El criterio de gasto en Facility Management lo establece la empresa.

¿Quién decide lo que debe gastar el departamento de Facility Management?

El criterio de cuánto debe gastar el departamento de Facility Management depende de muchos factores (IMG. base: Public Domain)

¿Cuánto dinero tiene que gastar un departamento de Facility Management?

¿Gastan lo mismo en FM todas las empresas?

¿Quién establece lo que debe gastarse?

El departamento de Facility Management debe estar alineado con la estrategia de la compañía a la que da servicio.

Es básico que no se pierda de vista este concepto, porque constituye los cimientos sobre los cuales se construye la estructura de gasto de un departamento de FM.

Cubrir los requisitos básicos.

¿Cuáles son los requisitos básicos para que la empresa a la que el departamento de Facility Management da servicio pueda funcionar?

Pues, además de que cada empresa requiere algo específico, también influye mucho la percepción de lo que es «realmente necesario» para trabajar que se tenga en esa empresa.

Esto varía en función del sector, del momento en el tiempo, de las tendencias… y también de la COMPETENCIA que tenga en el mercado.

Se entiende que si el concepto es que los Facility Managers de la empresa se limiten a cubrir los mínimos requisitos indispensables para que la empresa funcione, se busca un gasto en FM también mínimo.

Éste es el concepto, aunque la realidad puede ser muy variable, tanto entre empresas como dentro de una misma empresa a lo largo del tiempo. Piensa que, por ejemplo, disponer de equipos informáticos podría no ser algo necesario en épocas pasadas, mientras que ahora puede entenderse como algo indispensable en una empresa…

El mensaje de imagen de la empresa.

Las empresas tienen una identidad, una imagen de cómo son y transmiten ese mensaje tanto al exterior como al interior de la organización.

Lo hacen, además, en diversos campos.

Vamos a ver algunos de ellos:

Tecnología.

No se trata solo del caso de empresas que se dediquen a fabricar elementos tecnológicos (que también), sino de cualquier empresa, de cualquier sector, que quiera transmitir el mensaje de que es una organización puntera, que está a la última, que incorpora las nuevas tecnologías de cada momento…

Este mensaje vale tanto para sus propios empleados, para la captación de talento, como para la imagen ante clientes.

Puede ser que la empresa quiera dar ese mensaje, o que no.

En función de ello, el gasto de la empresa en tecnología será más elevado o menos.

¿En qué afecta al FM?

La teconología es uno de los pilares del Facility Management.

Aunque pensemos en infraestructura informática, y pensemos que hay un departamento de Tecnología de la Información (IT) que se encarga de ello, lo lógico y habitual es que sea FM quien se encargue tanto de la creación como de la operación de las condiciones para que esa infraestructura informática pueda funcionar según sus requisitos.

Por ejemplo, puede haber una sala COMMS con unas necesidades de protección ante fuego, condiciones de refrigeración, alarmas por presencia de agua, condiciones de seguridad de suministro eléctrico, etc…

Todo ello no es «informática», pero tendrá más o menos relevancia según el nivel de uso de tecnología que tenga la empresa.

Espacio de trabajo.

Probablemente seas capaz, rápidamente, de traer a tu cabeza varias imágenes de oficinas cuyo aspecto es totalmente distinto.

Has visto oficinas cuyo aspecto es sobrio, clásico, con una estructura marcada…

…también habrás visto oficinas llenas de colores, con zonas de ocio (toboganes, billares, videoconsolas…).

Y entre ambos extremos, cualquier punto intermedio.

¿En qué afecta al FM?

Afecta sobre todo en 2 aspectos.

Por un lado, en la configuración del propio espacio, en fase de proyecto y construcción.

Y por otro lado, en la fase de mantenimiento y operación (cuando ya la oficina está funcionando).

Es fácil ver que no es lo mismo construir una oficina con mesas y mobiliario jovial que una oficina con mobiliario «serio», y también es fácil pensar en la estructura de contratos de operativa necesaria, que será diferente si hay salas con moqueta en el suelo y muebles de madera natural, que si hay suelo de microcemento y mobiliario de polímeros de colores (por decir algo, la casuística es enorme).

Ecología, biofilia, Naturaleza.

Englobamos aquí varios conceptos que, cada uno por separado, da para mucho hablar.

Pero nos referimos a la idea de qué tipo de mensaje quiere dar la empresa en relación al Planeta.

Es uno de los condicionantes más importantes, ya que, si se es consecuente con el mensaje que se quiera dar, puede llegar a estar presente en todos los ámbitos de decisión de una empresa.

Verás que hay empresas que gastan mucho dinero en difundir este mensaje, para que todo el mundo sepa que en esa organización se recicla, o se utiliza poco material mal visto (en cada época varía, hace unos años el uso de papel daba mala imagen porque implicaba tala de árboles, deforestación del Amazonas… en otras épocas es el plástico (que se sutituye por papel en muchas ocasiones)… la fuente de energía que se use o que no se use…)…

También habrás visto que se colocan elementos vegetales vivos en algunas oficinas que siguen filosofía biofílica, y que también se esfuerzan en que llegue a tus ojos alguna imagen de su espacio de trabajo con esas plantas integradas.

O las múltiples certificaciones y sellos que las empresas se afanan en mostrar para que se sepa que ahí se cumple con tal o cual protocolo ecológico.

¿En qué afecta al FM?

