Bases de Facility Management: cómo ponderar una tabla de puntuaciones.

Saber ponderar una tabla de puntuaciones es básico para un Facility Manager

Cómo ponderar una tabla de puntuaciones en FM (Imagen base de Clint Post).

En Facility Management se utilizan las tablas para muchos fines, y es frecuente que las tablas se compongan de algún tipo de conjunto de puntuaciones, como puede ser el caso de evaluar proveedores al usar los SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio), o evaluar un servicio en sí…

Un error frecuente es dejarse llevar por los datos, y no convertirlos en información, pensar que todo lo que está escrito en una tabla tiene la misma importancia, simplemente por estar ahí, todo junto.

Para evitar este problema se usa una herramienta básica y de grandísima utilidad: la ponderación.

En este artículo, de la serie “básicos”, te explicamos cómo se hace la ponderación de una tabla en Facility Management.

 

Ponderar es asignar más importancia relativa a unos valores respecto de otros.

Ponderas cada día, aunque no te des cuenta.

Lo haces de manera tan natural que ni siquiera te das cuenta de que lo estás haciendo.

Sin embargo, cuando te pones manos a la obra con una tabla, es muy fácil que te olvides de ello, y acabes haciendo una tabla “plana”, donde todo parece tener la misma importancia.

Hay muchas personas que a la hora de elegir dónde vivir (por poner un ejemplo común) dan prioridad a la localización de su vivienda, y valoran mucho que esté, tal vez, cerca de su lugar de trabajo, cerca de algunas tiendas, cerca de centros de salud… lo que sea.

Es muy frecuente que estas personas paguen más dinero que quien vive en las afueras, y además por viviendas más pequeñas… y ¿por qué?

Porque han ponderado.

Han asignado más importancia a unas cosas que a otras.

Para ellos, es más importante estar cerca del trabajo que tener una vivienda más grande, o es más importante estar más cerca de un centro de salud que vivir en una zona donde aparcar sea más fácil…

Claro, rápidamente estás pensando que no todo el mundo valora las mismas cosas, y tienes toda la razón.

 

La ponderación se hace dentro de unas directrices, con intención y objetivo: en Facility Management, también.

Imagina que te pregunto: ¿qué es mejor, un pequeño coche eléctrico que consume poco y se aparca fácilmente, o un monovolumen de 7 plazas, más grande y más pesado pero con más capacidad y espacio?

Está claro que tu respuesta, inmediata, será: “depende”.

Para algunas personas tendrá más ventajas un coche pequeño, ligero y de consumo bajo (si viven en una zona de difícil aparcamiento, por ejemplo), pero si piensas en una familia con 4 hijos es probable que el monovolumen sea más útil.

De modo que ves, de manera intuitiva y clara, que no hay una respuesta universal a la pregunta que te hice.

Sin embargo, cuando se estudian procedimientos en Facility Management se tiende a pensar que hay algunas cosas que son mejores que otras, sin más, y eso es un error.

Si gestionas una única oficina de 300m2 y contratas el servicio de limpieza, ¿es para ti importante que la empresa que vaya a realizar el servicio facture muchos millones de euros al año, o que disponga de una flota de cientos de vehículos…?

 

Lo incluyes en tu tabla, pero luego lo ponderas para que tenga lógica.

El hecho de que para ti no sea muy importante un dato no significa que no lo incluyas en tu tabla.

Lo incluyes, pero después le asignas un peso relativo bajo.

Si no lo haces, estás igualando su importancia con otros conceptos que realmente la merecen, y eso no es correcto, no te funcionará bien, no te dará un resultado fiable, por muchos números y colores que hayas empleado.

 

Los valores de una tabla en Facility Management son medibles: indicadores.

Los indicadores son valores medibles que se vinculan a los conceptos a tratar, de tal manera que se les puede asignar un valor.

Ya sea un RFI (Request For Information), o una evaluación de servicio, o un proceso de selección de personal, o lo que sea, las puntuaciones de una tabla responden a valores medibles que, en general, se agrupan en conjuntos finitos.

