas
    • Sala M02
      • 6 plazas
    • Sala M03
      • 4 plazas
    • Sala M04
      • 3 plazas

Si lo que estás haciendo es evaluar cuánto te va a costar que una empresa de mudanza te traslade las sillas que tienes, el fácil: tienes 21 sillas de reuniones.

Pero necesitas más información para poder trabajar.

Por ejemplo, ves que actualmente tienes 7 sillas iguales con base cromada y tapizadas en polipiel negra, y que en la oficina nueva hay 2 salas (la M03 y la M04) que suman 7 sillas.

Pero, según tus intenciones de proyecto ¿es viable que esas 2 salas tengan las sillas de gama más alta?

Puede ser que sí, y puede ser que no, depende de las intenciones de proyecto.

Del mismo modo, en la oficina actual tienes 14 sillas de reunión en tela, y en la nueva vas a necesitar adquirir más.

Pero ves que no solo es cuestión de volumen, sino que dependerá de cómo quieras agrupar las sillas.

¿Te da igual que las sillas sean diferentes dentro de una misma sala?

Entonces, solo tendrás que comprar las sillas nuevas como quieras, y mezclar todas las que tienes.

¿No te da igual?

Entonces, puede que te sobren sillas de un color, te falten de otro, etc.

¿Cómo sabes todo esto?

Porque has hecho un conteo, lo has documentado y puedes conversarlo con la Dirección de tu empresa.

Si el conteo no es suficiente, te hace falta un inventario que identifique cada elemento.

Si seguimos con el ejemplo, vemos que puede ser que, en general, te falten sillas (tengas que comprar sillas nuevas), pero que, al mismo tiempo, te sobren sillas de algún tipo.

¿Qué puedes hacer con las sillas que te sobran?

Muchas cosas. Por ejemplo:

  • Tirarlas
  • Donarlas
  • Sortearlas entre los empleados
  • Venderlas entre los empleados a bajo coste
  • Trasladarlas a otra sede para utilizarlas
  • Guardarlas en un almacén propio
  • Llevarlas a un guardamuebles
  • Venderlas a alguna empresa de recompra de mobiliario de oficina
  • Vendarlas como muebles de segunda mano

Y puede ser que tengas una combinación de todas estas posibilidades para tu actividad con las sillas (que tires algunas, vendas otras, traslades otras…).

En este caso, ya no te va a dar igual cuál sea cada silla.

Vas a organizar, vas a ver qué hacer con cada silla, aunque pertenezca a un grupo homogéneo.

  • Esta silla de reuniones amarilla se traslada a la nueva oficina.
  • Esta silla de reuniones amarilla se sortea entre los empleados.
  • Esta silla de reuniones amarilla se dona a una escuela.
  • Esta silla de reuniones amarilla se tira (está rota).
  • Esta silla de reuniones amarilla se traslada a la nueva oficina.
  • Esta silla de reuniones amarilla se traslada a la nueva oficina.
  • Esta silla de reuniones amarilla se tira (está rota).
  • Esta silla de reuniones amarilla se traslada a la nueva oficina.

Ahí están tus 8 sillas de reuniones amarillas.

Por un lado, tienes información cuantitativa:

  • Trasladas 4
  • Tiras 2
  • Donas 1 a una escuela
  • Sorteas 1 entre los empleados

Pero ya intuyes que no solo importan las cantidades, ya que, siendo todas las sillas iguales, hay algunas que, por ejemplo, has decidido tirar porque están muy deterioradas, mientras que otras las vas a trasladar porque están en buen estado.

Sí, son todas del mismo modelo y color, pero no son todas iguales, unas están rotas y otras no.

De modo que has de identificar cuál es cuál, univocamente, individualmente y sin confusión.

¿Qué te falta, entonces?

Ponerle a cada una su nombre, codificarlas.

La codificación para identificar cada elemento individualmente te permitirá organizar tu trabajo.

Tal vez en tu mente tengas la idea de que no te hace falta codificar los elementos, que tú ya sabes qué silla está rota y qué silla está bien.

Sin embargo, has de documentarlo, porque será necesario para tu trabajo.

El día que se realice el traslado, la empresa de mudanza debe poder identificar si esa silla amarilla se tira, si ésa otra se traslada, si ésa otra es para sortearla y ni la tienen que tirar ni trasladar…

La elección no la han de hacer los operarios de la empresa de mudanzas, la tienes que hacer tú, o tu empresa, y documentarlo todo para que la empresa de mudanza sepa qué tiene que hacer.

Esto tiene relevancia desde el punto de vista presupuestario (cuanto más precisa sea la información que le entregues a la empresa de mudanza cuando le pides el presupuesto, menos imprevistos engrosarán la factura el día del traslado).

Pero también es fundamental para la organización operativa del traslado y para la contabilidad de la empresa.

Vamos a dar, por tanto, un paso más en la definición de qué va a pasar con cada silla amarilla:

  • SR-AMLL-01 se traslada a la nueva oficina.
  • SR-AMLL-02 se sortea entre los empleados.
  • SR-AMLL-03 se dona a una escuela.
  • SR-AMLL-04 se tira (está rota).
  • SR-AMLL-05 se traslada a la nueva oficina.
  • SR-AMLL-06 se traslada a la nueva oficina.
  • SR-AMLL-07 se tira (está rota).
  • SR-AMLL-08 se traslada a la nueva oficina.

Ahora, cada silla de las 8 sillas de reuniones amarillas tiene su código identificativo, ya tiene su nombre.

Tal como explica el consultor especialista Eduardo Arazola en su libro «La Mudanza Feliz«, la codificación puede ser de muy diferentes tipos, según los condicionantes que tengas, te hemos puesto un ejemplo inventado de codificación.

La codificación ha de estar en la documentación y también físicamente en el objeto de inventario.

Un trabajo que se suele pasar por alto si no se es profesional de todo esto es el de generar físicamente las etiquetas con los códigos y pegarlos físicamente en los objetos.

Es muy importante.

El mismo código identificativo de cada silla ha de estar en correspondencia en la documentación y físicamente pegada en cada silla.

No te recomendamos usar estos códigos con la empresa de mudanza organizar el traslado (para eso, te recomendamos otras etiquetas adicionales generadas solo para la mudanza), pero te va a servir para que quede documentado que hay una resolución de que la silla SR- AMLL-01 (que es ésa de ahí, la que tiene una etiqueta que pone «SR-AMLL-01») se traslada a la nueva oficina, mientras que la silla SR-AMLL-02 (que es ésa otra de ahí, la que tiene la pegatina que dice «SR-AMLL-02») se sortea entre los empleados.

De este modo, nadie sorteará la silla rota entre los empleados, por ejemplo.

Hay mucho más.

Esperamos que todo esto te resulte útil.

Hay mucho más.

Esperamos que entiendas la importancia de los inventarios, y de la importancia de que se hagan bien.

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