Empezar sin preparar

Empezar un proyecto sin prepararlo¿Empiezas un proyecto sin prepararlo?

Se ha hablado en diversas ocasiones acerca de la necesidad de contemplar, dentro del plazo de un trabajo a realizar, el tiempo que necesita el proyecto. Se pueden consultar, para ello, algunos artículos del blog de Workplace Los Tiempos Rápidos (“La falta de preparacion en los proyectos”, “El plazo en un proyecto interno de FM”).

Sin embargo, nos encontramos con un problema de concepto muy arraigado dentro del mundo Workplace, Workspace y Facility Management: la falta de preparación.

Es algo cultural, y más en nuestros días. No se entiende que la preparación sea necesaria para acometer cualquier proyecto.

Como es algo cultural, se encuentra enmarcado dentro de una dinámica de funcionamiento en las organizaciones que configura un todo en el que se acaba generando una “forma de hacer” que se instaura en el subconsciente colectivo y se da por aceptado, incluso por acertado, por más desacertado que sea. De hecho, es muy probable que cada cual pueda rescatar en su mente algún proyecto que se haya empezado por el final.

Lo cierto es que podemos razonar de manera similar en diversas áreas: correr mucho al principio puede suponer perder mucho tiempo al final; ahorrar mucho al principio puede suponer gastar mucho al final…

La preparación de un proyecto es necesaria, ahorra costes y necesita tiempo. Ese tiempo debe considerarse. Como siempre, vamos a usar algún ejemplo para ir ilustrando lo que explicamos.

Ejemplo:

Una empresa necesita más espacio de oficina, por crecimiento de plantilla (por ejemplo), y alquila un local de una determinada superficie en un edificio. Se contrata a una empresa de construcción que se encarga de la reforma del espacio tal cual se le pide. Se compra mobiliario nuevo. Se contrata una empresa de mudanza que se encarga del traslado de documentación, archivos y algunos muebles. Se compran nuevos equipos IT…

En cuestión de 7 semanas, 80 personas (por ejemplo) están en disposición de sentarse en su puesto a trabajar.

Los responsables del traslado se cuelgan una medalla (el FM, el asset manager, la constructora, SSGG, Compras… cada cual piense en quienes quieran) ante la Dirección.

Al cabo de unas semanas, la empresa recibe una carta de Aviso de Cese de Actividad por parte de la entidad pública competente en el lugar donde se han instalado, explicando por qué.

Los responsables del traslado se descuelgan la medalla que se habían colgado.

En estos casos, la empresa, generalmente a través de sus directivos, emite una serie de preguntas tales como “¿qué ha pasado?”, “¿cómo es posible?”, “¿de quién es la culpa”, “¿quién se ha ocupado de esto?”, etc.

Dijimos que el Aviso de Cese de Actividad explicaba el porqué del mismo. Bien, siguiendo con el ejemplo, podemos pensar en varias cosas.

Podemos pensar en que se deba a deficiencias técnicas de la adecuación del local, en cuyo caso hablamos de problemas de coste. Imaginemos cuestiones tales como que no se cumplen las especificaciones normativas relativas a la renovación de aire, o la intensidad luminosa sobre los puestos de trabajo sea insuficiente. Bueno, pues habrá que gastar más dinero adicional en la instalación de aire o en la iluminación…

Podemos pensar en que se trata de otro tipo de deficiencias normativas, como deficiencias internas de accesibilidad (pasillos demasiado estrechos, necesidad de aseo adaptado…) ó de evacuación (distancias excesivas en los recorridos de evacuación, por ejemplo). Generalmente, esto implicará modificar la distribución de la oficina, con los costes que ello conlleve. Seguimos hablando de dinero.

Y ahora vamos a pensar en algo más prototípico de los problemas de falta de preparación: el Aviso de Cese de Actividad explica que la actividad no puede desarrollarse en ese local porque está prohibido, por las normas del lugar, que en ese local haya una oficina. Imaginemos que las normas del lugar dicen que en ese lugar solo puede haber actividades que sean de almacén, laboratorio ó consultorio médico (por inventarnos algo).

Aquí ya no hablamos de simples sobrecostes. Hablamos de cerrar, irnos a otro sitio y tener que gastar otra vez una cantidad similar a la ya gastada para empezar de nuevo. Habrá que buscar otro local, hacer la demolición de las obras recién hechas, etc, etc,… Nos damos cuenta del procedimiento que comienza.

Pensemos que la Dirección no se toma esto bien y habla con los responsables del proyecto, que inicialmente fueron condecorados por su diligencia, agilidad, ahorro de costes, etc… y les pregunta cómo podría haberse evitado esto. Supongamos una respuesta: Se podría haber emitido una consulta a la Autoridad Pública Competente, para saber si el uso que se pretendía dar al local era o no un uso permitido por las normas del lugar.

¿Era cara esa consulta, desvirtuaba el coste del proyecto? No

¿Por qué no se hizo?

Bien, aquí nos detenemos un poco más porque esto toca problemas más profundos. Empezemos por una posible respuesta:

“Porque tardaban 3 semanas en darnos una respuesta”. Esto es un problema habitual. Y va enlazado con el principio del artículo, de la consideración de los plazos necesarios. Si la empresa y el equipo responsable del proyecto entienden que hay que considerar 3 semanas para esperar una respuesta del organismo público, tal vez no pueda considerar que el proyecto se hace en 6 semanas, sino en 9 semanas. Si se requiere estrenar la nueva oficina en una fecha, el proyecto empezaría (estamos simplificando de más, pero hablamos de un ejemplo gráfico) 9 semanas antes de esa fecha, y no 6 semanas antes de esa fecha.

