Las etiquetas físicas en un inventario y las de mudanza.

Etiquetas físicas de inventario y de mudanza no son lo mismo.
Un inventario ha de tener etiquetas físicas.

Debe existir una correlación entre los códigos identificativos de los objetos del inventario y los objetos físicos.

Esto se consigue mediante etiquetas físicas adheridas a los propios objetos.

Las etiquetas físicas de inventario sirven para identificar los objetos de la documentación.

Un inventario genera documentación, que será la herramienta para poder trabajar en múltiples campos, tales como mudanzas, reformas de la oficina, traslados a almacenes y guardamuebles, proyectos, etc.

Esa documentación puede llegar a ser compleja, dependiendo del uso que se le vaya a dar, y de la complejidad del conjunto inventariado en sí.

Una parte básica de un inventario es la codificación de cada uno de los objetos.

Si recuerdas, cuando hablamos de «conteo», nos referimos a cuando lo único que necesitas es saber cantidades de objetos agrupados según sus características (por ejemplo, cuántas sillas amarillas con patas negras tienes), y documentarlo para poder trabajar.

Sin embargo, cuando hablamos de «inventario», es necesario identificar cada objeto, aunque pertenezca a un conjunto o un grupo homogéneo.

Así, aunque tengas, por ejemplo, 3 sillas amarillas iguales, se identifica individualmente cada una de ellas.

De este modo, puedes designar qué hacer con cada una.

Por ejemplo, puedes de decir que esa silla amarilla se tira, esa otra silla amarilla se lleva a un guardamuebles, y esa otra silla amarilla se sortea entre los empleados de la oficina.

Para ello, se emplean códigos, que acaban siendo, en lo que al inventario se refiere, el nombre y los apellidos de cada objeto.

Esos códigos se emplean para todo: listados, cuadrantes, planos…

Pero esos listados están en el mundo de los documentos, mientras que los objetos están en el mundo físico.

Has de establecer una relación, y se hace a base de etiquetas físicas, que son frecuentemente las grandes olvidadas al contratar un inventario.

Si tienes un listado en el que aparece una serie de códigos identificativos, los objetos a los que se refiere han de tener una etiqueta física con ese código, de tal manera que puedas saber a qué objeto se refiere cada código, y viceversa.

Por ejemplo, imagina que una de tus 3 sillas amarillas se rompe, y has de darla de baja (esa silla en concreto, específicamente) en tu inventario, en tu listado de activos, en tu contabilidad, etc.

Pues miras su etiqueta con su código, y ya vas a la documentación a trabajar con ella.

La confusión con las etiquetas de mudanza.

Tal como explica el consultor especialista Eduardo Arazola en su libro «La Mudanza Feliz«, las etiquetas de mudanza tienen como objetivo principal indicar el destino del objeto etiquetado, dentro de un traslado.

Las etiquetas de mudanza se ponen en las cajas, agrupando todo lo que haya dentro, y también en los objetos que no van en una caja, o bien que se identifican para que la empresa de mudanza los empaquete, si es el caso y si así se ha contratado el servicio.

Dentro de una caja de mudanza suele ir mucho material sin inventariar, como la documentación y objetos personales o de escritorio de los trabajadores (bolígrafos, grapadoras, cuadernos…).

Da igual, a la caja, que queda precintada, se le pone una etiqueta de mudanza, con la codificación de mudanza, para decir a la empresa que va a realizar el traslado que esa caja ha de dejarla en la posición indicada en el plano de mudanza, tal como explica Eduardo Arazola en el libro, que te recomendamos.

En el caso de los objetos que no van en cajas, se establece una relación documental entre las etiquetas de mudanza y las etiquetas de inventario, de ahí la necesidad de ambas.

Ejemplo:

Tienes 3 sillas tapizadas en tela amarilla y de 4 patas pintadas en color negro, de las cuales 1 va a una planta diferente del la oficina a la cual os trasladáis, la oficina de destino.

Con tu documentación de inventario, habéis tenido las reuniones internas necesarias para definir qué se hace con cada una de las tres sillas.

Una vez se ha decidido, entonces se busca cada silla, se reconoce por su etiqueta de inventario, y se le adosa una etiqueta de mudanza que indica a dónde debe ir esa silla.

Esto se refleja en la documentación de mudanza, ya que el inventario también te será muy útil para todo el proceso de organización y de control del traslado.

Esperamos que te hay resultado útil, y si quieres un inventario hecho por especialistas y que no te genere dependencia, contacta con nosotros.

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