Por ejemplo, si el número de empleados es algo que te importa de una empresa que vaya a trabajar en tu oficina, es habitual que establezcas puntuaciones en función de franjas de empleados. Podemos inventarnos unos valores, para que veas de qué hablamos:

  • 1 Punto si tiene entre 1 y 10 empleados
  • 2 Puntos si tiene entre 11 y 20 empleados
  • 3 Puntos si tiene entre 21 y 30 empleados
  • 4 Puntos si tiene entre 31 y 40 empleados
  • 5 Puntos si tiene 41 empleados o más

Esto, en sí, ya es algo parecido a una ponderación.

Fíjate que si la empresa tiene 200 empleados, tú no le vas a dar 200 puntos en tu tabla, sino 5 puntos (antes de ponderar) como máximo.

 

Al ponderar correctamente, destacan unos indicadores por encima del resto: indicadores clave (KPI).

Si viajas mucho, el hecho de que tu vivienda esté bien comunicada con un aeropuerto o con una estación de tren puede ser algo que tú valores más que otras cosas.

Es probable que también te fijes en la orientación de las ventanas del salón, o en si el ascensor es más o menos amplio, pero te importa menos.

Para ti, la comunicación con el transporte en que viajes es más importante que los otros indicadores: es tu indicador clave, tu KPI (Key Performance Indicator).

Si vives en el primer piso del edificio, el ascensor te importa menos, pero si vives en el piso 15, te importa más.

Como ves, depende de cada caso.

 

Los KPI de tu tabla lo son por la ponderación que hagas.

Un KPI es un indicador clave (Key Performance Indicator).

Esto significa que no es cualquier indicador, sino que tiene una relevancia especial, más alta que el resto de indicadores.

No será extraño que te encuentres a quien llame KPI a todos los indicadores, lo cual es un error y simplemente denota que no sabe lo que es, no sabe de qué está hablando.

En estos casos, si el interlocutor sí lo sabe, rápidamente se da cuenta del error de concepto, y la fiabilidad del FM cae a cotas muy bajas en cuestión de segundos.

Si volvemos al ejemplo del coche, tú puedes hacer una tabla de puntuaciones con todos los indicadores que te parezca, pero habrá algunos, unos pocos, que pesen más que el resto.

Si tu prioridad es que el coche consuma poco combustible, entonces el consumo será un KPI, y no lo serán ni el color ni otras cosas.

 

La puntuación de una tabla en Facility Management no tiene por qué sumar 100.

Veremos que una manera fácil de indentificar KPIs es en un gráfico circular, y esto crea la idea de que las puntuaciones de la tabla deban sumar 100, siendo entonces todos los valores el equivalente a porcentajes del total.

Se puede hacer así, o puede hacerse la suma que sea.

Cuando tú ponderas tu tabla, el resultado final puede ser la cifra que te salga como resultado de tus ponderaciones.

De hecho, normalmente, cuando se habla de porcentajes es cuando, al final, se convierten tus resultados (el número que te salga) a partes de 100, pero ya como operación posterior.

 

Cómo afecta la ponderación a un valor en tu tabla.

Imaginemos que tienes una tabla con 2 indicadores (es un ejemplo): Indicador 01 e Indicador 02.

  • Indicador 01
  • Indicador 02

Pensemos que cada indicador lo vas a puntuar con una escala del 1 al 3, siendo el 1 el valor peor, y el 3 la máxima puntuación.

Por ejemplo, piensa que los valores queden así:

  • Indicador 01: 2 puntos
  • Indicador 02: 3 puntos

Esto significa que, sobre un total posible de 6 puntos, el resultado de la tabla es de 5 puntos, lo cual es muy alto, pero la tabla está sin ponderar.

Ahora piensa que el Indicador 01 es el más importante para ti, de modo que debe tener mayor peso en la tabla.

Inventemos una ponderación, y digamos que el Indicador 01 tiene para ti el doble de importancia que el Indicador 02.

Una manera de reflejarlo sería multiplicar por 2 el valor del Indicador 01, dejando el otro indicador intacto.

De este modo, el sumatorio total de tu tabla ya no tendría un máximo posible de 6 puntos, sino de 9 puntos, ya  que los puntos del Indicador 01 se multiplican por 2.

  • Indicador 01: 2 puntos x 2 = 4 puntos
  • Indicador 02: 2 puntos x 1 = 2 puntos

Vemos ahora que el resultado de la tabla es de 6 puntos sobre un total de 9 puntos.

