Tender pack

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¿Has oído hablar de los Tender Packs?

Seguramente, dentro de toda la terminología inglesa que se viene manejando para todo, habrás oído hablar de los tender packs.

Es una práctica común en algunos países. En otros, hay más costumbre de hacer las cosas sobre la marcha.

Vamos a explicarte, paso a paso.

 

¿Qué es un Tender Pack?

Es el conjunto de información necesaria para organizar un tender, lo que viene a ser un conjunto de documentación con la que se puede organizar un tender.

No vamos a entrar en la definición y explicación de los tender (habrá otros artículos para ello), pero vamos a entenderlo como un concurso o comparativa entre varios ofertantes para un determinado producto o servicio.

 

¿Para que sirve un Tender Pack?

No vas a obtener respuestas válidas si no haces las preguntas correctamente.

Sobre esta base, se obtiene el resto de la estructura de un tender pack.

Sirve para que los ofertantes puedan ofertar lo que realmente quieres.

 

¿Qué beneficios tiene un Tender Pack para ti?

La realización de un tender pack tiene múltiples beneficios para ti.

Para empezar, cuando lo haces, lo normal es que estés tratando con profesionales especializados en hacerlos, como es el caso de EASAEDRO, y no lo creas de la nada.

Es decir, vas a tener ayuda y guía para traducir aquello que no entiendas, y para incluir en el pack cuestiones que, probablemente, te habrías dejado fuera, suponiendo luego una serie de problemas.

En cualquier caso, la realización de un tender pack conlleva un trabajo de recopilación, selección, redacción, explicación, concrección… que acaba configurando un paquete, un conjunto de información que se puede entregar a un proveedor, o a varios, de tal manera que sea capaz de hacer una oferta.

No se trata de que seas reactivo a las cuestiones que se te planteen por cada proveedor, sino que seas tú el que se adelante a todo eso y lo cubras desde el inicio.

Evindentemente, tendrás que contestar dudas, pero serán dudas sobre la base de un procedimiento establecido, no su core.

 

¿Quién hace un Ternder Pack?

El tender pack lo puedes hacer tú, o puedes hacerlo con ayuda de especialistas como EASAEDRO.

De cualquiere manera, quien lo haga debe saber de qué está hablando, y debe tener la capacidad (muchas veces dada por la experiencia) de adelantarse a los inconvenientes habituales del proceso de tender.

Sobre todo, esto adquiere una importancia mayor cuando en el tender van a partidipar distintos tipos de ofertantes, para diferentes partes de tu proyecto.

Quiero contratar un tender pack con EASAEDRO

 

Ejemplo gráfico.

Si vas a instalar un interruptor para la iluminación de una estancia, como pueda ser una cocina, vas a necesitar contar con diferentes industriales, no te lo hace todo uno.

Así, rápidamente, se nos van ocurriendo cosas:

Un electricista nos suministrará el mecanismo, la tecla, las mangueras, el cableado, las cajas de derivación… y nos instalará todo este material eléctrico para que, cuando le demos a la tecla de la pared, las luminarias de nuestra cocina se enciendan o se apaguen.

Pero, el mecanismo del interruptor necesita un hueco en la pared, y el discurrir de los cables necesita de abrir un canar en el tabique para poder instalar en cableado.

Puedes pensar en diversas situaciones, desde que el tabique sea de fábrica de ladrillo o rasillón, con acabado tendido de yeso, o que sea un tabique del tipo de yeso laminado, hueco por dentro (comunmente llamados “tabique de pladur”, si bien eso es una marca comercial)…

Variará qué industrial va a hacer estas ayudas al electricista (un “pladurero”, o un albañil…), pero habrá que hacerlo.

Esas rozas, una vez instalado el interruptor, habrá que taparlas (y que queden bien), y después habrá que realizar el acabado correspondiente.

Si la pared tenía un acabado cerámico, habrá que suministrar e instalar baldosas o azulejos como los que se tuvieron que romper para hacer las rozas…

Si la pared estaba pintada, habrá que pintarla otra vez cuando se tapen las rozas…

Es decir, puedes necesitar a un solador-alicatador, o a un pintor…

Como ves, para un solo proyecto (muy mini, pero es un proyecto), ya van 3 industriales diferentes necesarios: si no tienes alguno de ellos, piensa en el resultado.

Bien, aquí hay diferentes cuestiones, y te pondremos otro ejemplo (dentro de este ejemplo) para que entiendas de qué hablamos, aunque sea un ejemplo bobo.

Si el tabique es de yeso laminado, seguramente el pladurero tapará la roza correctamente con un trozo de yeso laminado (sea de la marca Pladur, Kanuf, Placo… o la que sea).

Después viene el pintor, y pinta.

Para que la pared quede correctamente acabada, la zona del tapado de rozas debe ser encintada y lijada con un “lijado fino”, para que la pintura quede bien en esa zona de la pared.

Ese “lijado fino”, lo puede hacer el pladurero o lo puede hacer el pintor: pero uno de los dos tiene que hacerlo.

¿Quién lo hará?

El que lo tenga en su contrato.

¿Quién lo habrá ofertado?

Aquél al que se lo hayas pedido ofertar.

Si ninguno lo tiene, hay un elemento nuevo a presupuestar y pagar: ese “lijado fino”.