La Dirección, en estos casos, puede decir “¿Y por qué nadie lo dijo?, de haberlo sabido, lo habríamos contemplado así”. Es muy habitual que los equipos de proyecto de mandos intermedios hagan lo imposible por no exponer requerimientos a la Dirección, como pueda ser indicar que el plazo es insuficiente, por miedo a que la Dirección conteste el consabido “si tú no eres capaz, alguien lo será”. Entendemos la diferencia que hay entre haberlo avisado y que sea la Dirección quien entienda el riesgo y lo asuma, a que el equipo no haya dicho nada.

Vamos con otra respuesta:

Porque nadie lo sabía, nadie sabía que había que consultarlo, nadie sabía que en los locales de ese lugar hay unos usos permitidos y otros prohibidos, el equipo pensó que se contrataba a una constructora (regateando los costes, por supuesto) y… ¡A correr!

Sigue siendo un problema de “preparación”, pero entendiendo que no es ya la falta de preparación del proyecto en sí, sino la falta de preparación o capacitación del equipo que ha llevado a cabo el proyecto.

La Dirección puede entender esto y decir “Vale, no sois expertos, ¿por qué no se acudió a un equipo experto que os hiciera un informe para validar el local?”. Hay múltiples motivos.

¿Quién lo contrata? ¿Compras? ¿Cuál es el objetivo de Compras en la empresa?¿Se entiende ese objetivo como compatible con contratar un informe y pagar por él? Es muy habitual que la respuesta a esto sea “No”. Seguramente, Compras entienda que la constructora hará esto gratis.

¿Por qué cobra la Constructora? Por hacer obra. La constructora se encuentra con que un cliente le va a pagar una cierta cantidad de dinero por realizar una serie de trabajos materiales en un local. ¿Por qué se va a complicar sus propios ingresos en hacer consultas, cuando se ha comprometido a tardar 6 semanas en entregar los trabajos que se le han pedido? ¿Y si el informe da como resultado que el local no vale? ¿Pone en riesgo sus ingresos? La constructora realizará los trabajos encargados, y pedirá cobrar por ellos. No parece que sea el agente responsable de hacer consultas de el tipo que nos ocupa.

Es un problema cuando el resultado del informe está definido desde antes de hacerlo. No son pocas las veces que la decisión de hacer la oficina en ese local está tomada de antemano, y lo que se busca es que un “técnico” corrobore lo ya decidido mediante palabrería técnica.

También es un problema cuando se le pregunta a un vendedor de ambientadores si es necesario instalar ambientadores. El resultado se puede presuponer. Si se encarga a la misma empresa de las obras una consulta acerca de si hay que hacer obras o no, el resultado está implícito desde el mismo encargo. De hecho, este informe suele ser gratuito, porque la empresa de las obras no cobra por estas cosas, sino por la obra en sí. Pensemos si esta empresa va a poner sus ingresos en riesgo.

Todo se enmarca en una cultura general.

Vemos que parece que nos movemos dentro de un círculo que no tiene salida. Los Departamentos de Compras, los FM, la Dirección… todos asumen que la preparación de un proyecto es simplemente un sobrecoste, y no una necesidad. Hablar ya de “Buenas Prácticas” parece estar lejos de nuestro ejemplo.

Todo forma parte de un marco general, que a veces es incluso ficticio para quienes se encuentran en él.

Acerca de los costes.

Es tan habitual como erróneo el entender la preparación como un sobrecoste.

El ejemplo que nos está sirviendo de soporte es válido para ver esto también. El coste de adecuación de un espacio es algo generalmente considerable, más allá de los regateos con la constructora. Las desviaciones en el presupuesto inicial, aunque sean pequeños porcentajes, suponen un cierto importe.

En contra de lo que el Imaginario Colectivo piensa, la mayor parte de los incrementos de coste de una adecuación de espacio no provienen de que la empresa constructora intente engañar a su cliente (habrá de todo, claro está), sino de peticiones del propio cliente sobre la marcha, cuando los pedidos están ya hechos, cuando los trabajos están ya en desarrollo o incluso cuando una parte de los mismos está ya terminada (lo cual implica a menudo deshacer lo hecho, incrementando también el coste).

Los proyectos son algo vivo, y es cierto que, durante su desarrollo, los requisitos del cliente pueden verse alterados por cuestiones internas que hacen que se tenga que ser flexible. Pero eso no significa que una preparación previa de los proyectos no sea necesaria.

Hay una tendencia a entender el término “proyecto” como unos planos de arquitectura.

Aquí hablamos de “proyecto” como algo interno, como pueda ser el cambiar a una forma de trabajo flexible, renovar el contrato de flota de vehículos de empresa, hacer una prospección de espacios disponibles para un futuro traslado, estudiar métodos para ocupar menos superficie en el mismo sitio donde se está, plantear un temario de formación para los departamentos, estudiar el uso de los espacios de reuniones en la propia empresa, estudiar la eficiencia energética, etc…

En los casos en que hay planos de arquitectura, cuando estos aparecen, el proyecto interno ya lleva tiempo en marcha.

En muchos casos no hay planos de arquitectura en los proyectos internos.

No obstante, la necesidad de Preparación, tanto del proyecto como del equipo de proyecto, es igual de necesaria en todos los casos.

¿Realmente vas a empezar sin preparar?

 

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