Digamos que la nota obtenida ha cambiado, es más baja, y lo es porque la puntuación peor la tiene precisamente el indicador que más importa.

Si lo llevamos al ejemplo del coche del cual lo que te importa es el consumo de combustible, aplicarás los factores de ponderación de tal manera que aquello relativo al consumo tenga más peso en la tabla.

¿Te apetece que desarrollemos algún ejemplo un poco más?

Pues vamos a ello.

 

Ejemplo teórico en FM: contratación del renting de una flota de vehículos para la empresa.

Para que todo esto tenga sentido, nos tenemos que inventar para el ejemplo cuáles son tus criterios esenciales para lo que vas a valorar, porque si no, son solo números vacíos de contenido real.

En este caso, vamos a pensar que vas a contratar coches de empresa para personal de oficina, que se desplaza generalmente en solitario o con otra persona más (algún compañero ocasionalmente), que no lleva carga en el coche, se mueve generalmente en trayectos cortos y mucho por ciudad.

Podemos inventarnos para el ejemplo, entonces, una lista de indicadores:

  • Consumo de combustible
  • Tamaño reducido
  • Capacidad del maletero
  • Lunas tintadas
  • Autoradio de calidad
  • Posibilidad de elegir el color de la tapicería
  • Posibilidad de elegir el color de la carrocería
  • Coste operativo
    • Importe mensual del renting
    • Coste de las revisiones mecánicas
    • Frecuencia de revisiones mecánicas
  • Posibilidad de transportar a más de 5 personas
  • Potencia del motor
  • Velocidad punta

Como ves, al ser un ejemplo, pongo indicadores suficientemente imprecisos para que no te lo tomes como si fuera una plantilla real: es para que se entienda más fácilmente la teoría.

Pensemos, también para simplificar, que cada indicador se puntúa de 1 a 5, siendo 1 el valor más bajo y 5 la mejor puntuación.

Como hay 11 indicadores en tu tabla, la puntuación total máxima posible sería de 55 puntos (sin ponderar), suponiendo que todo obtuviera la máxima puntuación.

Vamos a ponernos es ese caso teórico, a ver cómo quedaría tu tabla:

  • Consumo de combustible: 5 puntos
  • Tamaño reducido: 5 puntos
  • Capacidad del maletero: 5 puntos
  • Lunas tintadas: 5 puntos
  • Auto-radio de calidad: 5 puntos
  • Posibilidad de elegir el color de la tapicería: 5 puntos
  • Posibilidad de elegir el color de la carrocería: 5 puntos
  • Coste operativo: 5 puntos
    • Importe mensual del renting
    • Coste de las revisiones mecánicas
    • Frecuencia de revisiones mecánicas
  • Posibilidad de transportar a más de 5 personas: 5 puntos
  • Potencia del motor: 5 puntos
  • Velocidad punta: 5 puntos

Pero ahora es cuando viene lo importante aquí.

Recuerda tus premisas iniciales al hacer la tabla, y analiza qué pasa si algo varía.

Aquí vamos a pensar que tenemos 2 ofertantes: Ofertante A y Ofertante B.

  • Ofertante A: Total de 38 puntos
    • Consumo de combustible: 5 puntos
    • Tamaño reducido: 5 puntos
    • Capacidad del maletero: 1 puntos
    • Lunas tintadas: 1 puntos
    • Auto-radio de calidad: 1 puntos
    • Posibilidad de elegir el color de la tapicería: 5 puntos
    • Posibilidad de elegir el color de la carrocería: 5 puntos
    • Coste operativo: 5 puntos
      • Importe mensual del renting
      • Coste de las revisiones mecánicas
      • Frecuencia de revisiones mecánicas
    • Posibilidad de transportar a más de 5 personas: 5 puntos
    • Potencia del motor: 2 puntos
    • Velocidad punta: 3 puntos
  • Ofertante A: Total de 48 puntos
    • Consumo de combustible: 1 puntos
    • Tamaño reducido: 5 puntos
    • Capacidad del maletero: 5 puntos
    • Lunas tintadas: 5 puntos
    • Auto-radio de calidad: 5 puntos
    • Posibilidad de elegir el color de la tapicería: 5 puntos
    • Posibilidad de elegir el color de la carrocería: 5 puntos
    • Coste operativo: 3 puntos
      • Importe mensual del renting
      • Coste de las revisiones mecánicas
      • Frecuencia de revisiones mecánicas
    • Posibilidad de transportar a más de 5 personas: 5 puntos
    • Potencia del motor: 5 puntos
    • Velocidad punta: 5 puntos

Como vemos, el Ofertante B ganaría, y con bastante diferencia, tu contrato.

