El enfoque holístico del entorno de trabajo. El lugar completo en la oficina.

La aproximación holística al proyecto de espacios de trabajo implica tanto a Recursos Humanos como a Facility Management

Veamos cómo RRHH y Facility Management son partes de un mismo conjunto.

Quienes se dedican al Facility Management y quienes se dedican a RRHH han venido teniendo una tendencia a ver por separado lo que significa el espacio de trabajo.

¿Es esto eficiente?

¿Tiene sentido?

El espacio de trabajo no se compone solo de objetos y materiales.

No es extraño que entables conversación con alguien del departamento de Recursos Humanos acerca del espacio de trabajo y, en ese preciso momento, te deriven a hablar con “obras”, que es la manera que tienen (en algunos casos) de conceptuar al departamento de Facility Management.

Esto ocurre cuando se conceptúa el lugar de trabajo como algo separado de sus usuarios y ocupantes, es decir, se piensa en las personas como un ente independiente del espacio que ocupan.

Si la estructura de funcionamiento de una empresa se configura de esta manera, es realmente difícil que se puedan dar pasos hacia la optimización de los procesos y de las oficinas.

En estos casos, el departamento de FM habla de tabiques, techos, electricidad… mientras que el departamento de RRHH habla de nóminas, horarios…

 

El espacio de trabajo tiene mucho que ver con cómo se trabaja en la empresa.

Es algo que parece obvio, pero que en muchas ocasiones no se entiende así al entrar en el funcionamiento real de los departamentos de una empresa.

Por ejemplo, hace unos años eran habituales las mesas con forma de “L”, y era porque se utilizaban monitores de ordenador de mucho fondo, por lo que se solían colocar en el ángulo de la “L”, a unos 45º, para que no sobresaliesen de la mesa.

Cuando se pasó a utilizar monitores de ordenador planos, poco a poco las mesas rectangulares se fueron convirtiendo en las habituales, ya que el monitor no sobresale por detrás de la mesa.

Si nos fijamos, tal vez podamos llegar a decir que este cambio en la configuración del espacio, del mobiliario de las oficinas, proviene realmente del departamento de Tecnologías de la Información (IT, “informática”…).

Pasando a RRHH, podemos pensar en la oficina de una empresa en la que todos los empleados tienen tareas presenciales continuas (deben estar siempre en la oficina), y ahora también pensar en una empresa con horarios flexibles o también con teletrabajo…

Todo ello es algo que tiene que ver con el departamento de Recursos Humanos, y que tiene una gran relevancia en la configuración del espacio de oficina.

 

Ejemplo: el comedor de la oficina.

Imagina una oficina en la que trabajan 100 personas.

Por los motivos que sean, las 100 personas han de comer en la oficina, por lo que el comedor tiene una gran relevancia.

¿Cómo de grande debería ser ese comedor?

Pues depende mucho de RRHH.

Si todos los empleados tienen el mismo horario, de manera que todos paran a comer a la misma hora, el comedor, necesariamente, tiene que tener la capacidad suficiente como para albergar a 100 personas comiendo al mismo tiempo.

Si la pausa para comer se organiza en 2 turnos, entonces el comedor tiene que ser capaz de albergar a 50 personas (la mitad) comiendo al mismo tiempo.

 

Pero ¿quién va primero, RRHH o Facility Management?

Es muy probable que si alguien de Recursos Humanos piensa en este ejemplo, plantee que también puede verse al revés.

Es decir, que tanto puede ser que el comedor tenga que hacerse con capacidad para solo 50 personas porque RRHH establece que se come en 2 turnos, como también puede ser que RRHH establezca que se ha de comer en 2 turnos porque el comedor disponible solo tiene capacidad para 50 personas.

 

En un espacio de trabajo, Recursos Humanos y FM son un conjunto.

Como veíamos en el ejemplo anterior, al final resulta que no necesariamente un departamento ha de seguir al otro, o aparecer posteriormente en los proyectos.

Las directrices de RRHH están condicionadas (al menos en parte) por el espacio, y también el espacio está condicionado por las directrices de RRHH.

Establecer mecanismos de trabajo flexible implica organización y también empleo de tecnología; también el trabajo presencial lo implica, y diferente.

Por eso, la aproximación al proyecto de un espacio de trabajo ha de ser holística, desde muchos puntos de vista al mismo tiempo.

Tal vez merezca la pena recalcar esto: al mismo tiempo.

De modo que quienes quieran avanzar hacia espacios de trabajo eficientes en relación a la organización de la propia empresa y a su modo de trabajar, no deben separar conceptualmente a los espacios de trabajo y a sus ocupantes, porque la manera de entenderlo es conjunta, y simultánea.

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