Es un ejemplo muy bobo, pero ahora te vamos a poner un ejemplo similar que, ya verás como no te parece tan bobo:

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Ejemplo:puerta de acceso a una sala restrigida.

Piensa en cualquier sala de acceso restringido que haya en tu oficina.

Piensa que esas sala es de nueva creación, o que estás en un traslado de sede, lo que quieras. El caso, es que hay que conseguir que a esa sala solo acceda el personal que sea autorizado a entrar en cada momento.

Puedes verlo fácil:

Encargas a un carpintero que te haga la puerta.

Encargas a un industrial de sistemas de controles de acceso un sistema de control de acceso.

 

Ahora vamos a ver la realidad:

Los elementos del control de acceso se componen de una parte de software (tienes un ordenador, no hay problema) y de una serie de aparatos físicos, que se instalan en alguna parte (y que dependerán del sistema que elijas, incluso del modelo).

Esos elementos deben tener alimentación eléctrica (quién lleva esa alimentación eléctrica a esos aparatos) y cableado de datos (quién lo hace) para que puedan comunicarse con el software de tu ordenador.

No solo es ¿quién va a cablear?. Puede que lo haga todo el proveedor del sistema de control de acceso, o puede que no.

Sino que tienes que preguntarte ¿por dónde van los cables? ¿Hay acceso o hay que romper tabiques, techos, suelos…?

En caso de que haya que romper, después habrá que rehacer, puede que pintar, alicatar… ¿quién o quiénes harán todo eso?

Y la cuestión fundamental, y generalmente la que más sorpresas te va a dar: ¿La puerta que compraste al carpintero vale para este sistema de control de acceso o necesita algo especial?

¿Ese “algo especial” se hace a una puerta estándar una vez instalada o tiene que venir preparada de fábrica para ello?

¿Es una puerta certificada (por ejemplo, con algún tipo de estabilidad a incendio), y si la manipulas pierde sus propiedades?

Ya ves que te puedes encontrar, para un proyecto sencillo y pequeño, con que no te valga lo que has comprado, y que te falten cosas por contratar, que son necesarias y que van a suponer sobrecostes que vas a tener que justificar ante tus responsables.

 

Por eso te ayudas del especialista.

Si eres capaz de configurar un paquete de información lo suficientemente completa y definida, coherente para cada industrial, las ofertas que recibas serán correctas, y sabrás lo que cuesta lo que quieres hacer.

Para eso, especialistas como EASAEDRO te evitan las “sorpresas” posteriores, que son mucho más costosas que el propio coste del tender pack.

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La opción “constructor” o “contratista general”.

Puedes estar pensando, según del país que seas: bueno, me quito de líos y se lo contrato todo a un contratista general, que se encarga de todo.

Vamos a pensar que no estás pensando en hacer una chapuza (en cuyo caso, no tiene sentido que leas artículos como éste) sino que dispones del contacto de un contratista general válido y profesional.

Lo que va a hacer es encargarse de gestionar todas estas cosas con sus subcontratas, para que no lo hagas tú.

Si lo hace bien, el incremento de coste que tiene trabajar así, estará justificado.

Pero no exime de la necesidad de definir las cosas: el contratista te va a preguntar, necesitas definir igualmente (si no te pregunta, tal vez debas echarte a temblar, pues está decidiendo por ti).

Ahora, piensa que quieres hacer una comparativa entre varios contratistas generales: si te mueves por las indicaciones de cada uno, estás siendo completamente reactivo, y no estás llevando las riendas del proyecto, estás simplemente reaccionando.

Así será muy difícil que consigas las ofertas correctas, y seguramente estés desperdiciando la oportunidad de trabajar con algunos industriales y contratistas de calidad que podrían haberte hecho un trabajo estupendo, pero si se lo hubieras definido correctamente.

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No es culpa de los contratistas ni de los industriales.

Un buen pintor te pintará una pared de color verde estupendamente, y quedará muy bien rematada… pero si tú la necesitabas azul, no te sirve.

Y no te sirve, no poque el pintor sea malo, sino porque tú no has gestionado bien la petición.

Si lo haces bien, y a ese buen pintor le pides que te pinte la pared del color que necesitas, el resultado será estupendo, no solo en sí mismo, sino que será estupendo para ti, y dará respuesta a tus necesidades.

 

¿Cuándo planteas un tender pack?

Desde el principio.

Es un coste más de tu proyecto, con la particularidad de que es un coste que te va a evitar sobrecostes posteriores.

 

¿Qué tiene un Tender Pack?

Información definida entregable.

Pueden ser planos, hojas de cálculo, documentos de texto, esquemas, fotografías, infografías… todo aquello que complete el paquete que entregues a quienes tengan que ofertar.

Puedes complementar el tender pack con visitas a lugares, con sesiones de dudas… pero deben ser complementos, no el core.

 

¿Los Tender Packs son solo para proyectos grandes?

Evidentemente, no.

Es un mecanismo que te va a funcionar para proyectos de todas las escalas.

Lo que ocurre es que, ciertamente, su relevancia se hace mayor cuanto más sube el coste del proyecto en sí, y más sensibles los sobrecostes que conlleve.

Cada caso es diferente.

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