Pero… ¿no hay nada que te llame la atención?

Si analizas las puntuaciones y dónde están aplicadas, resulta que el Ofertante B tiene más puntos, pero porque tiene un mejor autoradio, más potencia del motor, las lunas tintadas… y sin embargo consume mucho combustible, porque solo ha obtenido un 1 en la puntuación de ese apartado.

Como todavía no has ponderado los valores, le estás asignando el mimos peso al autoradio o al tintado de lunas que al consumo del combustible, o que al coste de operación.

¿Esto tiene lógica para ti, te sirve para algo real esta tabla?

Haciendo las cosas de esta manera, estás seleccionando los vehículos de la empresa dando un valor muy alto a indicadores que no tienen tanta relevancia, y lo malo no es que los tengas en cuenta, sino que al valorarlos así estás realmente restando valor a los indicadores importantes, como (en este ejemplo) el consumo y el coste operativo.

Vamos a ponderar, a ver si conseguimos algo más útil y lógico:

Puntos
(1 a 5)
Coeficiente de ponderación Puntuación ponderada
Consumo de combustible 15
Tamaño reducido 3
Capacidad del maletero 1
Lunas tintadas 1
Auto-radio de calidad 1
Posibilidad de elegir el color de la tapicería 1
Posibilidad de elegir el color de la carrocería 3
Coste operativo 12
Posibilidad de transportar a más de 5 personas 5
Potencia del motor 2
Velocidad punta 2
Puntuación total tabla

 

Vamos a ver cómo quedan las puntuaciones para los dos ofertantes, una vez hemos establecido criterios de ponderación acordes a tus necesidades y prioridades:

Ofertante A Puntos
(1 a 5)
Coeficiente de ponderación Puntuación ponderada
Consumo de combustible 5 15 75
Tamaño reducido 5 3 15
Capacidad del maletero 1 1 1
Lunas tintadas 1 1 1
Auto-radio de calidad 1 1 1
Posibilidad de elegir el color de la tapicería 5 1 5
Posibilidad de elegir el color de la carrocería 5 3 15
Coste operativo 5 12 60
Posibilidad de transportar a más de 5 personas 5 5 25
Potencia del motor 2 2 4
Velocidad punta 3 2 6
Puntuación total tabla 208
Ofertante B Puntos
(1 a 5)
Coeficiente de ponderación Puntuación ponderada
Consumo de combustible 1 15 15
Tamaño reducido 5 3 15
Capacidad del maletero 5 1 5
Lunas tintadas 5 1 5
Auto-radio de calidad 5 1 5
Posibilidad de elegir el color de la tapicería 5 1 5
Posibilidad de elegir el color de la carrocería 5 3 15
Coste operativo 3 12 36
Posibilidad de transportar a más de 5 personas 5 5 25
Potencia del motor 5 2 10
Velocidad punta 5 2 10
Puntuación total tabla 146

Esto empieza a tener más lógica, ¿no te parece?

Cuando no ponderabas, resulta que el ofertante que no cumplía con los requisitos más importantes para ti, tenía la puntuación más alta, lo cual es un contrasentido, porque para ti, lo importante era que el consumo fuera bajo y el coste de operación también, y luego ya, la calidad del autoradio, las lunas tintadas y otras cuestiones eran secundarias.

Esto lo debes reflejar en tu tabla mediante la ponderación.

La puntuación que cada ofertante obtenga en los apartados de consumo y coste de operación deben tener una gran relevancia en el resultado final de la tabla, mientras que el resto de indicadores tendrá menos.

Si lo analizas, cada punto que asignas (entre 1 y 5) al apartado de consumo pesa 15 veces más en el resultado total que cada punto asignado al autoradio, por ejemplo: esto tiene lógica, porque da valor a lo que te importa.

Por cierto, te habrás dado cuenta de que el total posible que se pudiera obtener en la tabla ha pasado de 55 puntos (como era antes de ponderar) a 230 puntos (después de ponderar).

¿Es un problema?