Como metemos aquí en el mismo saco todo lo relacionado con Ecología y Naturaleza, es fácil ver que puede tener unas implicaciones enormes para los Facilities Managers el hecho de cómo enfoque la empresa este mensaje.

Si el reciclaje es importante, deberá haber un proceso que abarque desde la compra de elementos reciclables hasta el tratamiento de esos elementos una vez llegue el momento de entregarlos para su reciclaje.

Si la biofilia es importante, deberá existir un protocolo de mantenimiento de los elementos vegetales de la oficina para su cuidado (riego, poda, control de plagas…).

Y si no es importante, no habrá en FM la necesidad de cubrir esta necesidad (se centrará en otras).

Eficiencia energética.

Si bien está muy relacionada con el punto anterior de Ecología, lo separamos porque tiene una implicación de argumento meramente monetario.

La empresa puede querer transmitir, tanto al exterior como a sus propios empleados, que se preocupa por la eficiencia en el consumo de energía.

¿En qué afecta al FM?

Afecta tanto al FM que existe en las estructuras de Facilities Management una figura separada que se suele llamar «energy manager».

Ahora bien, el mensaje de la empresa puede ir encaminado a la contención o reducción de gasto, intentando rentabilizar cada unidad de energía consumida en el mayor resultado posible, o puede no ir en esta línea.

Puede ser que el propio hecho de dar el mensaje de que se usa la tecnología más eficiente pese más que la rentabilidad.

Por ejemplo: imagina que has instalado en una oficina una máquina de climatización hace un año, y que este año sale al mercado otra que es mucho más eficiente.

Si el mensaje de que se usa lo más eficiente es muy potente en la empresa, es posible que se sustituya la máquina comprada el año pasado (aún no renabilizada) por la nueva, porque la empresa considere importante que todos vean que adoptan la última tecnología y la más eficiente del mercado, aunque no sea económicamente óptimo en algunos casos desde el punto de vista del FM.

Bienestar de las personas empleadas, usuarios de la oficina.

Ya sea para captación y retención del talento, o sea para publicidad ante clientes que puedan interesar a la empresa, es posible que quiera difundir el mensaje de que esa empresa se preocupa por sus empleados y los cuida en diversos ámbitos y niveles.

Está claro que el espacio de trabajo es un componente más de esto, pero no es lo único, puesto que hay un componente muy fuerte de estructura y servicios.

¿En qué afecta al FM?

Es prácticamente impensable pensar en estrategias de bienestar de los empleados sin estructurar una actividad de Facility Management potente.

Afecta a todo.

Si pensamos en el espacio, puedes hablar de cualquier concepto, desde la iluminación, la calidad del mobiliario (puede dotarse a los empleados de una silla que estrictamente cumpla normativa (presumiblemente, de coste reducido) o de una silla más confortable y ergonómica (presumiblemente, de coste más alto), o de la propia configuración de los espacios de la oficina (áreas de soft-seating, salas de descanso o de «recarga»…), etc.

Y si pensamos en los servicios, puedes llegar a los niveles que quieras.

Desde servicios de catering de distinto calado (desde el mero hecho de catering gratuito o barato para empleados, hasta menús saludables según las tendencias del momento, etc), hasta servicios de masaje en la oficina, pasando por diversos servicios que ayuden a la conciliación de vida laboral y personal (ayuda con la compra mediante recepción de la misma u otras medidas, gimnasio, etc.).

Puede llevar a instaurar una filosofía de trabajo flexible (lo cual influye en el FM en múltiples aspectos, desde la monitorización del espacio hasta el uso de la tecnología) para ayudar precisamente a la conciliación de la vida laboral y la personal…

Vale, sí, pero, después de todo este análisis… ¿Quien decide cuánto dinero se gasta un departamento de Facility Management?

¿Recuerdas que comenzamos este artículo recordando el concepto de que el departamento de Facilities Management debe estar alineado con la estrategia de la empresa a la que da servicio?

Pues lo recordamos porque, como ves, quien decide lo que gasta el departamento de FM es la empresa, la organización a la que da servicio, su cliente interno.

A lo largo de este somero análisis hemos ido enunciando algunos ejemplos ilustrativos que lo demuestran.

Si el departamento de FM es el encargado del mobiliario de los empleados/as, el presupuesto que deberá manejar está directamente relacionado con el concepto que tenga la empresa de qué mensaje quiere dar a este respecto.

Para algunas empresas, que un empleado se siente en una silla es algo irrelevante y, como mucho, se preocupará de que la silla cumpla con la Normativa para evitarse problemas legales, y comprará la más barata que encuentre cumpliendo con ello.

En este caso, el presupuesto del departamento de Facility Management para sillas será reducido.

Otra empresas pueden entender que facilitar a sus empleados/as una silla de más calidad en su puesto de trabajo da el mensaje de que la empresa los/as valora, y quiera transmitirles ese mensaje.

En este caso, el presupuesto del departamento de Facilities Management para sillas será más elevado.

Entre lo blanco y lo negro hay toda una gama de grises, y las circunstancias y casuística de cada empresa en cada momento será particular y específica.

Pero, debido a la propia necesidad de que el departamento de FM esté alineado con la estrategia de la empresa a la que da servicio, lo que gaste el departamento de Facility Management lo decide la empresa, en función de su estrategia, sus valores, sus mensajes, su imagen, etc.

Dentro de esto, el departamento de FM tendrá una cierta libertad de acción, pero siempre encuadrada en estos condicionantes, que le marca su cliente (interno o externo).

Leer más artículos

Share