Claro que no.

 

Ponderar una tabla de Facility Management desde un tope marcado.

Habrás notado que hay uno de los puntos de la tabla de nuestro ejemplo que, a su vez, está compuesto de otros:

  • Coste operativo:
    • Importe mensual del renting
    • Coste de las revisiones mecánicas
    • Frecuencia de revisiones mecánicas

Vamos a hacer una hipótesis de distribución de pesos para todo este esquema, partiendo de la base de que el coste operativo, como todas las demás entradas de la tabla, solo puede tener un valor (antes de ponderar) entre 1 punto y 5 puntos.

Vamos al caso en que sean 5 puntos, para que se entienda más fácilmente.

Lo primero que debemos preguntarnos es si los 3 subcomponentes de este punto deben tener el mismo peso.

Vamos a pensar que no, y que el importe mensual del renting tiene más peso que el coste y la frecuencia de las revisiones mecánicas.

Esto ya es ponderar, como ves.

De los posibles 5 puntos totales del coste operativo, los vamos a distribuir así:

  • Importe mensual del renting: 3 puntos
  • Coste de las revisiones mecánicas: 1 punto
  • Frecuencia de revisiones mecánicas: 1 punto

Pero cada uno de estos aspectos lo vamos a puntuar, también, entre 1 y 5 puntos.

Esto implica que, cuando el importe mensual del renting sea puntuado con 5 puntos (el máximo) estará completando los 3 puntos posibles del coste operativo.

Del mismo modo, cuando el coste de las revisiones mecánicas y su frecuencia tengan la puntuación máxima de 5, estarán completando 1 punto posible cada una para aportar al coste operativo.

Cuando trabajas así, lo más útil es aplicar reglas de proporcionalidad, ya que tienes establecido un tope del que no te puedes pasar:

Importe mensual del renting
Puntos Factor corrector
(3/5)
Puntuación
1 0,6 0,6
2 0,6 1,2
3 0,6 1,8
4 0,6 2,4
5 0,6 3
Coste de revisión
Puntos Factor corrector
(1/5)
Puntuación
1 0,2 0,2
2 0,2 0,4
3 0,2 0,6
4 0,2 0,8
5 0,2 1
Frecuencia de revisión
Puntos Factor corrector
(1/5)
Puntuación
1 0,2 0,2
2 0,2 0,4
3 0,2 0,6
4 0,2 0,8
5 0,2 1

 

Si pensamos que, por ejemplo, las puntuaciones obtenidas por cada subpunto fueran:

  • Importe mensual del renting: 4 puntos
  • Coste de las revisiones mecánicas: 3 puntos
  • Frecuencia de revisiones mecánicas: 5 puntos

Una vez ponderadas, la puntuación del coste de operación sería:

Puntos Factor corrector Puntuación
Importe mensual del renting 4 0,6 2,4
Coste de revisión 3 0,2 0,6
Frecuencia de revisión 5 0,2 1
Coste de operación 4

 

Efectivamente, la puntuación del coste de operación, posteriormente, la volverás a ponderar, y le aplicarás un coeficiente de ponderación que, según nuestro ejemplo, es de 12, por lo que el valor final en la tabla será de:

  • 4×12=48 puntos

 

Conclusiones:

Como ves, puedes ponderar desde valores particulares a generales, o desde generales a particulares.

Lo que importa es que consigas que los números de tus tablas de puntuaciones de Facility Management se correspondan con tus criterios, y eso se hace ponderando.

Ya ves que es algo que haces de manera intuitiva constantemente, en tu vida cotidiana, cuando no usas tablas.

Sin embargo, existe una tendencia a perder de vista este aspecto cuando alguien se pone a escribir en una tabla, y siente la necesidad de puntuarlo todo… y es frecuente que se acabe perdiendo de vista la importancia relativa entre lo que esté apuntado.

Cuando ponderas, resulta que algunos indicadores son más importantes que otros para tu caso concreto, y es ahí donde surgen los indicadores clave, los KPI.

Del mismo modo, verás que hay indicadores que tras la ponderación de tu tabla tienen tan poca relevancia, que lo más práctico es quitarlos de la tabla y ni siquiera tenerlos en cuenta.

Esperando que este artículo te resulte de utilidad, ya sabes que para cualquier duda, solo tienes que contactar.

 

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